为什么你写年终总结那么难?

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泓洁
2016.12.16 16:15* 字数 1778

又到年底了。

每年这个时候,我的一个小妹妹总会把她的部门年终总结发给我,请我帮忙改,已经第三个年头了。今年,我实在忍不住问她:“这对你来说真有那么难吗?”她说:“我天生就不是写文章的料,第一年是你救急,结果主管看了,直说好,之后每年就成了我的差事。”唉!反倒成了我的不是了?

周末朋友聚会,一个事业小有成就的朋友也在吐槽:“年年都要交个人总结,年底本来就忙,还天天催!工作又不是没干好,有什么好总结的?”另一个朋友马上接了句:“你别要求那么高嘛!把去年的拿出来改改不就得了?”吐槽的朋友无奈地摇头,他当然不是放宽要求的人。

之后,我一直在想,写年终总结真有那么难吗?就我的工作性质而言,部门的年终总结或者阶段性工作总(小)结,包括个人的年终总结,年年都绕不过去。多年写下来,我不敢说这是小菜一碟,也称得上得心应手。所以,我决定也来总结总结,希望能帮到有需要的人。

首先,思想上要认同年终总结的重要性。

做任何事都是这样,思想上重视,行动上才会落实。

年终总结不管是对单位还是个人来说,都非常重要。比如我们单位,每年11月下旬就会出通知,对各部门的年终总结在内容、上报时限等方面提出要求。一般情况下,到12月中旬集中所有部门的,由此产生整个单位的。12月下旬开始,从普通职工,到中层,再到领导层,会陆续进行公开述职。述职的基础当然是个人年终总结。

如此大张旗鼓、声势浩大地总结,当然不是在作秀。客观地说,这不仅必须,而且必要。因为,不管是对单位还是对个人来说,工作总结的目的都是提炼思路、展示成果、总结经验、发现不足、指明方向。同时,不管是站在单位还是个人的角度,工作干得好,是需要有力证据的。我当然不是在说,干得好不如写得好。恰恰需要提醒的是,干得好是关键,否则,写出来的只可能是假大空。

其次,怎样才能写好年终总结?

写年终总结一般需要三个步骤,包括罗列资料、分门别类和分清主次。

第一步,罗列资料。简单地说,一年到头,干了哪些工作,先一项一项地罗列出来。以小妹妹的工作总结为例。她罗列了30多项具体工作,开了多少次会算一项,部门主管拜访多少次大客户算一项,团队开展了多少次拓展训练算一项。这种罗列其实很简单,就像列购物清单。尽管第一次看到她的,我哭笑不得,但是,她已经做完了第一步。而且,她罗列的数据既清晰又准确。

所以,可以看出,第一步的关键在于,资料尽可能详尽,数据一定要准确。那些模棱两可的、没有准确数据的工作,完全不用列入清单。

第二步,分门别类。还是承前例,我接着要做的就是,根据部门的工作性质进行分类。这是一个销售部门,工作可以划分为三大类,包括为实现销售目标做了些什么,与其他部门配合协作做了些什么,团队建设做了些什么。大类划分清楚之后,就可以打乱清单,将其中的30多项分别装入大类中。这一步也相对简单。

接下来就是最后一步,分清主次。简单地说,就是根据工作的重要程度列出一、二、三,以及1、2、3等。

既然是销售部门,实现销售目标肯定是最重要的,应该列为第一类。销售业绩当然是其中的重中之重,佐证的数据及其分析,应该在这类中开章明义地描绘出来。而激励客户的创新措施,使业绩比上年大幅增长,也值得详细描述,包括施行过程中的准备、典调、修正和推行等。

其他的与实现销售目标相关的辅助措施,如主管回访大客户,应该是这类中的其中一项。需要注意的是,有的工作尽管干的事不同,但目标指向是一致的,就应该合并。比如,线上的客户需求调查可以与回访大客户合并为一项。

第二类部门协作配合和第三类加强团队建设,跟第一大类在划分重点、同质合并等方面是一样的道理,不再赘述。

主次分得清与不清,从篇幅和字数上就看得出来。第一类所占篇幅最长,第二类和第三类篇幅稍短,各类中描述重点各有侧重。比如第一类中分解目标、突破关键、过程控制等细节是描述重点,第三类中召开周例会只需要一笔带过。

这样,三步下来,30多项的工作清单,顺序打乱,合并裁汰之后,主体结构包括三大类12项。一份清单式总结,就变成了有结构、有重点、有措施、有数据的一份正式的总结。两相对比,改过之后的,结构严谨、逻辑清晰、重点突出、数据准确。对使用者来说,当然更有价值和说服力。

个人年终总结也是一样的套路。总结成一句话就是,凸显一个亮点,创新一种思维,展示几项实绩,切忌口说无凭。

最后还想重申,要想写出一份有说服力的年终总结,干得漂亮、干出实绩才是关键。

日记本