时间统计法是指把时间当成金钱,从收入和支出两条渠道进行统计,最后计算出自己向目标前进了多少。
时间统计法的鼻祖是柳比歇夫,他是前苏联昆虫学家,从26岁开始,持续56统计自己的个人时间,并进行定量管理,他在数学、生物学、文学、哲学上都有重大贡献,一生写了70多部学术专著。吓人的知识量,吓人的工作量。很多人觉得他活了很多辈子。
柳比歇夫时间统计法的秘密就是:怎样才能生活得更好。
一、时间统计法是为了实现自己的人生目标
柳比歇夫很早就意识到,达成人生目标需要耗费巨大的时间,所以他不断从生活中挖掘时间。
就如有人问到著名的组织学家聂梅瓦基,他怎么能一生都用来研究蠕虫的构造,他很惊奇:“蠕虫那么长,人生可是那么短!”
柳比歇夫二十多岁刚开始从事学术工作的时候,就明确地知道他要达到什么目标。他自己提出了他的工作纲领,并且严格执行下去,这是一种冒险,这更是一种对未来的笃定。
有太多人只知道幻想,但却并没有付诸行动,所以大部分的人都是在无声无息中死去,没有达到可望而不可即的目的。即使没有达到令人惊叹的人生成就,通过时间记录法,也让当事人会明白易卜生所说的,生活在世界上。
我们都需要认真思考一下自己的人生目标,开始决定每天付出时间去实现,这是一件让人生变得更充实更幸福的事情。
二、时间统计法是为了增强对时间的感知
1916年,柳比歇夫开始记录时间开销日记,一天没有间断,除了工作,休息、看报、散步等所有活动花费的时间,柳比歇夫都记录在日记中。
时间开销日记的格是:日期+事件+花费时间,每天记录5~7行。
柳比歇夫根据时间开销日记,每个月做月度总结,年底做年度总结。
通过记录,柳比歇夫形成了独特的感知时间的方法,不需要钟表,他也能准确估计时间过去了多久。从而让他能准确估算出完成一项任务所需的时间,从而合理安排工作计划。
赛纳卡:“我们一生的时间,大部分用于错误及种种恶行;很大一部分虚抛浪掷,无所事事。我们整个一生,几乎都没有用来干应当干的事。”
柳比歇夫的一生证明了,连续系统地使用时间统计法,可以帮助个人把一切才能集中于一个目标上,取得超越天才的成就。
三、时间统计法让时间从无形变成有形
柳比歇夫的时间好像是物质,不会无影无踪地消逝不见,不会消亡;它变成了什么,总能查得出来。由于做了统计,他获得了时间。这是最实在的收获。
年复一年,这个方法以及他的其他工作方法,优点越来越突岀。他仿佛什么都提前几十年计算好、设想好。仿佛连他的长寿都是事先估计到、考虑到的。
因为看到了时间,所以柳比歇夫就觉得应当不断挖掘一切时间潜力。明摆着,人不能老是每天工作十四五个小时,应当正确利用工作时间,从时间中去找时间。
柳比歇夫随时随地利用”时间的下脚料“:散步时捕捉昆虫,开会时演算习题……英语就是他利用”下脚料“时间学会的。
我们可以设想一个上了年纪的、仪表端庄的人,突然无视身旁的行人,跨过水洼去追一个甲壳虫,一个人要做到这一点,必须有婴儿般的纯洁和不顾一切的品质。
柳比歇夫说,人们把昆虫学家们看成是傻瓜,这有时反而是一件好事,因为这样,昆虫学家们就可以毫无危险地闯入最富“掠夺性”的地点,反正人们会把他们当作无害的怪物加以嘲笑的。
记录时间,就会让时间变得有形,让计算时间成为可能。
利用时间统计法,就能知道一切有效时间,洞察时间中一切曲里拐弯的地方和空白点。这个方法不承认有什么不能利用的时间。所有的时间一视同仁,一样宝贵。对于人,不应当有什么坏的、无用的、多余的时间。也没有休息的时间。所谓休息,是两种工作的交替,就像是正确的田间轮作制。
因为每个小时都是生命的一部分。这个小时和那个小时都是平等的,每个小时都要结算。
柳比歇夫把一天中有效工作时间定为10个小时,分成3个单位,对应在三类工作任务上。第一类包括写作、研究和例行工作;第二类包括非科研性的活动;第三类则是需要创造力的任务。每项活动占据的时间必须与其重要性相称。
年度总结会把一年中做的所有事情统计出来,例如:游泳43次,娱乐65次……清楚地显示出时间的用途,了解自己在一年中能做成多少事情。
四、时间统计法让心态变得更客观现实
