时间安排法则

一 什么是番茄工作法

     番茄工作法,就是每天开始时,进行计划;设好25分钟闹钟,从第一件事开始,专注完成;每天结束时,进行记录和反馈;在两者之间,进行对25分钟周期循环的跟踪,是一套典型的P(计划)-D(执行)-C-(检查)-A(纠正)流程。

番茄工作法图解

番茄工作法

二 如何实践番茄工作法

     番茄工作法有以下5个步骤:计划、启动、休息、记录、反馈。

计划

        列出计划,做最重要的事,并立即行动。承诺是番茄工作法的核心,“今日待办”是每天的承诺,所选出的事项应当具有可行性,工作的总量应当是你通常在一天之内能完成的。

     每天早晨从“活动清单”中选出“今日待办”,列出今天必须完成的三件事,再列出有闲暇时间可以完成的事,按照重要等级排序。确保一直在做最重要的事,不要陷入“小事忙活一天,大事一样没办”的怪圈中。

在列计划过程中,预估领导会派哪些工作事项,积极地将事项拉入“今日待办”表格,而不是被动地等它们来找你,建立好员工形象。

如果该事项需要7个以上的番茄钟,拆分项目,步步击破,降低连续番茄数过多造成的压力感。

拖延症是现代人经常挂在口边的词,拖延一般有以下三种原因:其他人强迫你做一些事,违背你的意志;你给自己压力,想要有完美的表现;害怕犯错误或受批评。压力来自内部,而治疗的良方是找到起跑线。比如我每次写作或者阅读,遇到一个拦路虎,就会停下来止步不前,造成拖延;或是想着还有更完美的方案,惦记怎样才能做到“非常完美”;一些琐事,比如打电话、发邮件、做家务等等,会越拖越久。尚未完成的事项会一直停留在我的列表中,一直停在我的脑海里盘旋,无意间浪费了很多精力。这其实是一种心理上的完美强迫症,总觉得我应该做好所有的准备工作、查好所有的资料后再开始。生活与考试不一样,不是一切准备充裕后上战场,而是要在干中学,在实践中学。别考虑事项有多复杂,重要的是打开书本,打开文档,开始、再开始。

启动

工作时一心一意,在25分钟番茄钟内,集中注意力处理“今日待办”。开始前给自己定制目标,确立仪式感,进入好整以暇、正襟危坐、全神贯注的姿势。采用倒数计时的方式,“还剩多少时间”比“过了多少时间”有趣得多。

番茄工作法只计算番茄钟数量,就算最后期限迫在眉睫,我们也能花25分钟专注于该做的事。别把把预估番茄数当作承诺番茄数,这样会造成不必要的焦虑。

不要在番茄钟进行时切换到另一项事项。记忆容量有限,每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失,找回它要付出昂贵的代价。

如果番茄钟被计划外的事项(外部中断)或者头脑中冒出来的想法(内部中断)打断,可以将其填入“计划外紧急”一栏,避免真的被打断,再接再厉,完成主要事项。为了避免每次收到新邮件打断手头的工作,可以每天分配两个番茄钟来集中处理邮件和琐事。

如果番茄钟进行一半,你当前的事项已经完成,就用剩下的时间进行“过度学习”,比如回顾和重复,提出改进意见或者新措施,直到番茄钟响铃。在每个番茄钟内,收集过程指标(比如中断次数)。

休息

大脑需要一点时间来巩固记忆、识别模式、做出结论。休息使大脑有机会吸收在上一个番茄钟的所见所闻。休息时安心休息,完全放下工作,远离任何挑战智力的活动,让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡。在此期间,不打重要电话、写重要电子邮件,不要做对下一个番茄钟会造成额外压力的任何事情。不要为了完成事项,在响铃之后又多花5分钟时间继续工作,那样会减慢下一个番茄钟的进度。完成每4个番茄钟后,进行阶段性的15-30分钟休息。在短期工作之间,用休息和奖励作为点缀,能促使你全天保持一个可持续的步伐。

