分享35个看到就能用的时间管理小技巧

插画:moon


2020年,开篇即见证历史,全球疫情、澳洲大火、南方洪涝、“庚子魔咒”再度上演。

就连时间管理四个字,也因为某明星的原因,成了负面词汇。

朋友开玩笑地问我:你说罗某某,到底是不是一个成功的时间管理者?

我想了想,某种程度上还真是。

毕竟时间管理,说到底只是你我达成某一目标的工具,所以仅从这点来看,罗的能力还是很多人无法企及的。

可惜方向错了,走得再快也是徒劳。

所以工具是好是坏,决定权还在个人,时间管理发展到现在,它的意义还是有目共睹的。

关于时间管理的文章写了很多,以前的文章相对系统化,今天的文章比较碎片化,都是自己学习时间管理4年来,总结归纳出的35条立马就能运用到生活中的方法。

PS:原打算整理出50条,甚至100条,但写完发现不切实际。

一来,字数太多。35条就有5000多字,100条的话估计很多朋友也只是用收藏代替阅读乃至实践了,和写这篇文章的初衷相悖。

二来,大道至简。时间管理的目的是帮助我们更好地生活,没必要沉迷在各种时间管理的工具里不可自拔,找到一些适合自己的方法坚持使用就够了。

下面是正文:

1.改变的前提是发现问题。

磨刀不误砍柴工,学习时间管理先别急着改变,先从观察自己的生活开始。

比如觉得自己拖延,那就把每一次导致自己拖延的原因都记录下来,在观察期内,不要着急做任何改变,如实地记录现有生活状态即可,这个过程至少持续一周,然后再针对性改变。

2.培养长远的时间观。

时间观简单说就是你能站在未来多远看现在。

拥有1小时时间观的人,很容易被眼前的诱惑所吸引,相反,拥有长远时间观的人更加关注未来,知道自己要什么,至少知道自己不要什么。

至于怎样培养,最简单也是最实用的方法,做一件事前问问自己:1年后,我会后悔做这件事吗?

Ps:建议大家把这句话设置成手机壁纸,或者直接贴在办公桌上。

3.守时是态度,更是教养。

把表调快十分钟,约会提前10分钟出门,上课提前10分钟进教室等等。

4.相信环境的力量。

不要高估自己的自制力,自律不够的时候他律来凑,找到志同道合的小伙伴互相监督。

“孟母三迁”的典故大家都耳熟能详,小时候孟子没有改变环境的能力,只能依靠父母,但阅读这篇文章的你,已经是成年人,完全可以做自己的“孟母”。

5.尊重人性,尊重本能。

人追求快乐的需求不能被磨灭,但追求快乐的方式可以认真挑选。

找到坏习惯产生的根源,明白自己的需求,逐渐用好的习惯替换掉坏习惯,从而找到更合理的宣泄方式。

关于计划:

6.养成列计划的习惯。

列计划不代表着生活就一定会朝着计划的方向前进,而是在没有意外发生时,有一个目标,避免自己像一只无头苍蝇,到处乱撞,白白浪费时间。

小时候去发小家吃饭,第一眼就被他家厨房门背后的“三餐表”给吸引住,表格上是发小母亲列出的一周食物清单。

虽然我早已忘记当时去发小家是星期几,但可以肯定的是当天中午在他家吃饭时,阿姨并没有按照“三餐表”上的菜谱做饭,而是做了蒸螃蟹。

吃饭时我悄悄问发小:“今天不是应该吃××吗?那个‘三餐表’是假的吗?”

