在上一篇，我介绍了个人使用的效率提升工具，这次我们说团队使用的效率工具。在上一篇说过的一些工具，比如：

Microsoft TODO

Trello

Asana

尽管也能在团队中使用，但是会有点力不从心。为什么呢？这就要从团队的工作开始说起。

假定你是创业公司的CEO，你的业务是寻找“二、三线”主播，在抖音、快手上安排直播，带货。

做一个比喻，你的业务是一条生产线，把网红和货从这头放进去，生产线上有一个工位，根据主播和货写文案，经过这层加工，另外一头就出直播内容，接上抖音和快手的管子。

与直接带货的主播不同，你的是有点儿“文化”的视频，在看视频的人眼中，你的主播不是纯粹的“带货主播”，而是“讲故事主播”，或者轰轰烈烈、或者幽默搞笑，买货纯粹捧场。

公司包括这几类人：

CEO：打一切杂

运营部门（2个小姑娘 + 5个兼职人员）：选商品，选直播主题，安排网红直播

开发部门（1个产品经理 + 1个开发）：主要做一些自动化的小工具，提升团队效率

市场部门（2个小伙子）：一个和主流直播网站拉关系，搞排名；另一个寻找有潜力的主播拉进团队

财务部门（1个大姐）：负责从货主爸爸结算，支付直播平台的各项开支、主播的提成和公司的成本

这时候你可能会问：人家网红为什么不自己搞非要跟你？

简单回答呢？就是丛林里的散兵一定会逐渐组织成为一个一个的游击队，散兵时期是短暂的，游击队时期倒是可能会持续比较长的时间才会进入正规军队时代。这事我们下次再详细说。

继续。

虽然只有7个人和5个兼职，但是大家都是居家工作，你希望有一个协作工具，可以：

模拟流水线，每一次直播是一个任务，任务在流水线中流动，从初始创建到最终结算周期仅3天，中间各个都要参与

任务下面可能有子任务，子任务可以分配到人；

可以对任务、子任务做跟踪

做报表，以便评估每个人的贡献；

有日历，所有人预先知道本周和下周即将发生的直播和任务

每个人可以随时收到提醒：当前紧要的任务是什么？今天必须完成什么？

文案由兼职完成写作，需要货方和主播认可；

针对这个要求，协作平台就应该有这几个功能：

可以建立卡片，卡片就是任务，里面要包含子任务，比如文档、附件等；

可以自由建立栏位，即：Trello中的List

有独立的知识库保存各种培训文档

有报表功能

有日历功能

有各种视图可以方便从多角度看整体业务

这下一来，单纯的TODO、看板工具都不行了吧？

这回我们说的这几个就是解决上面这些问题的工具。

一、Tower

基本功能

Tower长这个样。

上面是列表视图。按照流水线的定义，建立的看板视图是这样的：

完整的栏位包括：

未开始

选主播中

文案准备中

可以直播（直播安排中）

直播中

结算中

完成

下面是增加任务的视图：

“把主播和货“打包建一个卡。随着各个工序的进行，这个卡就在看板视图的各个栏位流动，最后到完成。

辅助功能

报表部分主要在“鹰眼”这里，预制的几个功能足够跟踪现在流水线中的任务，确保每一道工序不会延期，截图在下面：

鹰眼功能是收费功能

知识库里面可以放共享文档，这些文档既可以独立存在，也可以附属于一个任务。截图忽略

日历功能就是把当前所有任务按照截止日期摆放，每人每天按照日历干活

汇报这个功能是国内产品几乎都有的，这个功能实际上就是一个“加了提醒”的文档模版，比如每周一早上9点提醒我必须填写，填写的内容就是上周干了什么这周准备做什么等等。当然也可以详细的设定模版中的项目。对于上面的这个主播带货的业务，只要每个任务都顺利完成就表示大家都在努力工作了，只有市场部的两个小伙子需要每周汇报一下。

这就是Tower简单的介绍了，是不是感觉有点儿复杂？只有3，4个人的话，我真心觉得不用这么费劲用这个。相同功能的还有一个产品叫Teambition，同样是10人以内免费。

二、Basecamp

Basecamp 2

Basecamp是我在加拿大本地公司时候大家的协作工具，长这样：

相比较Tower，basecamp简单的可以，所有事情都在一个页面。

别看简单，项目管理中需要的大部分功能都有了，比如：

最新的项目进展 （Last Project Updates)

讨论区（Discussions）

任务清单（To-Do List）

不过没有看板的功能，相当于Microsoft TODO + Google Docs的合体。

Calendar的功能不错，也是按照截止时间把任务排在日历中。

我最喜欢的功能有两个：

所有功能集中在一页，最新进展在最上面的位置，这个非常实用，相比较Tower的“动态”需要点进去看，这个方便多了

看到Discussion下面，有一把小红锁跟着红色文字的，写的是：客户看不见这条。在这里插一句：Basecamp的初衷并不是只为了团队的协作，而是基于一个伟大的梦想：与客户的协作。