柳比歇夫的总结公正客观地反映了过去一年的历史。柳比歇夫的方法,以它细密的网眼,抓住了变幻无常的老想溜掉的日常生活,抓住了我们没有察觉到的、损失掉的、不知去向的时间。
做年度总结,要求进行自我分析、自我研究:效率有什么变化,什么没有完成,为什么……
柳比歇夫以总结为镜,检查自己的工作效率。
柳比歇夫还重视记录下他每天的情绪,他无非是个凡人,激情、爱、挫折都能叫他分心,连幸福也会影响他的专心致志。
柳比歇夫每天能做到的,仅仅是在他的日记中做记录,然后算出他软弱到什么程度,算出他为幸福付出的代价。
柳比歇夫也好,贝克列米舍夫也好,都不是在书斋里讨生活的学者,他们谁也没有特别优越的生活条件,谁也不是与世隔绝,不闻不问战前和战争年代的忧虑、风雨和苦难。现实生活并没有放过他们,他们同样遭受过不幸,吃过苦头。然而,你看他们的信,便可以明白,他们生活的内容并不是苦难,而是成果。
一位年轻的科学家表示羡慕柳比歇夫那种从容不迫及顺利安适的生活,柳比歇夫把自己所有的倒霉事开列了一张清单作为对他的回答:
5岁,从柱子上摔下来,摔断了胳膊;
8岁,一块板压坏了脚;
14岁,在做昆虫标本切片的时候,割破了自己的手,得了败血症;
20岁,急性阑尾炎
1918年,肺结核;
1920年,格鲁布氏肺炎;
1922年,斑疹伤寒
1925年,最严重的神经衰弱;
1930年,由于康德拉节耶夫事件几乎被捕;
1937年,列宁格勒(全苏植物保护研究所)危机;
1939年,在游泳池跳水没有跳好,得乳突炎
1946年,飞机失事;
1948年、全苏列宁农业科学院例会后被整;
1964年,摔跤,后脑猛撞在冰上;
1970年,摔断股骨腰
上列清单中还未包括其他许多事故。他具有高度的“出事能力”。他不善于回避不愉快的事件和危险的争执,也不善于躲开滑溜难行的地方。一旦摔跤,那就摔得头破血流…
五、时间统计法如何应用
简单地说,时间统计法就是要记录时间、分析时间、消除时间浪费、重新安排自己的时间。具体有以下四个方法:
⑴记录。运用各种各样的耗时记录卡准确地记录时间耗费情况。工作记实表,真实准确;
⑵统计。每填完一个时间区段后,对时间耗费情况进行分类统计,看看用于开会、听汇报、检查工作、调查研究、走访用户、读书看报等项目的时间比例有多大,并绘成图表。
⑶分析。对照工作效果,分析时间耗费的情况,找出浪费时间的因素。浪费时间的因素主要表现在:做了不该做的工作;做了应该由别人做的工作;做了浪费别人时间的工作;犯了过去犯过的错误;开会和处理人事关系时间过长等等。
⑷反馈。根据分析结果制订消除浪费时间因素的计划,并反馈于下一时段。
六、时间统计法的五条守则
守则一:不要为了完成工作而放弃自己的兴趣爱好。
守则二:不接受紧急的任务。
守则三:一累了就马上停止工作去休息。
守则四:保证睡眠时间,每天10小时左右。
守则五:把累人的工作和愉快的工作结合在一起。
乍一看这五条守则,你会觉得很奇怪,特别是第四条,我们在谈时间管理呀,怎么看到是让人多休息、多睡觉的建议呢?这些看起来挺无厘头,但不夸张地说,这些守则完全可以被当作柳比歇夫时间管理法的重中之重。因为,没有这些守则,柳比歇夫的方法将永远是纸上谈兵。
在柳比歇夫的眼中,休息也是需要规划、记录、安排、再规划的。因为柳比歇夫采用的时间管理法并不是一种间歇性的方法,而是一种长期的计划。这是一种很容易让人产生压迫感的方法,如果睡得不好,没有得到足够的休息,当你面对一张满满当当的计划表的时候,很容易陷入被计划牵着鼻子走的恶性循环。一旦陷入这样的恶性循环,就离放弃不远了。
柳比歇夫一天工作的时间不过4个小时。他认为,如果一天工作少于四个小时,那么证明今天的工作没有达到效果。但是,如果多于四个小时,这种工作的时间效能其实是下降的,还不如用来休闲、娱乐、通讯、写信、交流、甚至睡觉。
就像德鲁克说的:“如果你计算一下你的时间,你会发现自己把大部分时间,花在了没有意义的事情上。”我们的时间完全可以拧出来大量的水分。该工作时工作,该娱乐的时候娱乐,其实效率会提高不知道多少倍。