你是真的忙碌还是真的盲目？感觉自己有很多事要去做，却好像几年过去了好像没有特别显著的成长。如果你有5分钟的时间阅读这篇文章的话，或许可以让你获得些关于时间管理的收获。如果你没有时间请跳到文末有相关的干货送给你。
四象限法则怎么用？
上周我的朋友小H准备去面试会计总管，我帮她做面试提前测试，发现简历上自我评价的一栏上写上拥有很强的时间观念。
换句话来说她懂得如何进行时间管理？我一时间很好奇问了下她你认为什么是时间管理。
“就是把事情分为重要不紧急、重要而且紧急、不重要但紧急和不重要而且不紧急。”她回答道。
我：“那你举些例子，就比如你之前做的工作你是怎么划分这个的？”
她没想到我会问这个问题，瞬间不知道怎么回答。
“我发现很多人在工作中都不能好好的弄清时间管理的概念，这群人会在工作中会出现这些差错。”看着她疑惑的表情我回答她。“这些人在工作中会遇到这些情况。”
1.领导分配任务下来，不知道是完成手上的任务还是领导的。
2.同事委托的任务不知道安排在哪个时间段
3.客户的电话反馈和要求的内容
4.临时会议的安排不知道要准备什么
5.每天都有加不完的班，总觉得任务多得不得了，时间不够用
6.有时候领导交代的一些看似不重要的任务，会把任务搁后，老板要的时候交不了差。
。。。。。。。。。
那么怎么办呢？其实这都是所有人会遇到的问题，你应该学会判断每个任务的重要程度和紧急程度，在根据情况来放入四象限中。
我向她展示了四象限的分布图，和象限放入的要求和原则。然后举了几个例子让她进行分类。
1.临时的会议
2.帮助同事解决在运营上出现的问题
3.对产品文案进行编写
4.通过网络电视看NBA
5.去客户地方交付资料
6.给办公室领A4打印纸
7.发现发布的文章出现严重的错误
8.编写公司的简介
9.编写公司的新闻稿件
10.领导安排一个项目说明文档
11.和市场部的经理小王商量销售策略
12.归档自己的所有重要文件
13.客户的投诉
接下来我们来把这些事情放入四象限，你看看我和你放这些事情的区别在哪里。
第一象限（重要且紧急）：我们知道这件事是很急迫又很重要的，那么达到这种标准的事情通常会和未来的公司利益、声誉挂钩的。所以上述例子，事件7和事件13符合这类标准，我们当下应优先处理。
第二象限（重要不紧急）：这类象限可以说通常是一项庞大的任务，有时候需要一定的时间和其他人的合作来完成，而且未来是对自己工作有利的。比如例子中的事件3、事件8和事件12。
第三象限（不重要紧急的）：这类象限可以说是截止日期很短，容易造成我们忙而且盲目的源头。比如例子中的事件1、事件2、事件5、事件6、事件9、事件10和事件11，这些事件都是比较紧急的，而且这些事情有些不是和自己职责直接挂钩的。
第四象限（不重要不紧急的）：这类象限就是不做工作相关的事情，上网、上QQ、聊天类似的娱乐事件。
我给你个建议：我们大多数人忙碌通常都会徘徊在第三象限，如何摆脱这些杂事，有三种方法。
1.明确职责，确定这件事不是你本职工作。
2.委婉拒绝，注意沟通方式。例：“很高兴你找我帮忙，但是我目前手头上任务的截止时间要到了，所以不好意思。”这样会拒绝让人觉得你很忙也不会破坏了同事之间的感情。
3.推荐适合的人去做。比如事件5解决方法正好市场部的小黑准备出去，拜托他帮忙送文件给顾客，记得提前和客户沟通。
4.当下能花不到5分钟完成的立马去做。比如事件11，完全可以直接过去去和市场部经理小王商量，如果小王没有时间也可以提前约好时间。
我：如何去行动，首先你得有一套时间管理的系统工具，我推荐给了她这个表格，然后告诉她这表格的好处。
1.可以保存每日工作时间到月工作表里，一个excel表格满足所有，不用再创表格。
2.按照四象限法则来编排，除去了不重要不紧急部分。同时有任务拆解表格，也就是下一步行动。
3.自己可以根据任务的优先级划分重要程度和紧急程度，标注完成日期和完成情况，未完成的任务，事情未完成或者有注意事项可以在备注一栏补充。
