在办公室中提高专注力的方法

在办公室中提高专注力,《精益工作法》一书的作者给了几种方法:

一、提升对重要的事情的觉知

比如,为了减少干扰禁止了邮箱的弹窗提醒,但需要随时收到老板的邮件,这时就要把老板的邮箱地址设置为VIP。又如,用微信聊天时经常发错群而尴尬,那么就需要将重要的微信群设置成特殊的背景图片来增加视觉提示。

二、减少对干扰的觉知

对干扰要分可控和不可控。

对于可控的干扰,比如手机和电脑的新邮件、新热搜、新消息的提醒,采取“潜水艇”法。

第一步,在手机上设置一个每小时呼一次的闹钟;

第二步,创建一份检查清单,列出所有忍不住想翻看的内容,比如微信、微博、邮箱等;

第三步,关闭手机和网络连接,去做真正想做的事情;

第四步,一小时后闹钟响起时,接通网络,拿出清单逐个检查这些内容是否有新的推送。如果有,给自己5-10分钟去做快速处理。

第五步,回到第三步。

这样,即能排除干扰,又能与外界保持信息的连接,提高恰如其分的觉知力。

三、要有“务必完成”的心态

大厨做菜的时候,会争取在最短时间内完成,不会出现一道菜未做完而做下一道菜的情况。但我们很多人在工作中经常出现一件事做了一半,不知道怎么继续下去时,先放在一边,而去做另一件事,等有了头绪后再回来做第一件事的情况。这是欠缺“务必完成”心态的表现。

虽然办公室的表格或文字不会像食材那样存在腐烂的风险,但仍然有严重的危害:首先,站在别人的角度来看,完成90%和0%是没有太大区别的,都属于未交付、未完成的状态;其次,如果没有人来督促,可能就会永远搁置;最后,欠缺完成的让你开启过多的任务,造成工作空间拥挤和混乱,并且让你每次想到这么多未完成的事,心中的焦虑会让你承受额外的压力。

要培养务必完成心态,关键是要分析做事难以完成的障碍是什么,再想办法排除这些障碍,为完成工作创造好的条件。

对于无法短时间来完成的工作,如果下班前无法完成,一定要分解为多个子任务,做完其中一项子任务才收工。收工时锁定工作现场:有用的资料要收纳在一起,保存在特定的位置,其他无用的资料要不归档,要不就删除;明确下次继续该项工作要做的第一件事,放到待办事项清单里,作为第二天的工作计划;如果上级和客户关注工作的进展,要发消息汇报最新情况;如果有搭档,告诉他接下来有哪些需要配合的地方。只有做完这些,才有更迫切继续推动这项工作的愿望,一直到它彻底完成。

精益工作法是很实用的工作方法,非常值得白领们参考与借鉴。

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