“当然是真的啊,平时没客人的时候都是那样吃的。”

“那要是想吃别的怎么办?”我追问道。

“那就做想吃的呗”。

那就做想吃的呗,当时的我还不足以体会这其中的奥秘,今天回过头再想,阿姨就是时间管理的高手。

计划的意义就如同这张三餐表,在不知道做什么的时候,它像一个指南,帮助我们减少很多选择、纠结带来的时间浪费,如果有意外发生,及时调整即可。

7.注重计划的“荤素搭配”。

一味地挑战高难度的工作很容易懈怠,打击工作积极性,所以安排日计划时还得注意“荤素搭配”,将困难的工作和简单的任务穿插起来。

啃完一个困难的工作后,如果感觉疲惫,就去搞定几个简单的任务,增加一下成就感,或者休息片刻后再集中精力挑战下一项工作,直到问题全部解决。

8.时间管理初学者别急着制定年度计划。

我们必须得承认,年度计划不是每个人都能掌握的。

大多数人的年度计划不过是一张梦想清单,新手不妨先从日计划开始,能把每一天都过得热气腾腾,也是一种了不起的能力。

9.不要轻易公开立Flag。(具体因人而异)

TED有一则传播很广的演讲,题目叫《不要把自己的目标告诉别人》。

因为在演讲者的调查中发现:当我们把目标告诉别人,别人的肯定会让你产生目标已经实现了的幻觉,从而产生满足感和惰性,最终导致努力程度下降,离目标越来越远。

关于执行:

10.坚持三只青蛙。

“三只青蛙”指的是我们每天(周、月、年)最重要的三件事,来自美国作家博恩·凯西的时间管理著作《吃掉那只青蛙》。

虽然多劳多得,但根据二八定律可知,在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。

所以,千万不要在无关紧要的事情上浪费太多时间,从而陷入“低勤奋”的努力当中。

11.善用番茄闹钟。

一个番茄钟共30分钟,包括25分钟的工作时间和5分钟的休息时间,每完成四个番茄钟,就进行一次较长时间的休息,大约15-30分钟。

12.15分钟工作法。

每十五分钟为一个小隔断,一个小时可以分为四个小隔断,然后在每个隔断开始的时候,你可以自由选择是工作,还是休息,无论选择哪种,都要做够十五分钟后,再做选择。

十五分钟相比番茄工作法有点短,但这也是它的优点:不容易让人有压力。

到了15分钟,你也不需要强制休息而是根据当前的状况选择继续还是做出其他选择,切换的成本小,效率更高。

13.把计划贴出来。

很多人计划完不成不是不够自律,只是因为忘了。。。

14.分解任务。

觉得面对的工作困难而无从下手,往往是因为困难的体量超出了你自身的容量,因此才要掰开揉碎,直到自己能够容纳吸收为止。

比如,如果你讨厌写文章,却需要完成一份学期论文,那么只在任务表上写上“写文章”这三个字是绝不会激励你完成这件事的。

反而是将这个任务分解成小的步骤才更容易完成,如“选题”-“找研究材料”-“作注释”-“写论点”。

心理学家曾做过一个有趣的实验,研究人员观察电影院里不同的人在不同的状况之下,何时会吃掉更多的爆米花?

是情侣们会吃掉更多?是小孩子会吃掉更多?

错!答案是谁拿到的桶越大,谁吃的就越多!

很多看似人的问题,本质上则是情境的问题,抵抗诱惑最好的方式就是远离诱惑!

下面是一些减少诱惑的方法:

15.睡觉的时候,手机放远一点。它太累了!

16.观察让你上瘾的APP。

尝试从玩家身份变成产品经理,以产品经理的角度思考问题,了解背后的反馈机制,当你知道他们是如何操控你时,你就会拥有一种上帝视角,对他们的操作免疫。

17.工作的时候就要有工作的状态。

在家办公最好换上工作服,这样即便是想偷懒往床上躺,也会增加换衣服的时间成本;

又或是带上工牌,工作前喝一杯咖啡等等,创造开工的仪式感。

18.将军走路,不赶小鬼。远离身边以及网上的垃圾人。

19.早晨起来第一小时不要刷手机,集中精力先啃掉当天第一只青蛙。

20.为物品分类。

很多时候走神就是工作的时候突然想用到一个东西,为了找它浪费了很多时间,把东西分门别类放好,可以保障我们不被琐事干扰,减少不同事情切换的损耗。

美国社会心理学家费斯汀格曾说:“生活中的10%是由发生在你身上的事情组成,而另外的90%则是由你对所发生的事情如何反应所决定。”

