商务写作 02 - 理清思路(ex 1~4)

本文是对 《有效商务写作》([美] Jane K. Cleland 著,余莹、从培成 译,清华大学出版社) 的系列笔记。支持作者请购买原书。

这是本系列的第二篇笔记,对应原书 第 1 章 理清思路 部分。

使用过程,参考我的 这篇作业


学习原书的动力就是自己写作水平实在太差,故还望各位多多批评。

笔记中可能会夹带各种私货。
笔记中的未尽内容将统一放到每篇末尾。


本篇中,你可学到:

  1. 确定读者目标
  2. 分析读者
  3. 确定写作风格:借助 正式性指数
  4. 评估写作方式:借助 游说矩阵

另外,本篇还有如下练习,助你更熟练地掌握上述技巧。

  1. 一句话概括目标
  2. 确定目标读者的个性
  3. 应当采用多正当的沟通方式
  4. 使用游说矩阵

开始吧!

列写主动目标

行动目标是商务写作的核心——你总是要促成什么才去写作。

写作过程中,牢记行动目标会让你永远朝着这个方向努力,也可以帮助你更加地有的放矢。

主动目标与被动目标

比较下面两个行动目标,他们的区别在哪儿?

  1. 我要通知大家野餐的日期。
  2. 我希望在本月 15 日前收到大家对这次活动安排的回复。

仅仅告诉他们 的意愿或目标并不能让他们行动起来;你需要明确告诉他们应该怎么做。

  • 主动目标:(你希望得到的)对方 的反应
  • 被动目标: 的意愿或目标

如何转化?

问自己这个问题:

Why should I care?
(我为什么 关心 这个呢?)

笔记注:就 关心 一词便可写不止一篇论述——如果我还能想起来的话。

例如:

我要通知大家野餐的日期。

(为什么我 关心 他们是否接到了通知呢?因为……)

我希望在本月 15 日前收到大家对这次活动安排的回复。


又比如这个:

我要通知老板这件事。

(为什么我 关心 他是否了解这件事呢?因为……)

我希望老板 我做事规矩。
我希望老板 向我询问 这事的进展。
我希望老板 祝贺 我完满完成了这件任务。

明确一些行动导向性的动词(例如 向我询问祝贺),明确自己希望得到的反应,可以让写作(因目的明确)变得简单。


当然,有时主动目标是 避免某些不好的后果,例如:

我不想等老板亲自来问了才告诉他最新安排,我希望老板觉得我对工作驾驭自如。

笔记注:原文中并没有给这种情况的解决方案。

练习 1:一句话概括目标

常用语

避免使用 抽象词语:

  • 通知
  • 更新
  • 告知
  • 鼓舞
  • 为了

笔记注:请考虑中英文差异

应当使用 导向性的固定短语:

  • 打电话
  • 列写更详细的信息
  • 参与会议
  • 给你的组员发邮件
  • 完成表格

锁定目标读者

分析读者特质

将人分类的方法很多,例如:

  • AB型
  • DISC
  • MBTI
  • 大五人格
  • 九型人格
  • 以及其他各种分类方法……

书中介绍了一种分类方法,它将人分为四类:

  • 调解者(the Accommodator):喜欢群体(尤其是小群体)活动
  1. 乐观主义者(the Optimist):充满阳光、感情用事
  2. 生产者(the Producer):缺乏耐心,有野心,目标明确
  3. 信息搜集者(the Data Collector):独立自主、理智严谨、有条不紊、沉默寡闻

抓住读者

原书提供了一个词汇表格,以便激励不同类型的读者。

以下字词表能对各种特性的人分别起到激励作用

调解者 乐观主义者 生产者 信息搜集者
help fun get it done data

范例如下:

Get more things done with less pain! Using your PDA helps you be more organized, which gives you more free time. All while keeping track of key details.
(事半功倍!PDA 可以让你的生活更加井井有条,为你省出更多闲暇时间。同时,让你对重要的细节问题一目了然。)

开头直接指向生产者(get more things done,做更多的事),接着依次提及了调解者(be more organized,更有条理)、乐观主义者(more free time,更多空闲)和信息搜集者(track details,关注细节)的诉求。

针对性地使用语言,有助于你达到预期目标。

练习 2:确定目标读者个性

行动清单如下:

  1. 用一句话概括你的目标。
    想想你希望得到的反应:你希望对方读完后做些什么?
  2. 你想要说的是什么?
  3. 对方最可能是哪种类型的人?
  4. 列举支持你观点的例证 / 优势。
  5. 从上表中选则 1~2 词汇,并用这些词汇改写第 4 点中的内容。

树立正确形象

正式性指数

回答这三个问题:

  1. 你本人很了解对方么?(1 代表毫不了解,10 代表非常熟悉)
    考虑到剧班(参考 这里)的存在,仅仅因工作熟识也可能让你 认为 和对方很熟。
    笔记注:我严重怀疑原文是 be familiar with,也就是说这个熟是双方的;而绝非单纯地单向了解。
  2. 对方地位比你低么?(1 代表 平等 地位,10 代表对方地位较你很低)
    这里的地位并非体制下的地位、而是指对方在 心中的地位。
  3. 你要告诉对方的是好消息么?(1 代表坏消息,10 代表 绝对的好消息)
    这个问题重点在 对方 会怎样。

答案没有对错之分,但差异是显著的。

将三者分数简单相加,结果就是你这篇写作的 正式性指数。分数越低,越需要 正式

例子

你要给在上大学的儿子寄去一罐曲奇,附言是 “good luck on your finals and I love you”。

  1. 你本人很了解对方么?(1 代表毫不了解,10 代表非常熟悉)

是,10 分。

  1. 对方地位比你低么?(1 代表 平等 地位,10 代表对方地位较你很低)

如果是,就是 10 分,否则就是 1 分。

  1. 你要告诉对方的是好消息么?(1 代表坏消息,10 代表 绝对的好消息)

当然,我要给他曲奇!

