流程与效率(三)

       在上一篇写了怎样考虑通过流程来提升效率,主要的关注点还是在是整体设计还是局部有优化的方案的整体的把握。本篇讲讲如何落地。就是怎样设计流程,怎样固化和优化,以及容错。我认识可以通过建立结构模型和流程优化来提升效率。

场景一:单据流程对接,将无序变为有序(建立流程结构)

       由于税局的要求,在会计中的凭证整理都需要规范性存放。但是挑战也有很多,很多的凭证都会被寄回到总部或者集团性质的总公司做集中的处理,往往我们的会计人员会要求在较短的时间内梳理好对应的凭证的存放和审核,这个要求很高,但是整理的工作人员往往集中注意力来解决从前端到本环节的完成的效率,而无法去考虑后端发现问题进行追溯时的困难。此外由于前端的收件的随机性,往往无法按照统一标准来进行整理,所以,各种随机摆在一块,导致的就是我们的整体的高的时间成本和人力成本。由于往往会计人员应对的是几个公司或者区域,而且各地将送来的单据无论是类型还是数量,还是需要返工的可能性都是不一样的。尤其在制单的过程中,我们的单的规范性是否满足公司要求,尤其是可抵扣性单据是否能满足税局的要求都是我们需要重点关注的,所以,同时满足多个要求,尤其是准确性和高效体现在此过程中的流程应该怎样设置呢?

         在单据存放的过程中,为了保证单据的正确性,我们往往设置两次审核单据的流程,但是我们的分类是否能满足到对应的要求,尤其是一旦前面出错后,是否能有效的快速的找到前面的单据?目前的现状就是我们的前端分类不够细致。因此关键的症结就在于分门别类,且有大规模的统一方式就是最好。

          我想采用一个格子法来解决这个问题,而且要求日结日清。通过专人来进行接口对应的模块,然后每个人管理对应的格子,就像是中药铺子中的格子,其中格子有标签,做完摞整齐的也贴标签,然后放入到仓库中存档,而且不同公司不同类型,不同的要求的分门别类,这样有助于同类型任务做相同处理有助于提升效率。第二个就是我们的存放的标准要求具有最终追溯的对应性,就是我们的标签具有一致性。转移存放的时候也要求放在想类似的格子中,打上同样的标签,这样即使是我们在后端发现问题,可以很快找到我们的单据的存放地方,这样就可以在后端发现了问题就可以直接按图索骥。

场景二:将非专业,半专业变成高效专业(做流程优化)

           在共享中心由于各个接口人,都是单独负责公司,但是对应的人员需要多次对应一个公司或者区域,这样的话,需要将多种活都要来做,这样的效率无法提升。所以,需要将各个人员做为结接口,直接对于前端业务负责,对口各个单一摸块进行负责,这样可以工作有大幅提升其效率。然后进行轮岗,这样就可以做到大家都不在单一模块一直无法得到提升,这样可以留住大家对于岗位的忠诚度。但是在较长时间内能做到对应的效率正常会有较大提升,而且可以了解其主要核心点,可以不断夯实。此部分都是实践之后明显使得整体效率提升大约40%,可行。

       无论是场景一还是场景二都是有一个核心,那就是我们的任务要单一,只有将所有的任务变得单一的时候,并行的效率才能体现出来。

      

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