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2017广州钻石行动—临危受命的初次活动组织

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新悦往里往外看
2017.07.11 20:14* 字数 3590

犹记得去年12月底协助永澄老师做调查,在秋洁的组织下和幸福进化俱乐部的大家庭一起high,畅想着2017......

转瞬就是半年过去,老朋友们也好久不见,相见应该差不离会问上一句你的年目标实现的怎么样啦?

看到幸福进化俱乐部的公众号的活动链接——年中目标钻石活动,下拉反复查找怎么好像广州没有组织者呢,好可惜,看来这次要在线上上课了……

周四中午忽然收到光牧发起的讨论,原来这次活动还尚未找到场地和组织者。在我心中燃起了大家一起组织广州线下活动的希望,我该怎么解决呢?

我想到我们老板也是目标课的学员,恰巧我们公司的场地正打算对外使用,便跟上级说明了举办活动的目的和可能的收获,得到了支持,场地得以解决。

可还是没有活动组织者…我便继续询问了原来活动的组织者秋洁和光牧,得知秋洁因为一些事情不能接手,光牧近期也忙。我同样也有工作的事务间难以抽身,周六还有一天的拆书成长大会要做一个小演讲需要准备,正当纠结时,想起了公司的同事也可以一起来帮忙,就在内部发起了活动组织的项目,同事们以前也听我在公司提及过永澄老师,加上上级时支持,于是一下就有7人踊跃报名。我开始自信这次活动我有足够的资源,便提出了组织此次活动的申请,成为了活动的组织者。之前没有组织过幸福进化俱乐部甚至公司的类似活动,完完全全是个活动组织小白,自我安慰着我有团队,我可以使用责任型授权。于是我马上进行了任务责任人的分工。

广州钻石活动的组织责任分工


一、组织目的

带着目标去组织实施将带来更大的收获,我的目标主要三大块:来自于公司的期待、自己的期待和永澄老师这边的活动期待。我也将承办活动的目的公布在了公司报名的群里,激励大家带着目标去学习,伙伴们也斗志满满。

组织目的和目标


二、结果和原因

我们的筹备工作进展紧张而顺利,最终我们的到场人数是30人,活动实施顺利开展。也留下了许多闪光的地方,也有不少存在的不足。

广州钻石活动的结果与原因反思

闪光点:有条不紊的准备和顺利实施——团队力量

强大的后端团队支撑

成为组织者后加入了永澄老师的组织者群,各地组织者提供了各种信息,非常方便,易于我们线下的活动者来执行,例如h5兔展、活动热场的自我介绍模板,活动海报,组织者也用坚果云提供了我们需要给什么信息,这些资源大大的方便了我的筹备工作,我也根据公司的场地写出了宣传,路标指引。

责任型授权分工

通过向内开始分配同事的协同工作,公司内部筹备组每个人都有专项的事情待完成。光牧也在一旁帮我宣传和拉人进群。周五下午我五天四五点钟进行了一次检查,发现网络、资料、桌椅排布等等准备就绪。

从成为组织者到活动实施不足三天的时间里,我们还有工作事务、周末假期,我参加的会议活动,由于责任分工,我只用在每个关键节点去进行检查,很欣喜看到了团队的力量让活动有条不紊的在一步步推进,很受鼓舞。

整洁课室静待学员

积极主动的伙伴们

Yoyo老师细致的做出了活动路线的图文指引,非常的贴心,也方便了学员能够及时找到地点到场参加。Bingo老师做好了钻石活动的宣传背景桌面资料,出乎了我的意料,使活动的布场锦上添花。

在活动开场前大堂指引的团队伙伴依旧没有到场,积极主动的Barbara老师及时补位,指引更换鞋套。在课后我询问了口头的反馈,很开心听几位到来的朋友反馈,认为我们接待的老师特别有礼貌,场地环境也很好。

这些都是我没有分配的工作,是伙伴能灵活考虑,并积极主动的自发去完成。

广州钻石活动的实施流程

虽然此次活动顺利的开展,我更想重点复盘我们活动中的不足和有待提升的地方,以帮助我们更好的吸取经验完善以后的活动组织。


主要的原因深层剖析

1、匆忙的筹备——时间精力冲突

时间精力冲突

周五晚和周六我也需要准备拆书成长大会的演讲以及学习,于是下课时我便会去联系活动相关的事情,和我一起的课程同学事后跟我们说整一天和我相处到后面看得出我很疲倦。因为排练会错过沙盘的预演和老师的提前会议,我让主持人和光幕一起去听,然后把要点事项告知给我,因为会议难以抽身也很感谢秋洁能将旗帜送来会议现场。在伙伴的协助下,冲突的事情基本得以解决。

筹备期突发事件

网络光纤被告知出现严重问题且难以在一天内维修好,于是和伙伴一起想出了PlanB和PlanC,打不了用自己的手机网络发射热点收看,没什么可怕,安心继续准备。

然而当我在用手机联网测试热点发送收听YY,中途手机系统崩溃,手机里的所有聊天记录和资料丢失,人也一度崩溃,各种蓝瘦香菇……在情绪缓解上消耗了许多时间,傍晚还要赶去会场为周六分享排练,只能努力让自己转移注意力,直到男友送我回家,我画了张如何补救此次事件的思维导图才慢慢释然。