总分为 20~30 分。这是个很高的分数,所以可以用很口语化的方式来写。正如本例,贴在罐子上的附言当然是相当口语化的。

正式性的体现:形式、称谓、语气

形式

最正式的形式通常也是最长的——附带传统信笺抬头的标准信件。
最不正式的商务通信形式则是电子邮件。无论你多么严肃,屏幕上的内容都很难比纸面上来得有力。

这并非说电子邮件不能传递重要信息,而是说你需要通过更加正式的 称谓语气 来弥补这一 形式 的正式程度。

一些最 不正式 的形式:

  • 广告传单
  • 时事通讯
  • 手写便笺
  • 旁注
  • 便利贴
  • 电子邮件

一些最 正式 的形式:

  • 带抬头信笺
  • 建议书
  • 法律文件
  • 宣传册
  • 行文正式的电子邮件附件

称谓

最正式

  • 使用诸如 Mr.、Ms.、Dr.一类的称呼,并跟上姓氏
  • 不使用简称,永远采用完整的拼写
  • 严格的语法规则
    如:句子开头不应使用 but、because、and、so
  • 正文四周留出较大边距
  • 信末以 Sincerely 或 Yours truly 结尾
  • 手签姓名
  • 假定对方此前对信件内容一无所知
    如:以附录或附件帮助对方了解细节问题,或对细节进行概括性介绍

标准商务(介于正式和非正式之间)

  • 首次见面时,称呼姓;其后,称呼名
  • 首次使用时,书写全称,并在其后用括号注明简称;随后,可使用简称
  • 以商务会谈的方式来组织细节
    即,可以将 but、because、and、so 置于句首
  • 使用标准边距
  • 信末以 Regards 或 Yours 或其他习惯的商用语结尾
  • 手签或打印你的名字
  • 假定对方了解相关内容(如果的确如此)
非正式
  • 以名字称呼对方
  • 松散的句子结构
    如:以短语替代句子,并常以 but、because、and、so 作为句子的开头
  • 避免使用抬头;相反,使用备忘便笺、便利贴或电子邮件
  • 署名时用名字或缩写
  • 假定对方对内容很了解
    如:假定对方了解你是用的缩写、简称及内部信息
  • 适当保持信件的商务外观和感觉

额外说明:落款

落款也可参考这里 的这张图:

英文落款
英文落款

语气

语气指你文章表达出来的整体感觉。

撇开个人写作风格不谈,一些写作技巧可以使你的文章显得正式(严肃或逻辑性强的)或非正式(亲密或急迫)。

严肃

使用祈使句。

当句子以动词开头时,就是鼓动对方采取行动。如 “列席会议”、“填写表格”、“回电话”。

逻辑性

应用逻辑顺序。

例如:软件的使用说明、说明书上的操作流程。

亲密

使用带有特定色彩的词汇,使读者产生共鸣。

例如:

Picture yourself relaxing at the evening jazz concerts sponsored by ABC Bank every Friday at seven through the summer.
(想象一下你能在这个夏天每周五晚上 7 点享受爵士之夜——音乐会由 ABC 银行赞助。)

(笔记注:或者 苹果官网。让妈妈开心,开了又开。)

另外,使用谈话语气亦有助于此。

紧迫

强调 具体的 时间节点或后果。

如:请于 21 日晚 23 点前将 下午的会议总结 发送到 这个邮箱。

或者 这个

选用合适的组合

正式

  • 形式:传统形式(如报告书、建议书、信函)
  • 称谓:传统形式
  • 语气:严肃、逻辑性强、急迫

非正式

  • 形式:非正式形式(如电子邮件、旁注、便利贴)
  • 称谓:非正式、个性化
  • 语气:亲密

练习 3:正式性指数练习

请根据案例,计算它的正式性指数,并指出应当采用何种形式、称谓和语气。

大架构:使用游说矩阵

游说矩阵
游说矩阵

例子

假设你的老板让你为公司年会寻找场地,给你的预算是 1,000 美元。你发现了一个很不错的地方:距离近、菜品丰富、要价也在预算之内。

此时,想必你和你的老板 “立场一致”,而且也不存在 “资源约束”。换句话说,这是一个 简易型 写作任务,你只需要一两行就可把情况说清。

然而,如果其他方面很合适,唯独要价是 1,200 美元呢?你和你的老板 “立场一致”,但此时存在 “资源约束”——预算不足。因此,若想达到目标,你必须想办法 解决问题
例如,你可以给你老板发一封邮件,告诉他能否这次能多提供 200 美元,你一定会在夏日野餐会中节省这 200 美元的开支。

假如你需要改变这次聚会的形式,比如改为室内音乐会,预算也在范畴内。此时,你就有必要 游说或指示 你的老板了。
此时,问题在于你的老板是否会认为听音乐会是个好建议。依照游说矩阵,你需要强调听音乐会的好处,并且可能需要多次沟通才可达到目的。

如果假设音乐会需要 3,000 美元。现在,你和你的老板 “立场不一致”,还存在 “资源约束”——你的计划大大超出了预算。想必这只能是 艰难型 的写作了。
若要取得成功,你必须在游说老板的同时,提出解决问题的方法。
在某些情况下,即使你感到可能性微乎其微,出于法律或个人的坚定信仰等原因,你可能必须进行这种 艰难型 的沟通。

练习 4:

请根据案例,判断其写作类型。

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