【周主题】：要事第一—自我管理的原则

【主题】第二类事务的推进助你有效时间管理

【片段来源】《高效人士的七个习惯》P128

【R:阅读原文】

时间管理矩阵中的四类事务

第一类事务：重要紧迫

第二类事务：重要不紧迫

第三类事务：不重要紧迫

第四类事务：不重要不紧迫

在时间管理矩阵中，第一类事务既紧迫又重要，需要立即处理，通常被称为“危机”或“问题”。对某些人来说，这类事务会消耗掉大部分的时间和精力，因为他们整天都在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫任务。

高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务，因为不论是否紧迫，这些事务都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二事务来减少第一事务的数量。

按照彼得德鲁克的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维定式是预防型的，总是能够做到防患于未然。当然他们也有真正意义上的危机和紧迫事件需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系，将时间和精力集中在重要但是并不紧迫的事务上，即第二类事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

以第二类事务为生活中心的时间管理办法只有一个目标，那就是有效管理生活。这需要我们有完善的原则，对个人使命有明确的认识，能兼顾重要的和紧迫的事情，能平衡产出和产能的关系。

以第二类事务为中心的日程安排需要以下四项关键步骤：

确认角色。第一步就是要写出你自己的关键角色。你可以先写下自己在家庭中的角色，然后在写下自己在工作中的角色，列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情。你不必想得太复杂，只要考虑自己下一周的角色和任务。

选择目标。第二步就是思考下一个周计划中每一任务栏你最想做的一两件要事，作为你选定的目标。这些目标中一定要有几个第二类事务，最好让这些短期目标与人生长期目标相关联。

安排进度。第三步是为每一项目标安排具体的实施时间。确认角色并制定目标后，你就可以把每项任务分配到一个星期中某个具体的日子去做了。

每日调整。使用这种以第二类事务为中心的周计划之后，你就会发现原来的每日计划变成了每日调整，及根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新的机会对每天的要务安排进行适当调整。

I：用自己的话重述原文

WHAT：这是一个有效进行时间管理的方式，让你的工作生活都更加高效

WHY：在日常生活中，我们通常都有四类要处理的事务。第一类事务：重要紧迫；第二类事务：重要不紧迫；第三类事务：不重要紧迫；第四类事务：不重要不紧迫。大家都知道，我们应该优先处理重要的事情。可是大部分人都把时间分配在重要紧迫的事情或者是可以让自己放松的第三、第四类事务，从而忽略了那些重要不紧迫的事情。后来那些重要不紧迫的事情都一一变成了重要而又紧迫的事情，所以这就使得我们每天都在处理紧急事情，处理危机，被这些事情牵着鼻子。这是一种很被动的生活方式，我们根本就无法对我们的生活进行一个有效的规划。为了让自己对时间、对我们的人生更有掌控权，我们应该进行一个有效的时间安排，那就是对第二事务-重要不紧迫的事情也需要进行优先处理。

HOW：一共四步

第一步：确认角色及角色对应的事务。确认自己工作和生活中要扮演的角色。比如说生活中你是一位父亲，那么作为一份父亲，你觉得自己应该做些什么事情来促使自己扮演好这个角色。把这些你要扮演角色中所需要做的所有事情列举出来，不必考虑得太长远，就考虑下一周需要做的。

第二步：选择各角色中需要执行的目标。从你各角色中选择出你最想做的一两件事情，作为执行目标。切记，这些执行目标中一定要有几件第二类事务。比如说：下个月女儿生日，作为父亲，你要给女儿买辆自行车作为生日礼物。以下周的时间来看，这个事情很重要，但是还谈不上紧急，毕竟女儿生日是下个月，这属于第二类事务。那么这个事情就可以安排在下周来执行。未雨绸缪，以防女儿生日临近的时候没时间安排购买。

第三步：给目标安排实施的具体时间。比如说给女儿买自行车，你就可以放在周三的晚上，因为就目前来看这一天晚上你没有工作安排，没有应酬接待，孩子也不用补课。所以可以带着老婆孩子一起去商场购买自行车。

第四步：根据具体情况进行临时调整。到了下周三了，你原本计划晚上和老婆女儿一起去逛商场买自行车的。结果临时接到老板的一个电话，说今晚上部门要和几个重要客户吃饭。那么这个时候就要对计划进行一个临时调整，一看日程表，周五晚上可以。那么你就可以对此目标任务进行时间上的微调。切记，千万不能因为突发事件就把之前安排的第二类事务就此搁置了，否则，你前期的计划安排就没有任何意义了。虽然计划赶不上变化，但是及时的调整也能使我们的计划得到高效落实。