同样的一份工作,当我们换一种对它的理解后,做事的动力就会大不一样,

下面是几个调动行动积极性的方法:

21.“优劣穷尽法”,唤醒行动的力量。

顾名思义,该方法就是把一件事情可以带给自己的好处和坏处统统写出来,在书写的过程中,找到行动的意义。

很多时候我们对一件事情提不起兴趣,就是因为看不到希望,于是自暴自弃,消极怠工。

倘若此时,我们把所做之事能带给自己的好处全部罗列出来,行动自然就会有如神助。

22.使用咒语。

简单讲就是相信鸡汤的力量,还记得高考班级的横幅吗?

找一句或者几句可以让你热血沸腾的话贴在床头、办公桌前,或者电脑桌面、手机壁纸。

除了把励志标语打印出来,还可以用图片的形式呈现,把它放在每天都能够看到的地方。

通过反复提醒和视觉化的刺激,在脑海里建立一幅明确而具体的心理景象,从而调动潜意识的力量,让你并根深蒂固地记住它。

23.衡量目标的神圣感是否足够。

什么是目标的神圣感?就拿教书来说,一位只把教书当做谋生的老师,一定不如以培养下一代作为己任的老师在上课时更有热情。

想想看,你的目标是否足够神圣?

几个降低行动的阻力的方法:

24.微习惯。

这个名词由美国作者斯蒂芬·盖斯所提出,和我们印象中的传统习惯不同,微习惯重点强调的就是“微”,即简单或是小的意思。

每天坚持1个俯卧撑,每天背1个单词,每天读2页书或者写50个字,这就是微习惯。

微习惯为什么会有效?我们来做个简单小实验。

现在,请你现在摸一下你的鼻子或者伸一下懒腰。你有没有发现,你好像并没有拒绝,你真的已经开始按我的建议做了。

这其实就是微习惯的神器所在,因为我们坚持的事情就如同摸鼻子或是伸懒腰这样简单,我们完成的代价极低,对其的抵触情绪也可以忽略不计,行动力自然就提高了。

25.把改变当成一种体验,而不是挑战。

这是我在泽阳老师的《深度改变》里学到的。

在他看来,早睡早起是体验,坚持跑步是体验,阅读学习都是体验。

和改变不同,体验强调的是享受当下的一种状态,无关后续的结果与目标,就像阿甘面对生活的态度一样,忠于眼前之事,这样行动的阻力就会降低很多。

几个恢复精力的方法:

26.早睡早起和时间管理一样是方法,不是目的。

不同的人生物钟不同,找到适合你的生物钟即可,不用刻意早睡早起。

27.学会利用碎片化时间休息。

当困意来临时,不要一味地用喝咖啡的方式强撑,适当地趴桌子上休息10分钟就会有大不一样的效果。

28.每天保持户外活动1小时。

曾看过一个很有趣的说法,说人每天最好出去活动1小时,打打球,跑跑步都行。

因为人类在进化过程中,大部分时间是在户外,如果人一直待在房子里,潜意识里就会感觉冬天要到来,觉得会缺乏食物,心里的负面情绪就容易出来。

这个说法的出处没有找到,但结合自身的经历发现确实如此,有时候在家待久了就会感到很沮丧,这时候,下楼转一圈儿整个人的精神状态就会完全不一样。

29.午休时间不要超过30分钟,避免进入深度睡眠。

30.工欲善其事必先利其器。

市面上有很多时间管理的APP,推荐几个自己常用的:

手机自带日历提醒功能、印象笔记、forest、sleeptown,大家可以在评论区补充你常用的。

不仅仅是APP,好的办公工具也是提高效率的好方法,比如:台历,闹钟,手环等等。

篇幅原因,不再赘述,大家在工作的过程中可以逐渐探索,也欢迎评论区留言推荐你最喜欢的时间管理工具。

最后分享5个时间管理常用模型:

31.SMART原则。

该原则由现代管理学之父彼得·德鲁克所提出,属于目标管理的范畴,最初是针对企业和组织而言,后来被人们延伸至个人自我管理的应用中。

S代表specific(具体的),思考为了实现目标,你的行动计划是否清晰?