超时工作是一种短视的时间管理方式。如果能有一个可持续的步伐,工作效率会更高。

休息之后你要决定:是继续进行同一项事项,还是切换到另一项。切换是因为重要程度有所改变,也可能只是因为上一项事项已经完成。

在实践过程中,可能会遇到从休息回到工作时心智调整不过来的情况。针对这种情况,我们需要利用条件反射,让习惯成为自然。比如我每天刚上班的时候,刷刷论坛和朋友圈,和同事聊聊天,还没把心思拉回工作之前,时间就一分一秒地过去了。番茄工作法是以动作为导向的,扭启番茄钟是动作,遵守铃声是动作,填写“今日待办”表格是动作。我们需要通过番茄工作法训练大脑,一启动番茄钟,就把注意力集中;一到番茄钟响铃,注意力就放松下来。

休息时间需要根据工作内容、工作场所和个人状态而定,不一定要掐表,因为休息的目的是要在精神上做好准备,以启动下一个番茄钟。感觉疲劳可以延长休息。从更长远的角度看,应当注重节奏。

记录

“记录”阶段就是在一天结束时收集全天工作流程的真实数据(比如“中断数”和“完成番茄数”等),这些数据可用于每日回顾,以改进第二天的流程。

在分析数据时,可以分析以下两点内容:第一,计算当日完成事项和“计划外紧急”事项,评价自己的计划能力和执行能力。如果有很多“计划外紧急”事项,说明在计划中漏掉了紧急不重要或者紧急重要的事项,是“定性预估”误差,自己考虑问题不全面。如果经常当天完成的活动大部分不是“今日待办”中的,计划阶段就不会有做出承诺的使命感,“活动清单”和“今日待办”表格之间就没有区别,两张表都包括了一堆事项,都是今天可能要做的。第二,比较事项“预估番茄数”和“实际完成所用番茄数”,确定是高估还是低估了该事项的耗时。在以后做计划中重新评估排序事项的优先级和番茄数,或者预留出紧急事项的时间。

反馈

没有记录就没有发生,记录才能回顾,回顾才能进步。番茄工作法需要预留一点晚上的时间做每日回顾,这些每日回顾工作,是改进个人流程的关键。每日回顾可以包括以下几方面的内容:小确幸、成就、感悟和夸人,或者是按九宫格日记的方式,记录愿望梦想、健康饮食、财务金钱、家人朋友、信息论坛、书籍电影、工作学习、惊喜幸福等。思维导图是理清联想脉络、服务长期记忆的极佳工具。

同样,可以进行周回顾、月回顾和年度回顾,基于我们跟踪记录的事实数据,用这些指标调整进程本身,改善我们自己。正确的决策是意识和直觉之间的平衡,我们根据一段极短的时间内的经验,从中提取真正重要的信息。这些判断有效与否,完全取决于我们的经验、专业训练和知识,而非其他因素。真正的挑战在于建立一种简单、透明、具支持性、自我完善、有灵活性的进程。在正确的时间,以正确的方式作出瞬间决定,并据此采取正确的行动。正如古典和老师橙子学院文章中的一句话,“在反复的回顾中,你才能知道自己当时的想象力出现了什么偏差,而下次才能有更精准的预测,而精准的预测未来是自控力也是高效能最核心的技能,没有之一”。

三 立即行动

番茄工作法看似简单,但在执行过程中需要我们在一个番茄钟内集中注意力,减少干扰,避免时间被碎片化,而且要学会坚持,持续耕耘,收获番茄。有的人看了各种时间管理方面的书,学习各种方法论,但是一直难以开始,会变成“资料搜集狂”和“工具控”,纠结于选择哪个app、什么样的记事本和内页、什么样的记事方式、几种颜色的笔等等。番茄工作法不需要大把时间处理数据,不需要专门的教练授课,也不需要啃专业术语,需要的只是立即行动。

每天要有一个承诺:一个番茄钟,一个活动,一个目标。如果番茄钟响铃而任务还没完成,这并不代表失败,相反,这铃声在为你已连续地工作了一整段时间而喝彩。

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