数据透视表的使用方法

对数据透视表有点迷糊，看到网上一篇讲解文字很详细，拿来分享给大家。

一、什么是数据数据透视表？

数据透视表是excel提供的一种交互式的强大数据分析和汇总工具。

是可以把一个明细表进行分类汇总，而且可以随意改变汇总模式的一种工具。

比如：

二、制作数据透视表

做数据透视表之前，我们需要了解以下两个问题：

1 .什么样的表格需要做数据透视表？

数据透视表的用途如果细数会有很多，但最基本、最常用的是“分类汇总”，所以当我们需要对一个流水账式的明细表进行分类汇总时，就需要使用数据透视表。数据透视表的源数据即是“明细表”。如“一”中的销售明细表。

2 .什么样的格式才能做出数据透视表？

在制作数据透视表，需要注意以下几点：

1. 空字段名包括空列，无法制作数据透视表

2 .相同的字段名，会自动添加序号，以示区别

 3. 字段所在行有合并单元格，等同于空字段，也无法创建数据透视表

 4. 如果有空行，会当成空值处理

如果数据源表不规范，需要处理一下才能制作数据透视表，数据表的整理我们将在后面介绍。

第1步 点击区域中任意一个单元格

第2步 插入- 数据透视表

第3步 会自动新建一个工作表，且在工作表中会有一个数据透视表空白区域，就像盖楼房地基已打好，需要我们安排具体的房间位置。

右键调出数据透视表选项-显示-经典数据透视表布局

三：源表的整理。

1. 存在空列或没有行标题。

影响：明细表如果有标题为空，将无法制作数据透视表。

整理: 把标题补充完整。

2. 存在相同的标题。

影响：数据透视表会自动添加序号以区分

整理：尽量不要存在相同的列标题。

3. 存在合并单元格

影响：合并单元格除第1个格外，其他均作为空值处理。

整理：取消合并单元格，填充完整。

4. 存在非法日期。

影响：生成的数据透视表中，无法按日期格式进行年、月、日格式的筛选和组合。

整理：转换成excel认可的日期格式。方法：选取列 - 分列 - 第3步选日期

5. 存在文本型数字

影响：文本型数字将无法在数据透视表中正确求和。

整理：转换成数值型数字。方法:选取列 - 分列 - 完成

综上所述，一个无空标题行、无重复行标题、无合并单元格、无非法日期和数字格式的数据表，才是一个标准的数据透视表的数据源。

四、数据透视表的结构

1. 字段列表。明细表的所有第一行列标题都会显示在“字段列表”中。相当于数据透视表的原材料基地。

2. 字段设置区域。把要显示的字段拖放在相应区域内。相当于数据透视表的加工厂。加工的方式把相应的字段拖入。

3 .数据透视表的显示区域。组合成的数据透视表会在这儿显示。

字段拖放在不同的区域，就会以不同的显示方式显示汇总的结果。而且同一个区域内的顺序不同，在数据透视表内汇总的先后层次也会不同(可以拖动转换一下各个区域的字段内容，同时观察数据透视表的变化)。

五、值的计算方式

数据透视表的基本结构，其中一个重要的组成部分是“数值”区域。我们需要把要求和的数值拖放到“数值”框内进行求和，可有时结果却显示“计数”。

原因：如果把含文本格式内容的列拖放到值区域，统计方式默认“计数”，显示为“计数项：字段名”。本例中，一是误把销售员放在了值区域，二是在销售量列可能含有文本型内容。