如何培养好习惯
小H:你说的好像有道理。但是突然间让我写工作表，我感觉做得不太舒服，就比如我想早起锻炼身体，结果老是赖床，没有这种欲望。
我：其实你已经意识到了，最困难的部分就是问自己“为什么要培养这个习惯。”你会有种心态，拒绝去学习新的东西。因为你潜意识的判断，这东西虽然有些用，但是对于自己太困难了，所以没有迈出第一步。但我要说，我没有一下子要你养成这种习惯啊，你可以慢慢来。比如运动这件事，你一天做20个仰卧起坐你可能会说会加班没时间，陪客户没时间。但是我们把难度降低，一天做一个可以吧，先养成一个微习惯。这种微习惯的好处是什么，你只要踏出第一步，你仰卧起坐就不止做一个，因为任务简单我们随时可以完成，保持每一天做这个动作，你可以根据自身的情况在做调节不是吗？
小H：听你这么说好像也是啊，那么我怎么能保持呢？
我：当然要保持肯定要对你的习惯有个反馈，不管是运动还是记录表格，你得有个反馈。你看看这个表格就可以记录你的微习惯。
我：根据你的情况可以增加每天的次数，而且这个表格可以根据你的次数进行排序，让你明白哪些习惯你已经可以适应，哪些习惯还得增加重复次数，这些微习惯花费的时间也少，进行这些训练在哪里都行，所以挺适合你的。
小H：看上去好像很方便。
我：随着你微习惯的养成后，你可以向更大的目标进行挑战，相对的你会碰到更大的挑战，所以你得适当的给自己的奖励，分享你的挑战在你的朋友圈内，你还可以通过社交获得一定的成就感。然后这个表格可以升级成这样。
我：奖励自己以天数来定，比如21天可以买件衣服，66天可以买个平板，90天去武汉旅行，只有放肆庆祝自己的成功，你才能获得收获，所以不要吝啬给予自己的奖励。
如何记录自己流失的时间
我：我们制作表格的目的是什么？
小H：要我们变得更有效率？
我：对的，但是要变得有效率，你得知道你的时间用在哪了。有的人1个月读一本书，而有的人却能1个月读却能读20本书，因为每个人的时间利用率不一样。对了你不是还没离职吗？我给你这个表格你回去记录下，你的时间花在哪了。你看看你工作的时间是用在哪方面多？是沟通？是杂事？还是打电话时间多？
一天后我们又见面了。
小H：我发现我一天内就完成了2件事，检查、回复邮件和完成了早晨的会议纪要。延时完成了审核报销单。还有4件事没有完成。呜呜~怎么办？
我：是不是发现自己明明有很多的时间，却没有完成任务对不对。而且你也可以发现投入正经工作的时间太少了，大多数的都在杂事身上，事情做的不高效。我给你4个方法：
1.每天写工作日记，只有知道自己哪里做不到位了，你才能去改错。工作日记要记录你的进步，你要知道当时没有做这件事找了什么借口，要进行反思，反思后要继续跟进这件事，只有在失败中前进你才会有收获。同时每天回顾前一天所做的清单，你会明白你今天会做什么。
2.保护你的时间。在自己觉得能高效工作的时段避免被打扰，可以关闭手机，可以拒绝一些不是你分内的杂事，先把重要的事情推进，在其他时间合理安排杂事。
3.记录每天的任务，利用四象限法则将其分类，清楚自己要做的重要的事情。
4.有特定时间期限的事情要写进日程表，要别人处理的事情要及时设置提醒通知他人。
小H:好的，我会按照你的方法先试一试，然后给你反馈。
果不其然，通过微信聊天小H发现自己学会时间管理相关的技能，发现能处理的事情更有效率了，不再为事情没完成而感到心理上的压力，同时更有自信了，因为她从中获得了好处。最大的惊喜是她面试成功了，而且在回答时间管理这方面的问题她让面试官留下了深刻的印象，从而杀入复试一举获得该职位。
现状会影响一个人的心态，一个人的心理特征是稳定的，人的行为和决策会随之做出正确的判断。
表格其他内容
这些表格全部组合在一个excel里面，只需要一键保存就可以持续记录你的清单，不用再建表格。如果想领取表格的话，请评论回复你的邮箱号我会发送给你。
