项目启动会议将首次公布项目计划，这在很大程度上决定了项目是否能够圆满完成。你应该充分利用这个机会来给团队鼓劲，提出适当的期望，并根据时间和预算建立有助于项目顺利完成的指导方针。如果没有很好的准备项目启动会议，则会从一开始就给项目的顺利进行埋下隐患。项目启动会议一旦完成，应确保项目团队中的所有成员均达成共识、目标一致。会前的准备工作决定了项目启动会议能否取得良好的效果。
第一步：明确项目目标和最终交付成果。明确这些问题将有助于确定项目的人员配置和项目计划，把它们写下来，然后和项目所有者进行确认。
第二步：明确项目团队成员及其责任。项目的规模、复杂性和具体类型决定了完成项目所需要的资源。确保项目运行所必需的资源包括4个主要类别：运行、行政辅助、管理、技术。制定一个项目团队成员联络表，包括以下几项：姓名、职责、部门、位置、电话号码、传真号码、电子邮件地址。这个联络表随后将发给团队各成员。
第三步：制定项目假设清单。项目团队成员必须要清楚地知道关于项目的主要假设。例如，要说明这样一条假设：由项目经理选择的团队成员，一旦确定参与项目，就要确保项目的成功完成。这条假设意味着，团队成员的首要职责是完成项目分配的任务，他们必须严格履行职责以确保项目的成功完成。
第四步：制定初步项目计划。提前制定项目计划，确定要完成的任务、具体职责以及时间进度安排，这样会节省许多时间。制定计划的整个过程将有助于确认是否有运行项目所需的全部资源，发现潜在的风险，确定具体任务和重要环节的时间进度。用你需要的一切资源来完成初步项目计划的制定。确保在进行项目启动会议时，已经拟定了初步的项目计划。这样做将会节省时间，并且项目也会更快地运行起来。要知道此时项目计划并不是就完全确定了。事实上，项目计划也不该被定死，直至开了项目启动会议，这个计划也仅仅是个公布的草案。一旦组建好团队并分派了明确的职责，应当让团队成员确认各自的任务职责，以及合理、完整并且准确的时间安排。到第一次项目进展会议时，项目计划会更加确定。
第五步：确定取得成功的关键要素。项目团队中的每个成员都必须清楚地知道项目取得成功的要素。花些时间来确定取得成功所需的因素，并用特定的术语给出明确的定义，和项目所有者确认这些关键因素。
第六步：制定项目启动会议的时间安排。项目团队的所有成员都要参加项目启动会议，这点十分重要。与每个成员沟通会议的首选及备选时间和日期。确保即使有人当时不在办公室，但他也能通过电话参与会议。你在这一步的目标就是召集整个项目团队，力求所有成员在项目开始时能接收到相同的信息。通知所有成员在会前某一天领取会议材料，并仔细阅读材料为会议做准备。一旦确定会议的时间和日期，就立刻去预订会议室以及会议所需的电话支持系统等设备。
第七步：给团队全体成员发放项目启动会议材料。在指定的日期，给团队中的每个成员发一份项目启动会议的材料，包括会议时间和日期、项目团队成员联络表、会议议程和会议电话号码、初步项目计划。
让每个人都仔细阅读项目计划，并指出项目启动会议上将做进一步讨论，每个人务必事先了解计划中与自己有关的部分。此外，说明会上将有专门的提问时间用于解答任何疑问。
第八步：明确关键问题及相关因素。在项目启动会议前再回顾一下项目计划，在那些需要在会上强调的地方做标记。相关的因素包括潜在的瓶颈、有重大影响的问题、风险区域等。