处理方法：把销售员从值框中拖出去（删除），然后双击“数量”列标题，在弹出的“值字段设置”窗口中，把“计数”修改为“求和”，如下图所示。

介绍一个小技巧，上图中，如果你想把“求和项：数量”改成“数量”会提示无法更改，解决方法是可以在字段名后添加一个空格。即“数量 ”。

六、数据透视表的布局方式

选取数据透视表 - 在顶部找到“设计”选项卡 - 再打开报表布局下拉菜单，会看到5种不同的布局方式。

练习的时候把5种布局方式多练习几次，就会发现各自的特点及区别，在使用时选择最适合自己的。

七、添加和删除汇总项

默认情况下，在数据透视表中添加行或列都会自动添加汇总项，如何调整隐藏或显示汇总行/列呢？

1 .总计行------总计行分为行总计和列总计。控制它隐藏和显示的命令在 数据透视表右键 - 选项-汇总和筛选。

2. 分类汇总行------分类汇总主要是指行或列标签的分类汇总。想隐藏汇总，在数据透视表相应的列上右键，取消“分汇汇总..”勾选，如果要恢复操作相同。

八、 数据透视表的美化。

新创建的数据透视表，就是一个无任何美化效果的表格。今天学习快速给数据透视表穿上美丽的外衣。

操作步骤：

1. 打开 选取数据透视表 - 顶端数据透视表选项 - 设计

2 .点设计 - 其他 - 打开更多数据透视表模块，点击后即套用该模板。

九、修改引用数据源。

如果明细表中行或列数发生了变化，数据透视表一般是不会自动调整数据源的，而需要手工去调整数据源的数据范围。方法是：

选取数据透视表 - 最顶端数据透视表选项 - 更改数据源 - 重新选取范围。

自动调整方法：把明细表设置为“数据表”，设置步骤是：选取明细表区域，插入 - 表格。设置完成后，再次增加新数据或新列，数据透视表就会自动更新数据源了。

十、数据透视表的刷新。

当明细表更新数据后，以该明细表制的数据透视表也需要刷新才可以显示新的汇总数据。

在数据透视表上的左键菜单上，点“刷新”即可完成数据刷新。

如果excel文件中有很多数据透视表，可以添加“全部刷新”按钮。方法是

文件 - Excel选项 - 快捷访问工具栏 - 左侧栏中找到“全部刷新” - 点击“添加”按钮即可添加到“快捷访问工具栏”。

点击“全部刷新”命令可以刷新本工作薄所有数据透视表。

十一、数据透视表的移动和删除。

1.移动和复制

选取包含数据透视表的区域，把光标放在选取区域边缘后，直接拖动到指定的区域放下即可。如果在拖动时按ctrl键。移动变为复制数据透视表。

2.删除

选取包括所有数据透视表元素的区域，包括透视表筛选区域和行列及数值标签区域，按del键即可删除。

十二、筛选数值项

要筛选值，可以借助行标签的筛选值功能。比如筛选数量大于30的行。

步骤：

打开最右一个行标签的按钮，值筛选 - 大于 - 输入30，点确定后即可筛选出我们需要的结果。

设置筛选条件。

另：选取“求和项：单价”右边单元格 ，执行 数据 - 筛选命令，即可使用excel的自带筛选功能。

十三、固定数字和表格格式

在数据透视表中，好不容易设置的数字格式，以及列宽，在刷新后全部恢复了原状，设置的格式全部消失。怎么才能固定格式呢？

解决方法：

在数据透视表上右键 - 数据透视表选项 - 去掉“更新时自动调整列宽”，勾选“更新时保留数字格式”

可能大家发现，即使进行了上面的设置，更新时 设置的数字格式还是会变。比如下图中，设置了广州的数字是“千位分隔符”样式，但地区换成“苏州”时，还会有的数字非千位分隔符样式。

解决上述问题的方法：把地区放在行标签，然后统一设置数字的格式为千位分隔符样式。然后再筛选所有地区，数字格式均为千位分隔符样式。

十四、选取

数据透视表有值、行标签等元素构成，怎么能快速选取它们呢？

1 .全选数据透视表

光标放在数据透视表上，最上面数据透视表工具 - 布局 - 选择 - 整个数据透视表。

2. 选取值或行列标签部门。

在第1步中我们发现除了全选外，其他的都是灰色。这是因为当你选取的范围内包括值等元素时，这些才能用，所以要选取这些内容，先全选，然后再选值或行列标签。

3 选取某行、某列。

当你把光标放在数据透视表的某行或某列前面时，你会发现光标变成了黑箭头。这时你只需要单击就可以选取所有和本行列有关的行或列了。