年终岁尾，又是一年汇报季，汇报PPT如何写又爬上了我的烦恼清单？
专项工作完成后，领导要求做一份复盘总结，到底怎么写才能准确表达，展现成果？

这些问题不仅困扰着每一个平凡的打工人，同时也困扰着看汇报PPT的人——你的领导们。
打工人觉得汇报PPT不会写，总是不能很好的展现自己的工作成果。
领导们看完PPT完全抓不住核心思想和重点内容，最终看了个寂寞。
那么，你是不是会想“我应该如何解决这个问题？应该如何写出优秀的PPT呢？”，如果你有这种想法，可以登录各种职场技能类公号或网站，搜索如何写成优秀的PPT。
我这篇文章只说写出一份及格线以上PPT的基本方法，不保证学会后能达到优秀的水平，毕竟优秀的标准因人而异。
同时，这篇文章也不会强调说明具体技法，比如如何定义配色、如何处理图片、如何设计图表等等，如果你想了解的是这些，也请参照上面的搜索方法。
这篇文章只分享两部分的内容，如何清晰的架构汇报的内容、需要规避的PPT深坑。

1.如何清晰的架构汇报的内容

（1）明确受众和目的

这是所有工作中最重要的第一步，不同的受众你所需要采取的架构方法完全不同，比如给公司总裁汇报和给部门经理汇报，你的内容架构方式必然根据他们各自关心的点做侧重。
目的不仅是你的目的，还包括受众此次看你汇报的目的，这是很多人容易忽略的一点，都只记得自己的目的是什么，而忽视了受众的目的。
比如专项工作的过程汇报，你的目的是汇报进度和中期结果，而受众的目的可能在此基础中更关系有无风险、是否需要资源支持。如果只分析自己的目的，那么就会只侧重进度和结果的呈现，而没有分析出受众更关心的风险和资源。
只有这两个都清晰明确，才能保证接下来的内容架构不会离题万里。

（2）架构内容

看到标题是不是想到“我马上打开PPT，从第一页开始写”？
如果你冒出这个念头，就马上把它掐灭，这是最大的误区，既可能会拖慢进度又可能会造成返工。
那第一步要做的是什么呢？
拿起自己最趁手的思维工具（纸笔、Xmind等等），从目的出发梳理PPT完整的架构。
整体的结构思路就是，PPT我要分成哪几个部分，这几个部分各自的目的和作用是什么，他们之间的逻辑关系和承接是什么。
举一个我用过的框架：

总共分成五个部分：
第一部分是所有PPT的架构图，用PDCA的形式将四个模块的内容串联；
第二部分基于目的目标做差距分析，然后落地成为工作项的监测指标；
第三部分从设定的监测指标开始分析现在的完成情况，在每一项指标里面做复盘分析；
第四部分说明基于整个工作总结出的方法；
第五部分说明接下来的工作计划和关键任务。

整体架构做完后，是不是可以开始一页页写PPT了呢？停下你躁动的心激动的手，到这里要开始进行第二层的架构
每个部分的内容架构。
依然以我上面描述的例子做说明。
第一部分就是针对整部PPT所有内容的架构，不需要再做。
第二部分需要架构出来如何如何从目的目标拆解到监测指标，比如第一页先拆解目标到指标；第二页从接手前的情况和指标之间做数据对比，得出差距；第三页描述工作计划及完成情况。
第三部分是说明监测指标的完成情况，那么指标多数情况下可能会有多个，所以后面可以针对每项指标进行说明，但是在这之前首先要有一个指标总体情况说明。按照总分的结构更容易让受众快速记忆。
第四部分总结的方法也可能会有多个，也应该在之前用架构图的方式将所有总结的方法整理出来，让受众更容易理解。
第五部分的下步规划，至少要说明三方面的内容：下阶段的目的目标指标、具体工作计划和关键任务、风险识别和资源支撑。
这一步完成，距离写一份及格线以上的PPT已经完成50%。到这里才要真的开始写每一页内容。写每页内容，不是说你就可以开始像写作文一样码字。
而是结构化的设计每页要呈现的内容。

（3）设计页面

用结构化的方法将你所要表达的内容呈现出来，有很多种模型和工具。常用的有：

分类法-按照属性将内容区分成几类，然后描述具体特征做总结；
过程发-可以按照流程、时间、逻辑、阶段等方式将内容顺序整理起来；
要素法-基于事物的特征、组成要素分成几类，容易跟分类法混淆；
公式法-用简单的数学公式说明逻辑关系，且可以针对公式的组成要素进行拆解逐项说明；
矩阵法：选择两个至多三个维度划分象限，将所要表达的内容划分类象限中。

每种方法都有各自的特点，也就有最佳适用范围，并没有一种方法可以适用所有内容表现，需要根据具体情况而定，以后有机会再聊具体方法的使用，本篇不展开。
以上这些都是页面内容设计的思考模型，根据这些具体的模型，可以辅助整理内容进行每页的设计。但是在设计过程中，还有一些特别容易踩的坑，有些坑一旦踩进去，整个PPT都可能报废。

3.编写PPT常见的坑及避坑方法

（1）大量文字堆砌

在PPT每页的具体展现形式上，各种形式的展现效果优先级是：图片＞表格＞文字。
设想一下，一个PPT页面上写满300个文字，一个PPT页面上有1~2张图，图旁配20多个文字，你在视觉感受上更愿意接受哪个呢？

（2）没有统一背景

第一页PPT是白色、第二页是蓝色、第三页都是黑色......
讲述人的思维旋转跳跃会让受众的思维跟着一起旋转跳跃起来，这样的结果是最后听众的大部分注意力都被分散在为什么页面的颜色不一样上。

（3）字体字号段距等全不同

第一页标题用三号字宋体、段间距1.5倍行距；第二页标题用小五字等线、段间距1倍；第三页标题用新魏字体、段间距2倍......
单纯从美观度上说，整齐划一比具体设计好得多，具体字体上可以采用微软雅黑。

（4）同一类型内容多种表现框架

比如都是指标项的完成情况说明和复盘，一张用矩阵法、一张用要素法。这样根据实际情况来说，也不是不行，但是如果能采用统一的方式能让听众的理解成本最小，或者页面设计上可以采用统一的结构。

（5）重视美观忽视逻辑

将80%的精力放在图片美化、字体调整上会导致最关键的逻辑框架和内容部分做不好。
逻辑和框架类似于人的骨骼和内脏，而美化只是外面穿的衣服，衣服好不好看也重要，但是在这种正式的汇报场景下，更重要更应该花费精力的恰恰是整体和逻辑和框架。

（6）违背默认规则

这条因人而异，因公司而异。
要说明的是在每个公司内部会有一些大家脑海里默认的规则，比如绿色代表没问题，黄色代表需注意，红色代表有问题。
在具体做的过程中，顺应这些规则很重要，可以降低受众与表达者之间的理解成本。
就像社会中大家都默认红灯停、绿灯行，大家形成的共识会让秩序更好维系。

4.总结

以上的内容仅是自己在做PPT过程中踩过或者看别人踩过的一些坑，并总结出的一些经验，希望能对你有所帮助，同时也希望你能分享自己的经验，让更多的人可以做一份及格线以上的PPT。
另外，我想这篇文章写完不是终点，随着大家的反馈和分享，该篇文章会持续更新，希望能逐步扩展为大家共创出的一份完整PPT操作方法。