M代表measurable(可衡量的),思考该用什么衡量是否实现了目标?也就是说,你定的目标最好是可观测的,客观的,而不是主观的。

A代表achievable(可实现的),思考目标实现的可行性有多大?

R代表relevant(相关性),思考目标是否和其他目标具有关联。

T代表time-related(有时限的)。人为的设置计划时间轴,什么时间开始?什么时间结束?什么时候又是计划的关键节点?

一个合格的目标管理,以上五个原则缺一不可。

对SMART原则感兴趣的可以关注“用时间酿酒”回复“魏璎珞”三个字,给你看看魏璎珞是如何使用smart原则的。

32.九宫格日记。

最早源于日本作家佐藤传,将每一天分为八个版块,中间写上日期,天气,其它八个板块根本自己的目标和计划DIY。

比如说我最早将其他的八项分为写作、阅读、学习、挑战杯、练字、锻炼身体、小确幸、愿望。

后来嫌麻烦,我给它简化成电子版的。

每天早晨起来把待办事项写出来,晚上睡前复盘一下今天的生活。

这个习惯到今天已经坚持了4年,自己的成长也藏在这些九宫格日记里。

特别想说一点的是:其实刚开始时,自己中间也断过好多次。

但进一寸有一寸的欢喜,大家千万不要在坚持的过程中有几次懈怠就觉得自己不够自律,自暴自弃。

33.PDCA模型。

由美国质量管理专家休哈特博士首先提出,是plan、do、check、action四个单词的首字母所写,分别对应着目标、执行、检查和修正处理。

做任何一件事,我们都会有一个计划(P),然后去执行(D),并随时检查执行过程中的问题(C),

最后分析问题产生的原因,以及列出下次改进的措施,并付诸行动(A),通过不断的调整,在日积月累的渐进改善中,最终实现质的飞跃。

这是一张结合PDCA法则的日计划表格,大家可以直接套用。

该模板来源于印象笔记

34.四象限法则。

该法则有著名的管理学家史蒂芬·柯维提出的一个时间管理理论。

根据事情的紧急程度和重要程度,将其分为四大类,分别是重要紧急,重要不紧急,紧急不重要以及不重要不紧急。

针对不同事情的解决方法也可以用一张图表示:

35.碎片时间清单。

碎片时间指那些很短的时间,通常不超过15分钟,多有由一些“意外”造成,很难提前精准安排。

例如,坐地铁时我们不可能随到随走,都会等待3-5分钟;约人吃饭时,偶尔对方迟到,也会被迫多出一段零碎时间;

这些“碎片时间”原本都不在你的计划当中,却也是时间构成的重要因素。

所以,不妨抽出半小时列一份属于自己的碎片时间清单,想想看自己一分钟可以做什么?三分钟可以做什么?十分钟、三十分钟又可以做什么。

需要注意的就是碎片时间越少,安排的事情也一定要越少。

不要一分钟就列出数十条可做事项,这样的结果就是一分钟的时间你花了59秒去思考要先做哪一件!这样就完全丧失了它的意义。

时间管理的方法远不止今天介绍的这些,欢迎大家可以在评论区分享你常用的时间管理技巧。

改变不可能一蹴而就,自律需要长期的坚持和改进,虽然过程很辛苦,但如果我们不踏出第一步,就永远只能在原地打转。

还是那句老话:别害怕失败,愿望交给锦鲤,你只管努力就好。

希望大家都可以遇见更好的自己,用时间酿出自己人生的美酒。

作者简介:

用时间酿酒,没有太多成功经验,倒有不少失败教训,愿你我都少走点弯路。新书《反本能2:如何对抗人性弱点》已上架销售。