为什么开会时大家都低着头?

有很多管理者反映,为了群策群力,让下属头脑风暴一下,同时也为了调动下属的积极性,开会时经常会针对一些问题征求大家意见。但下属大都面面相觑、或者低头不语,即或偶尔有人发言,也多是词不达意,提不出有质量的建议。

WHY?

最重要的一点没有给下属思考准备的时间。

不打无准备之仗。开会也是如此。开会不是随机的、即兴的一言堂,而是有目的、有步骤、有策划的开展。

比如针对“如何提高店面业绩?”这一主题,首先提前召开动员会,说明开会讨论这一主题的初衷及其必要性,对个人自己又有什么好处,以便让大家从思想上重视起来。

其次,说明什么时候在什么地方召开、是一次性会议还是连续几次会议、每个人准备什么内容(比如每人搜集本店曾频繁出现的销售失败的案例,然后针对案例提出自己的建议)、每人发言多长时间、如何评比 、发言的顺序是抓阄决定还是上司指定、由谁主持、整个会议持续多长时间……

第三,以上措施只是保证让大家去思考,但让参与人员积极深入的思考准备、高质量的发言,还缺乏最重要的一味“汤药”:激励措施:如果谁排名靠前有什么奖励、靠后的有什么惩罚。

有管理者说,我们也想搞搞激励措施,但没有活动基金啊。实际上不是所有激励措施都需要用钱刺激。相反,如果用钱激励的活动,太过刺激,容易让人短视,也容易产生矛盾。而非物质性的激励可能更能调和团队氛围,比如:输的人背着赢的人跑一圈,输的人给赢得人按摩五分钟,输的人拥抱陌生的异性或用屁股写字或唱一首跑调的歌,赢的人蒙眼给输的人画妆,每个人都夸奖一下赢的人或拥抱一下赢的人,赢的人可以少打扫部分区域卫生……让大家在哈哈一笑中活跃了团队氛围,同时也达到了激励大家踊跃发言的目的,而且这种奖、罚大家都容易接受。

第四,动员会内容基本完成了,但需要与下属互动一下,对会议的规则有什么疑义与异议,如果没有异议就开始执行了。

以上四步的准备工作都结束后,就开始准备那天会议的召开了。这时的准备,一方面是对下属旁击侧敲,甚至“煽风点火”,让大家重视准备工作,担心的是大家没准备,消极抵抗,到时只是凭空参加会议。所以此时多担心一些是有价值的。另一方面,自己也要为即将到来的会议做最后充分准备,包括相应的预案,如大家说的不是自己想要的怎么办、大家都不说怎么办、对于评比结果有人不满意怎么办、现场中有人消极抵制怎么办等等,都想好应对预案。

讨论会议开始后,首先要定好会议氛围,如果让大家在轻松中讨论,那么就想好如何开头,第一句话应该说什么,比如说一个与本次会议主题多少相关联的笑话,先把大家的紧张情绪缓和下来,然后再切入正题,同时在开始前,建议再强调一下本次会议的目的、规则,甚至用提问的形式让其他人阐述目的、规则,然后再开始。所有的准备工作都做到位后,会议应该就会按部就班、有条不紊地进行了,不用太担心过程中冷场状况的发生了。

同时管理者要注意控场,一是注意会议的节奏,什么时候严、什么时候松、什么时候情绪热烈、什么时候情绪收敛,二是关注好自己及其他发言人不要跑题,三是控制好所有人员的发言时间。

最后管理者遵循“要么不做,要做就要做透”的原则,比如做游戏时,一定要将游戏做透,不要蜻蜓点水、敷衍了事;比如有人发言,一定要从其发言中挖出点有价值的东西来;比如惩罚,有的人不好意思或象征性的做了,要让其重来,一定做到位方可。

敷衍应付是最具有负面杀伤力的,敷衍去做或者对规则执行不到位,还不如什么都不做。管理者的优劣区别往往就在于是否将规则执行彻底上。做一个有规则、有原则、言出必行、执行必果的管理者,才能在下属心目中树立威信,自己也才能更有自信。

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