管理|如何开一场高效的周会

0.37字数 2036阅读 18619

身为职场人,开周会是一个每个人都会遇到的事,然而如何开一场有价值的周会这个问题一直困扰着我,最近我们做了一次调整。

一、开周会的目的

在讲述周会怎么开之前,我们先来聊聊开周会的目的。我觉得周会的目的主要有四点。
1、同步部门成员的信息;
2、解决某个成员的困难和明确需要其它成员协助的事项;
3、一起讨论一个对整个部门都有意义的话题,可以是工作方式,也可以是制度流程的改善;
4、通过事实输出企业的价值观和企业文化。
开周会的目的确定之后,接下里我从“会前准备”、“周会进行”、“会后输出”及“周会纪律”四个方面来聊我们是怎么开周会的。

二、会前准备

这里的会前准备只是说给周会主持人听的,我们使用的协作工具是Tower,我们会在每周六之前编写周报(汇报),编写的内容主要有:
1、在“本周工作成果总结,说说你对自己点赞或失望的地方”一栏,以列表的形式总结上周的工作,越详细越好,但是需要归类。
当然这里主要记录的还有自我肯定和自我激励的感性的内容(点赞或失望)。
2、在“有遇到挑战或者困难么?希望团队怎么帮助你?”一栏,说明自己需要获取到的帮助,不规定格式,顺便写。
3、在“下周的工作目标是什么?只许说一个。”一栏,以列表的形式陈述自己下周的工作计划,越详细越好,但是需要归类。
4、在“你觉得采取哪些措施,会对你提升工作效率有帮助?”做自我总结。

Tower编写周报(汇报)

三、周会进行

有了会前准备的内容,那么接下来就是如何进行周会啦。

周会内容
3.1、信息分享

内容来源于“本周工作成果总结,说说你对自己点赞或失望的地方”,分享上周工作内容中觉得对大家有益的重要信息,不要超过3点。
风险点:大家都不说,所以对于管理者来说,需要提前整理好每个人的工作以及可以值得说出来的重要信息。

3.2、获取帮助

内容来源于“有遇到挑战或者困难么?希望团队怎么帮助你?”。陈述自己遇到的困难和瓶颈,寻求其他成员的支持和帮助;陈述下周的主要工作内容,重点说明需要其它成员协助的事项。
风险点:有需要帮助的不愿意或者不好意思说出来。那么管理者需要提前判断出风险项,引导式的提问,询问某个功能点的实现会不会有问题。
另外,管理者需要根据周会处在不同的时间点时,需要对特定问题进行适当的提醒。
比如对每月的KPI的跟进事项,在月初、月中、月结束需要提醒的事情是不一样的。

3.3、话题讨论

内容来源于“有遇到挑战或者困难么?希望团队怎么帮助你?”、“你觉得采取哪些措施,会对你提升工作效率有帮助?”或者主持人自己在会前就准备好的一个议题。
针对一个或几个问题,进行头脑风暴,在周会讨论中得出一个解决方案或者思路。
风险点:对话题的设定和控制不到位,导致很多话题讨论没有结论。

话题内容来源
3.4、有赏有罚

在周会中表彰或批评在上周工作中有好的表现或不好的表现的事件和成员。这里需要把企业的价值观做一一对应。

企业价值观:专业、有爱、用心

四、会后输出

没有输出的会议都是浪费时间。

4.1、会议纪要

每个会议都需要有一个会议纪要,会议纪要需要明确会议确定的事项,便于会后追踪。
这个是给全员的会议纪要,我自己需要留一份包括“风险点”一栏的会议纪要。

会议纪要模版
4.2、话题讨论跟进和结论

周会的主要目的之一就是话题讨论并解决问题。
于是,我们约定,每个“话题讨论”都需要可以解决问题,要么是有明确的结论,要么是确定了明确的解决时间方便跟进。不管是怎么样的结果,都需要记录在会议纪要的话题讨论一栏。
对于需要跟进的问题,在下次周会上要给出明确的答复。
这里需要注意:话题讨论的结束需要有仪式感,以及遇到一直无法解决的话题讨论怎么办。

五、周会纪律

5.1、会议准时召开

如有迟到人员,迟到者需要有响应的处罚。

5.2、记录关键内容,发放会议记要,跟进话题讨论的问题

记录本周例会需要解决的问题,若本周已解决,记录好结论;若本周解决未果,转下次周会继续跟进。

5.3、控制会议时长(一个小时),确保高效完成。

六、我们之前的会议(选自每位文友写的内容)

6.1、过去我们是如何开周会的?

1、固定了一个会议开始时间;
2、所有参加人员顺序发言;
主要是简述上周的主要工作,本周的工作计划,一些重要的信息分享,需要其他部门协作的内容;
3、老板在过程中发问,最后总结性发言;
4、没有固定会议结束时间。
最少需要半个小时,普遍需要一个小时,有时会需要一个半小时。

6.2、周会开得怎么样?

1、很少有过全部到场的情况;
2、几乎没有一次是准时开始的;
3、会议的气氛是『这样』的:
大多数情况下,会议的气氛是沉闷的。每个人面无表情或是表情严肃,简单的陈述几句后,迅速把时间交给下一位继续;
有些时候,会议的气氛是紧张的。当遇到一些紧急事项或者不理想的状况时,大家默不作声,等待老板的批评;
少数时候,会议的气氛是不愉快的。当遇到意见不统一的时候,大家各持己见,尽力克制却又无法达成共识,甚至无法有效沟通。
4、大家的反应是『这样』的:
有几次的周会被取消了。或因为时间冲突,或因为其他原因,当群里隐约透露着『今天周会是否可以不开』的消息,立刻会有人表示同意。
5、会议的结果是『这样』的:
甲:上周的周会说了什么?
乙:我不记得了;
丙:没事,会上没说什么。