该如何从你“日理万机”的桌面解放?

整理,不仅存在于我们的房间、我们的生活,更需要整理的是我们的工作环境,因为工作环境是否整洁决定着我们的工作效率、决定着我们的工作成果、决定着我们的事业成就感和生活幸福感。

《超级整理术》一书的主要目标是为我们提供一张整洁清晰的办公桌,一份条理清晰的工作清单,一个轻松工作的可能。

作为职场实用类书籍,我们有必要去执行其中有用的办法,以远离混乱和失败。

01 从心出发 绘制蓝图

你是否觉得自己的工作很混乱、很繁杂,你是否每天毫无计划、手忙脚乱,你是否每天有恃无恐、横冲直撞?如果这样的状态很符合自己,你就需要停下来考虑一下自己的工作了。首先要思考自己的工作目标,是为了加薪还是职位升迁,或者是专业深入。试着回答自己三个问题:

1、现在处于哪个阶段?

2、如何走到今天?

3、到底想要什么?

这三个问题可以帮助你思考自己是否在坚持最初的梦想,是否喜欢自己的职业,是否以自己的工作为傲,是否得到了足够的满足?

列个梦想清单,当你把自己最喜欢做的事融入现实,你就能确定自己的工作是否符合追求,对待工作也能更有激情。

02 建立习惯 例行公事

你是否每天早上起来像打仗,你是否觉得家里堆满了杂物,你是否觉得桌子上放了很多不必要的东西?

要开始一天的工作,早上一定得清醒明白,早起做一下简单的锻炼,吃一顿丰富的早餐,穿上前一天晚上准备好的衣服,清理一下厨房和厕所的垃圾,让自己和家都整洁有序。

如果你住在一个大家庭,就得做好更细致的规划,洗漱时间分配、家务劳动承担、早餐准备分工,孩子也要学会自己穿衣吃饭、这样才能避免整个早上的鸡飞狗跳。

而对于杂物,最好的方法就是每天清理15min,扔掉几样不需要的东西,物归原位,当然首先要有物品清理的决断力和物品的特定摆放归类系统。

把每天必须要做的事项,规定时间来做,不仅有利于养成良好的习惯,还能避免因为打破日程规划儿导致混乱。我们不能保证所有事情都按照我们的规划发展,但我们能保证我们把自己必须做的事有条不紊得做好做到位了。

03 运用公式 建立系统

不管是家还是办公室,一个整洁的环境会对生活和工作的心境产生正向积极的影响。如果你的周围还是一片混乱,就有必要来用一下魔法公式进行清理了。

何为魔法公式?其实是整理的三个步骤:清除、分类和整理。

清除包括:1)扔掉不必要的东西,比如垃圾废纸,过期的食品或药物,同样种类的东西,经过更新的文件,用不到的产品等等。2)重新放置的物品,比如不适合放在办公室的私人物品。3)归还他人的东西,比如借了很久的书,文件档案等等。

分类则是建立系统的关键,把同一种物品放在一起,同时尽量精简。繁杂的文件也需要按照统一的标准、大方向和细分目录分类,这样会方便查找和他人接手。

组织,就是把分类以后的东西放在固定位置,分类好的文件建好档案目录统一存放。

分类是个比较困难的事,当你不清楚该如何分类时,找个没人打扰的时间,把文件拿出来分门别类,找出共性,等所有文件清理完毕后再建立档案分别存放,同时建立主文件档案目录,区分好大类及其子类别,方便再次找寻。

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04 行事有历 理清待办

行事历是我们每个人的工作生活日历,每一天我们都有自己的行程安排,有的多到忙不过来,有的少到不用记录。而行事历主要就是为繁忙的工作者或创业者准备的。好记性不如一纸一笔,记录要做的事及其截止日期,安排好每天的出行、办事计划,并同步到自己的电脑或手机,走到哪里都能接着干下去。

根据行事历,制定出每日的待办事项,并对其进行分类,比如工作、个人、家务和家人朋友。根据事情的紧急重要程度安排时间去一一完成或一并完成。对于犒赏自己的事项一定要确定时间,否则就容易忙其他事而忽略善待自己。

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一些无法立即完成的事项,需要根据最后截止日期,把这一事项分成几个步骤,分配到截止日期前的几天,依次完成。

计划也需要切实可行,你可以通过记录不同工作所需时间来不断制定更加切实的计划,当有外界干扰时,学会判断是否紧急重要,学会拒绝,专注眼前的重要事项或及时调整你的安排。

整理从来不是一件简单的事情,把握原则,每天尝试,你就能整理出你想要的工作和生活环境。关键在于执行,从每天扔三件东西开始,从物归原位开始,从列好每日待办事项开始。

如果你有什么整理困惑,我们一起探讨吧!

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