为什么要开会

老七以前在单位上班,十几个人的单位,每周也总有大大小小的会议要参加。周一早上必备的周例会,领导总揽全局,各部门汇报上周工作,领导布置本周工作,各部门表态落实,领导再总结一番,一上午过去,该吃午饭了。

我们单位是行业协会性质,开完了内部会议,还要组织很多行业性的会议,比如会员大会,常务理事会议,理事长会议已经各会员单位总经理联席会议。这些会议有固定的周期,每月或双月要召开一次。从事前沟通,到协调时间,再到预定会场,采购礼品,印发通知,准备会议材料,待到会议正式开始,做好各项服务工作,到会后聚餐,礼品赠送,乃至会后新闻通稿,会议记录,印发会议纪要等等,整个流程从开始到结束,几乎是两周的时间过去了。我们单位人员少,每个人身兼数职,像组织大型会议这类事情,一般不光是办公室和宣传部操作,甚至是业务部门也都要全员参加。

而且,不光是这些大会,我当时所在的宣传部,负责着整个行业对外宣传工作,我们有一个网站和两份内部刊物,一本行业资讯类,一本学术研究类。而我们宣传部加起来总共3个人,一个领导,另外就是我和一个同事了。具体工作,都由我和同事俩来处理。因为稿件来源的关系,每年我们都会要举行一到两次的通讯员会议和作者读者交流会。这个原本属于部门内部的会议,由于人员不够,一般也都要全单位协同作战,才能开好。

当然,这个是以我们为主,其他部门协助。所以,往往需要提前两个月发预通知,什么是预通知呢?就是我们先确定一个大概时间和地点,确定几个大概主题和研讨范围,请会员单位和作者们报名,统计人数,等人数差不多都定下来,我们再确定地点和时间,去聘请行业专家授课,再发正式通知报名参会。所以,一年里有那么几个月,我们都在忙着各种会议。

忙完了自己的会议,我们还要去参加各种会议,比如全国的行业会议,兄弟省行业邀请的会议,中部六省联席会议,华东联席会议等等,到了省内,还要参加民政部门组织的协会会议,社科联组织的学术研讨会,而直属主管部门的会议就更加多不胜数,大大小小的会议基本行业协会都要参加或列席,而我们宣传部,相当于行业内部的新闻记者,逢会必到,拍照写稿是分内工作。

后来进入保险公司工作,在办公室身兼文秘和品宣,同样是要参加各种会议,周一早上大晨会,全司参加,完了部门负责人会议,然后各部门自己的例会,这些都是每周常态,另外公司还要组织产品说明会、客户回馈服务会、营销培训会、多部门协调沟通会、上级领导来检查要开汇报会、同行来交流要开学习交流会、下级来学习要开讲评会,各种会议,多不胜数。

为什么要开会?

管理学家彼得·德鲁克说:“我们之所以碰头,是因为要想完成某一项具体工作,单凭一个人的知识和经验不够,需要结合几个人的学识和经验。”在信息急剧膨胀、竞争愈加激烈的商业社会,企业尤其需要通过会议互相合作、分享知识。在很多企业,会议往往决定了是否做某项工作以及何时做,换句话说,会议控制了工作流程。开会提供各方沟通的机会,但沟通本身并不是开会的目的,会议的目的是通过沟通达成共识。成功的会议有几个特征:会议时间恰如其分,与会各方达成共识,会议结果具体有效,会议决定得到落实。

当然,如果所有的会议都能将成果落到实处,那会议是有效的,在商业社会上来讲,这是有价值的经济行为,是符合商业社会逻辑的。但是,问题是,我们很多的会议是无效的,或者说无意义的,纯粹是浪费时间。不光是浪费时间,关键是很多公司的会议是占用了员工的私人时间,是在上班的八小时之外,下班以后,或者周末开会,这是常态。

老板们为了让他们的员工全身心的投入到工作中去,所以选择不占用员工的工作时间,把会议放到下班后或者周末,而会议的内容更多的是无意义的空话废话,老板上面唾沫横飞指点江山,员工在下面无聊至极昏昏欲睡,这样的会议有效果吗,会得到成果吗?我想未必。

其实,很多领导们也心知肚明,这样做一点意义没有,但是架不住大环境的影响。好像别人都在开会,就我们不开会,显得另类不务正业而极不正常。要不,我们也开一个,随着大流走,总是没错的。很多领导都是这种心理,开会不是为了开会,而是开给更大的领导看。就像加班一样,很多人晚上下班了工作也做完了,一看领导没走,那也磨磨蹭蹭呆着不动。这样的人有很多。

从管理学的角度考量,会议越大参加的人数越多,学到的东西和成果越少,会议越小参加人数越少,取得的效果越好。两个人一对一会议,沟通起来最直接高效,三个人就会有分歧和不同观点,再多的人就只能长时间磋商和傲战,最后举手表决少数服从多数。甚至开到最后也没有得出个所以然来,这样的会议也是有的。

巴菲特午餐拍卖,价格一次比一次高,但为什么还是有那么多人热情竞拍呢?是因为纽约牛排骨的牛排好吃吗?当然不是。是因为竞拍成功,你可以得到一次面对面和他交流向他取经的机会,这个几小时一对一单独交流的小型聚会,比你去参加他的股东大会或者整天听他论坛讲座光碟,所得到的效果不知要多多少。

其实,会议在精而不在多。会议的最终目的是要达成某种决议,没有结果的会议不如不开。那么如何提高会议的效率呢?我以自己的经验分享以下几点:

1.首先在举办会议时,会议发起人应将会议的议题以邮件或口头形式传递给参会人员,这样可以让参会人员明白会议讨论的主要内容,提前做好准备工作。

2.会议发起人不仅要对会议的整个流程做好充分的准备工作,而且还要对在会议可能出现的其它变故做好充分的准备工作,并形成书面材料,同时将会议上要讲的内容提前以邮件形式告知其它参会人员,尽量保证在最短的会议时间内达到最佳的会议效果。

3.在会议进行过程中,要找专人做好完整的会议记录。在会议结束后,将会议记录及最终讨论结果编辑成邮件发送给参会人员。

4.在会议进行前,要确定好会议议题,在会议进行时所有讨论都要紧紧围绕议题展开,当参会人员偏离议题时,会议主持人有权及时打断,避免浪费大家不必要的时间,而得不到想要的结论。

5.会议结束前,一定要得出会议讨论的结果,这也是举办会议的最终目的。没有结果的会议最终只能是浪费彼此的宝贵时间。

6.会议发起人要做好会后的追踪工作,确保会议的讨论结果应用到了工作实践中,否则也将达不到会议举办的效果。

当然,最后从员工的角度,会议数量要像变态的老板一样越少越好,会议时间要像女孩子的裙子一样越短越好,会议效果要像自己的工资一样越高越好。

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