以后的类似活动筹备,我会在活动开展的一周前成立项目组,推进工作则不会像此次一般匆忙。

2、场地使用达预期但并未最大化使用——临时请假

这次到来的人数为三十人和预计的大致相符,正好是我们预估的场地最适当的人数限制。期间我多预留了10位名额以防止突发事件有学员不能到场。

因为当天下雨,还有有小伙伴临时有了安排,群里有几人在群里请假,渐渐请假的人越来越多我开始通知曾已经告知报名截止的伙伴加入,而他们也另外有了安排……如果下次我可以使用更好的方法:在通知报名已经截止时可以建群让大家后补,如果临时有人退出则可以及时在群里发布信息,让他们及时补位)。

另一方面,我和公司伙伴以为场地和桌椅数量限制能容纳量在30多人,于是在后期并未做较大的宣传。活动结束后我们发现如果合理的安排,其实甚至能够容纳40余人(即便是两张桌子拼在一起,人们围成一桌也可以在其中分成两组)没有顾虑到这些可能有我们公司当时只做小班培训,场地没有做过一次40人的培训活动有关,这一次是很好的经验积累。

活动现场学习照


3、拍照人数不齐

课间的时候休息的比较少,没有明显的休息时间,经商量我们准备在课程结束后再拍照,却突发几名学员因事提前需要离开。以后讲拍照安排在开场或者中场,并在开场时介绍流程以便于之后更好的安排。

4、收尾较为仓促

在收尾的时候本来想让大家谈谈自己的收获和下一步行动,而部分同学有事要先要走,我准备让大家拍个照然后再谈收获,没想到拍了照以后人心都散了,都想着回家,没有对一个顺利的收尾。

5、作品输出缓慢

因为没有及时的整理笔记和在微博当天做出复盘,最后复盘文章又因为一些事情加之完美主义被拖后拖延。


五、收获

1、责任授权发挥团队力量

图片发自简书App

大家各司其职地推进了此次项目,这点真心真心的感谢团队的力量!秋洁赶在周六把组织旗帜来会场交给我,光幕到前一天晚上还在和我确认活动当天的事宜,和我核对人员安排和落实情况,公司的伙伴的积极主动和亲切收到了参加的伙伴们的认可。大家协作为共同目标努力,是这次活动顺利开展的关键因素。

2、课程组织和实施的便利工具

全国范围内宣传报名H5工具——兔展(尤其是全国统一的活动,一人制作出兔展的源文件,其他人只用导入即可使用。)

全国范围内线上线下互动语音视频工具——YY(YY组织线上线下活动,可以保证数千人同一时间联动。文字可以互动,抢麦即可语音互动,互动性高。)

全国范围内照片传递和收集工具——坚果云(组织传递活动其他布场资料,我们加入即可查看;收集各城市活动照片)

全国问卷表单收集工具——金数据(其中报名统计、满意度调查问卷统计,可针对不同城市导出EXCEL的该城市的信息,及时和组织者保持更新报名信息也方便活动后对于组织者的复盘改进。)

全国范围内文章收集工具——简书(作品输出的老伙伴啦~)

线上活动实时讨论——微信群(报名名额不流失,以后的活动的人员资源)

用自己的方法来梳理活动组织流程和配合的方法工具,用在以后的我们的训练营的组织上。例如这个月研究清楚坚果云的用法,它对于我们旗下园所的照片将提供便利。

3、永澄老师组织群的相互支持

永澄老师的团队十分的细心周到,办事一丝不苟,分享的组织者话术模板稍稍修改就能立即使用,分享的兔展的H5源文件模板,我们改改就可以用在本城市的活动宣传上。

图片发自简书App


大家一起协作和分享,推进全国的活动,从筹备到资料发布,各类的资料都整理非常详实。

领略了和优秀的人们一起玩如此快乐~

4、自我目标的反思

课堂上老师引领我们回想2017年的时间已经过半,去年底你信誓旦旦的今年计划怎么样啦?年度三个目标我一直记在心里。工作发展与自我提升的计划基本达成了。然而对于自己的健康和家庭方面的目标却有亏欠。钻石年中目标制定活动将我再一次的提示我回归年度向往的目标。

工作中和自我提升的目标有人监督和反馈,而其他方面却一再被我忽视。我们每个人都要承担不同的角色,我在这一时期承担的角色是活动的组织者、总助、徒弟、拆书训练营教练、技能评审组组长......不同人对于我的角色都有所期待和要求,除了做出整合提高效率,取舍排序应该更加智慧。

钻石行动广州合照

十分感谢永澄老师团队给我,临危受命的一次机会,我不但学习了知识更是活动的组织,让我也在其中收获了许许多多,我们同事也反馈在这个场活动中的他们也结交了许多厉害的朋友,感受到积极和力量,也很感谢我带来这次的学习活动。这一次也是自己的项目管理能力的锻炼,对于组织活动变得更加的自信,这些将受用长久。

鉴于改进点,我会努力把握下一次机会。期待能在下次的活动上弥补这次的上述种种缺憾, 与大家携手,做得更好。

下一次类似活动的规划梳理
习得-悦来悦好
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