A1：描述自己的相关经验

今年1月10日（星期五），是我加入樊登头马俱乐部后第一次担任例会主持。我当时接到这个任务的时候是1月1日，本来还有九天时间，因此对于我来说这是一个重要但是不紧急的事情。可是考虑到我是第一次担任，对头马的例会流程浑然不知，我需要一定的时间准备。那我就想万一第二周我工作太忙，没有时间准备怎么办呢。于是，我在1月4日这一天就给我们俱乐部的一位老大哥联系，告诉了这场例会上我想做什么，然后在他的指导下，我就列出了这么一个会议议程。

108期会议流程

上半场

一、事务官暖场（车付赛）

二、主持人开场白

三、俱乐部介绍（赵文杰）

四、五官的介绍（摄影师我来表示感谢即可）

五、导师仪式

六、入会演讲及仪式安排（2人）

七、备稿演讲2人

八、咖啡社群介绍

九、介绍新朋友

十、下半场预告

十一、拍集体照

下半场

十二、备稿演讲3人

十三、备稿评估5人

十四、会议报告（四官）

十五、揭晓最佳

十六、颁奖仪式

十七、结束话题外话（感谢付出相关人员）

十八、下期角色招募

结合这个会议议程，我就开始确认我前期的准备工作的时间节点了。

1、确定导师名单以及现场能到会的导师（1月5日）

2、制作导师聘用证书（1月6日）

3、三官招募及培训（1月7日）

4、完成各类角色招募（1月7日）

5、主持稿完成时间（1月8日）

6、PPT完成时间（1月9日）

7、最后角色再次确认及对接（1月9日）

8、例会会议议程宣传表（1月10日）

9、其他临时需要对接事宜（1月10日）

然后结合这个时间节点，我知道我每天应该具体完成些什么事，就此将工作一步步推进。不过在这个执行过程中，我也遇到了一些临时事件，比如说1月9日那天因为自己单位工作任务多，我就未能及时完成PPT，所以这个工作就临时调整到了1月10日。并且第二天由于时间比较紧张我还是在我们俱乐部一位小伙伴的帮助下完成的。就这样经过一番循序渐进的准备，在例会到来之前，一切准备工作就绪，所以1月10日晚上我主持的例会非常成功，中间的每一个细节都考虑到了，各个环节衔接都非常紧密，整场例会都在我的把控中。

反思：这对于我来说就是一个比较成功的案例。因为在我接到主持任务后，并没有因为它是第二类事务就搁置它，而是对它进行了一个合理安排，这样我就不会在最后的时间被这个事情牵着鼻子走了。

第一步，我确认了我的角色：例会主持人。以及我为了完成这个角色需要做的工作。

第二步，我确认了我需要重点推进的目标。

第三步，我对每个目标落实到了具体的执行日期。

第四步，当我遇到临时事件时我对目标推进做了微调。

A2：我的应用（目标和行动）

目标：从明天开始的一周内，按照第二类事务优先处理的实施步骤，有条不紊的落实好各个角色的重要任务清单。

第一步：确认我的角色，每个角色接下来一周内应该做的事情

女儿角色：明天母亲节，给妈妈包一个红包；带父母一起出去吃个饭；给爸妈打电话；

妹妹角色：给哥哥打电话表示关心；

会计师角色：学习巩固一些财务知识、和上级部门进行资金沟通事宜、了解下级部门的账户事宜、经费支出事宜

樊登头马俱乐部教育副主席：安排每周例行例会、写演讲稿、与团队的沟通交流

第二步：选择以第二类事务为中心的目标

女儿角色：母亲节给妈妈包一个红包（第一类事务）；给爸妈分别打一个电话（第二类事务）

妹妹角色：给哥哥打电话表示关心（第二类事务）；

会计师角色：上级部门进行资金沟通事宜（第二类事务）、了解下级部门的账户事宜（第二类事务）、经费支出事宜（第一类事务）

樊登头马俱乐部教育副主席：安排下周五的例行例会（作为第二类事务逐日推进）、写演讲稿（第二事务）

第三步：确定目标任务的推进计划。

女儿角色：今晚上取钱，明天母亲节给妈妈包一个红包；下周四给爸爸打个电话；下周六给妈妈打个电话

妹妹角色：下周三给哥哥打电话表示关心；

会计师角色：上级部门进行资金沟通事宜（下周四）、了解下级部门的账户事宜（下周四）、经费支出事宜（下周三）

樊登头马俱乐部教育副主席：安排下周五的例行例会（下周一完成主持人招募及指导工作；下周二完成三官招募及培训；下周三完成备稿角色招募并分配导师；下周四确定例会的各类准备工作；下周五执行例会）、写演讲稿（周三之前完成）

第四步：每日调整。

如果由于工作原因（突发情况较多）导致其他角色任务不能立即完成的，顺延一天或者提前完成。