但是实在是有些内容客户不宜，所以才有的这个功能，算是个妥协。

上面说的是Basecamp 2，他们还有Basecamp 3。

注意，3并不是2的升级，而是另一种形态，应对不同的使用场景，这种设定版本号思路也是骨骼轻奇的思路。

Basecamp 3

长这样：

页面上6个功能组成部分：

Message Board：比较正式的信息板

Campfire：相比较Message Board，这部分就是闲聊区

TODO：任务清单

Schedule：日历

Docs & Files：文档

Automatic Check-ins：这部分有点儿意思，就是Tower里面的“汇报”，但是用一种温柔的方式。想象两个场景哈：

Tower场景：领导对你说：每周写一个周报，这是模版，别忘了按时提交；

Basecamp场景：领导对你说：我有一些问题可能每周都会问，是这个几个问题；

Basecamp 3值得一提的有两个地方：

1、还是没有看板的功能，看这个图：

象看板吧？可惜不是，这是任务的分组，任务不能在分组中拖来拖去

2、第二个，“此消息客户不能看”这个功能没有了！我做了一些调查，发现并不是去掉了一个功能那么简单。在“小组成员”的邀请中，根本就没有标记“这是客户“的选项了，也就是说，Basecamp 3不再象Basecamp 2一样秉承“与客户协作”的理念了，而是彻底的不打算邀请客户了。也有可能已经进化到“没啥事不能告诉客户”的阶段了（表示不信）。

三、Airtable

这个是我推荐目前最好用的，也是截止现在我还在使用的，长这样：

咋看一眼，这不就是Excel么？Excel把sheet放在下面，airtable把sheet放在上面了。

其实不那么简单，我列举几个特点：

定义列的格式

有点儿象“调查问卷中的表单”，你可以定义每一个列的格式。这样一来，增加数据就会很方便了。

同一个表格，有多种视图可以查看数据

解释一下Form和Gallery吧：

这个就是Form模式，用于收集数据的，这又神奇在哪儿？

注意到没有，上面的所有工具都没有提到“匿名收集数据”，也就是说，你一定把某人加入到你的团队中，他们才可以输入和贡献数据。但是Airtable，你完全可以把这个Form的链接共享出去，谁都可以给你贡献数据！

相比较Form，Gallery显得不是那么“划时代”，如下：

什么时候用Gallery呢？比如你是卖货的，你有大量图文信息需要和别人协作，或者你是一个Bloger，你有大量图片需要共同编辑。

Airtable的强大之处在于高度的可定制，当使用看板模式的时候，第一次回询问你“想用哪列当作分组“，会把所有设定成为单项选择的列出来，比如我的列表中有一列叫“Status”：

这种方法是不是比Trello傻大黑粗的让我挨个定义分组聪明了许多？我可以放很多“单选类型“在列表中，比如：

开发人员是谁：用它分组，卡片拖来拖去就能实现设定不同的开发人员

Backlog的优先级：用它分组，卡片拖来拖去就能实现给Backlog中的任务分优先级

提需求的客户：用它分组，卡片拖来拖去就能实现“一个需求本来是客户的业务爸爸提的，但是后来业务爸爸不逼命了，改成IT爸爸了，后来改成自己人的产品经理了”

是不是特别贴心？

四、Jira

这是最后一个我建议的工具，Jira是加强版的Trello，也是10用户以下免费，如果不用Scrum方式做开发，我觉得还是用Trello吧，简单易用，Jira太麻烦了。

如果你是开发团队，还用Scrum，那必须用Jira，看下图：

如果熟悉Scrum的话，就会发现很多东西都自动化了，而且模块化了，不用自己创建了。没用过Scrum的，可能会觉得限制太多。

几个工具我的推荐如下：

如果自己用，今天的工具都算了吧，相比较上回说的工具，今天介绍的没一个省心的。

如果你非常习惯Trello，可以尝试Airtable或者Jira，仅此。

Trello和Airtable怎么选择呢？

如果你的数据大部分是非结构化的，比如图片、文字为主，Trello是好的选择

如果你的数据大部分是结构化的，好像数据库中的表，Airtable是好的选择

如果你是用Scrum，不论是不是公司用，Jira都是最好的选择

如果只是一般的事情和工作流（类似上面的主播带货的例子），Tower和Teambition都行

对于Airtable和Tower之间的对比，我的看法是

Airtable更像是几个朋友平等做项目的感觉，松散组织

Tower更像“下命令”、“完成命令“的感觉，如果你公司是这种风格，用Tower对哪方都舒服

至于Basecamp么，我建议你把它当成一个加强版的TODO吧，它赢在了简单上。

写在最后

团队选择工具和个人选择工具出发点很不一样。个人的，只要自己用着舒服就行，团队的，就要考虑的很多了。

团队效率工具不在于选择好或者不好，而是团队的成员是否都认可和喜欢，相比较而言：一个团队选择了正确的工具但是团队每个人都不用（或者糊弄）；另一个选择了“低效”的工具但是团队中每一个人都努力贡献；我更欣赏后者，并且深深相信他们会在某个时刻重新选择属于他们的“更高效”的工具。