有很多并不复杂的英语词汇，许多人却很容易搞混多年。比方说vacation和vocation这个词，看似只有一个字母不同，其实意思完全不一样。Vacation是指休假，和老板申请休年假的时候要用到这个词。而Vocation的意思是职业，而且用法非常正式，比方说My vocation is one of a teacher.(我的职业是老师。）

  我有一个很要好的前同事，工作能力很强，年限也比我久的多，但有一天我听到她对老板说：

  “I will be on vocation for 4 days.”

  在听了太多遍以后，我斟酌了一下，还是告诉她其实假期这个词不是vocation而是vacation...她捂着嘴很吃惊：“要死了，这么多年我一直是说vocation啊。”

  同理，我今天所说的Agenda和Itinerary，也是非常容易搞混的两个词语。

  首先，说下它们的意思和有什么不同。

  Itinerary这个词本意就是旅行的行程和路线。但在职场里，我们会看到如果你的部门有客户和访客去中国公司参观，老板可能会叫你出一个itinerary，这里itinerary就是行程单的意思了。你们星期几从哪里到哪里，几点干什么，酒店住哪里，都会在这样一张东西上找到。而职场新人很容易被委托到这样的“重任”，别以为只是排个行程单那么容易，要知道你自己出去旅行做个攻略有时候都累死累活，更何况一张可能牵扯到商业利益的行程单呢。

  再来看Agenda，这个词翻译过来是议程和日常工作事项的意思。其实在职场，agenda就是会议议程表的意思，要把你们此次会议或者来访要谈的几个问题都写清楚，会议中的议题顺序也要按逻辑顺序事先决定好。

  有关agenda这个词还有几个比较常见的用法。如果你去找老板谈一个让项目无法进展下去的问题，老板回答说："It is also on my agenda."或者"I also think this is on the agenda."。这里on the agenda和on my agenda直译过来就是“啊，这个问题的确也在我的议程表上。”也就说说，老板也对这个事情很担忧，并且愿意一起讨论并解决这个问题。

  而面对一些比较敏感的议题，你的同事对你说"It is a hidden agenda." 这又是什么意思呢？其实就是这是一个比较保密的计划，表面看不出个所以然的那种。换句话说，也就是要你嘴巴闭牢了。

  我印象很深刻的一次是我们有一位美国女老板，在邮件里问我们此次董事会的agenda是什么，我们就发了一个总体安排过去，结果女老板回复说：

  "I am asking for an agenda. This is an itinerary."

  中文是：我问你们要的是会议议程，你们咋的给我整一个行程单？

  瞬间恍然大悟。

  这里还有一个词会让大家有点分不清楚，那就是schedule。这个词的近义词是timetable,也就是时刻表。那有人会问，itinerary和schedule到底什么区别呢？

  Schedule相对来说简单许多，不会像itinerary一样涵盖那么多细节。Schedule一般都是如下的格式：

  9am- 12pm          Meeting

  12pm-1pm           Lunch

  1:30pm                Leave for airport

  Schdule这个词也可以用来说项目的进度。比方说，我们说一栋大楼建造的进度：

  ◾Lay the foundation – by Feb. 1  (2月1日前要完成地基）

  ◾Build the structure – by July 1  （7月1日前要完成构建结构）

   那说完了它们的区别，我想给大家一些做Agenda和Itinerary的心得。

  如何做好一份Itinerary？

   以下几个要素必不可少：

   Date日期：一般这个都会用不同的颜色标注出来，看起来会比较方便。颜色可以看是不是需要用公司的标准色，很多公司的市场部会有一套专门的公司用标准色，大家可以参考。

  Time时间：大家注意写清AM和PM，中午12点是12PM，而凌晨零点是12AM。

  Item活动：写清楚这一个时间段是干什么。

  Attendees与会人：如果与会人很多而他们名字又很长的话，可以用字母缩写，然后在itinerary的最后做好标注，比如AS- Andrew Smore.

  Location地点：地点还没有定下来的情况下，可以写TBD，也就是To Be Decided，待定的意思。

  Remarks备注：这一栏可以写一些你需要大家注意的地方，比方“car already arranged" (车辆已经准备好)，或者"Mike takes off with MU518" (Mike在这里离开会议去赶MU518这个航班)。

  Notes注意事项：酒店信息和地址，还有一些需要提醒参与人的地方，都可以写在Notes里放到最下方。

  在做itinerary的时候，记得要给活动和活动之间预留buffer（缓冲时间），两个会议之间最好不要无缝衔接，可以穿插一些coffee break（喝咖啡给大家上厕所的时间，一般10到15分钟）。

  所有的从A地点到B地点需要多长时间都要预先做一下功课，最好问一下之前走过这个路线的同事，千万不要想当然。有的时候itinerary上的5分钟会是实际情况中的20分钟，所以要按最实际的情况去预算时间，顺便加个5到10分钟的buffer。

  如果你的访客刚下飞机，在时间允许的前提下，请务必询问对方是不是先去酒店入住并且freshen up（梳洗休整）一下，这是非常有礼貌的做法，也会让对方在冗长的会面前有所准备。毕竟没有人想下了飞机就被拖到一个4小时的会议里。

  给大家看一张合格的Itinerary。

  这张行程单比较清楚也没有废话，还把酒店的地址和参会人的酒店confirmation number（订单确认号）放上去了。

  我再给大家看另外一张行程单，稍有些模糊，请谅解。

  但大家是不是能看出明显差别呢？这张行程单不仅给了大家Option选择，还把Dresscode着装要求也列上去了，我看到过日本同事还列出过天气，真的是非常细致。

如何做出一张漂亮的Agenda？

  会议议程其实是非常严肃的文件，请大家把公司logo放到页面左上角，并使用公司的信纸文档。大家可以看下图的格式。

  在文档的header页眉或者footer页脚上，你可以像这个模板一样写上这份会议议程是谁批准(approved by)的，一般都是你的老板。也可以写上是谁发布(issued by)的，一般是你的话就写你的名字。

  此外，一般会议议程都会有一定程度的保密性，请在适当的地方加上“classcified document"的字样，即保密文件。

  给大家一个百试不爽的模板套路，基本跟着不会出错。

   Agenda Management Meeting

   会议名字，这里举例的是一个管理层会议

   Mar 21st, 2017, Tuesday, 09:00 - 13:00

   日期，周几，几点到几点

   Shanghai Office

   地点

   Previous minutes/outstanding action points

  上一次会议纪要所记录的重大开口问题

   New Items

  新增项目，一般都是比较重要的新项目

   Standing Items

  每次都需要汇报的固定项目，例如每个月度的operation report运营报告和finance report财务报表）

  Business Update

  业务更新，大家轮流发言说自己问题的时刻

  Any other business

  其他问题

  Next meeting: April 20th, 9:00-13:00 in Beijing Office

  下次会议时间：几月几号几点在哪儿

  在做完Agenda和Itinerary之后，你要做的事情都是在发送前给你的老板或者同事进行确认。职场很忌讳随随便便什么都没有check就发送出去然后再改再发这种事。

  Get it right the first time!

  从一开始就把事情做对！

  毕竟如果连agenda和itinerary都排不好，怎么有足够的勇气去面对更加复杂的项目呢？