受够了写工作日报,我拉黑了所有要求写日报的公司

有很多人对工作日志这一制度有很大的抗拒感,甚至因为某个单位要求写工作日志而离职,认为这是一项陈旧、无用的管理制度,或者认为这是工作单位不尊重、不信任人的表现;

其实在管理层那里,这何尝不是一种鸡肋,不仅没有起到正向的作用(为什么没有起到,因为这是自上而下的管理制度,而不是自下而上的),还让员工产生消极怠工的情绪,也占用一定的工作的时间。

我们假设一个员工每天花费在工作日报上的时间是半小时,管理层阅读每一份工作日报所需的时间是10分钟,每周加起来的时间就是200分钟,每个月800分钟,一年工作10个月的话就是8000分钟。另外如果双方针对工作日报内容想要进一步沟通,就又产生少则10分钟多则1小时的双方沟通时间。**马马虎虎算上去,这项制度每年至少产生10000分钟的时间浪费,雇主为这些时间支付了工资,却得不到良好的效果。

为什么这么多公司选择使用工作日报

企业发展到一定人数,就开始容易出现管理困难浑水摸鱼的人,雇主无法知道每个人每天都干了些什么,如果做得少的和做得多的人拿同样的钱,会打击多劳者的积极性,让整个企业陷入到低效率之中。这是其一。

其二,一个公司的人越来越多,每个人都有不同的事要做,管理者想要对项目进展整体把握,只能通过员工的工作日志或者开大小会议。**其实每天的工作日志也是一种复盘,记录遇到的问题、可能出现的延期、工作中的心得等等,企业通过这些记录不断改进生产流程,能够提高做事的效率。

而员工产生抵触心理也很好理解。一种是工作不积极的员工,可能上了一天的班,看起来很忙,而实际上在利用公司提供的昂贵的电脑做私活,写工作日志的时候当然没什么可写,自己浑水摸鱼的一天也就暴露了;另一种是工作积极性较高的自我管理型员工,一直秉持了为自己工作的理念而兢兢业业,一旦被公司要求写工作日志,就会觉的是公司对自己的不信任,丧失积极性。

十几年前在生产车间流行的品质报表,和现在很多公司通用的每日例会,其实都是工作日报的一种形式,每一种都有它的用途:追踪问题、改善问题、谁正在做什么、接下来要做什么,每天每个人几分钟,十个人可能就要用掉一小时,效果却并不好,因为人是很健忘的。管理者也一直不断在寻求一种员工和管理层都能接受的模式,或者创新的工作方法来解决这个难题。

工作日报的写作模式主要有以下几种:

1、手写:员工手写在本上,每天上交和下发,主管通过手动翻阅,最原始的一种方式;

2、邮件:员工在规定的时间写邮件发到主管邮箱,主管在一小时内甚至受到几百封邮件,并且与外部邮件混杂,每一条都看完并回复可能需要几小时的时间,效率低,在企业内部不公开;

3、Excel表格:员工记流水账一样把日程列在表格里,并不做未来规划和经验记载,主管想要沟通的话需要当面/会议/电话沟通,沟通成本高;

4、Word文档:员工通过各种方式发送给主管,主管需要在电脑上一个一个点开,然后记录问题通过其他形式回复,效率低,沟通成本高。

综合起来,工作日报饱受诟病主要由于其沟通的时间成本太高:写的人花费时间思考和记录,读的人花费时间收集和阅读,双方需要花费额外的时间再沟通。

那能不能把工作日报做成企业内部论坛一样的东西,全公司可查看和沟通,最好还能“一键生成”?

沟通.png

在日事清,一篇工作日报是这样“一键生成”的:

【日程来自计划】主管在计划看板条列每月工作计划,分配到时间点和个人;

【日程做完划掉】员工在当天的计划自动出现在日程,配合自己的其他工作做一个日程安排,完成每一条就记录进展,然后划掉;

【一键生成日报】下班前使用“一键生成”工作日报功能,做完的事情会出现在KEEP(已完成)里,未完成事项会出现在PLAN(明日计划)里,在PROBLEM(问题困难)记录工作进度、问题、困难,在TRY(尝试方法)里记录尝试解决问题的方法,一篇羽翼丰满的工作日报就完成了。

当我们谈工作日志,我们谈什么?

价值+量化。

首先是量化。不是所有工作都能够量化的,这涉及到哪些工作适合工作日报的问题。对于大部分非发散性思维的工作来讲,量化工作绩效,改善工作流程,是公司发展的必须要求。

真正的工作日报一定要记录有价值的东西,**比如生产线的产能,遭遇的问题,服务业的业绩,来客数量,客户投诉等等。常常在外面跑的业务员、销售,每天接触大量外来人员的前台、行政、客服、市场,等等这些工作都非常适合使用工作日报制度。

其次说价值。在公司里,有时候甚至主管比做项目的人本身更加知道项目进展,问起理由来很有可能得到的回答是:忘记了。这时候管理者就会强迫员工用工作日报来记录项目进展,而主管连看都不会看,目的只是让员工不要忘记做过的事。规范的价值,有时候只是协作做事不懂方法的人更加能够有条理的做事。而一项好的规范,应该借助工具的力量,帮助人们从低效率中解放出来。

工作日报有几种显然的好处

1.绩效评鉴
一个部门有很多人,一个人每天也有很多事。或许你能记得今天做了什么,那你记得一个月前做了什么吗?如果公司要做月度、季度绩效评鉴,你能说出你这期间所做的贡献吗?不要忘了,你自己都记不住你做了什么,公司的领导管着那么多人,当然记不住你做了什么。


2.不患寡而患不均
一个部门或团体,最怕的是不公平。可能大家薪资都差不多,但就是有些人做的事很少。一个人每天在无所事事还是兢兢业业,工作日报是最好的证明。比如说研发人员的绩效很难量化评估,有时候还会有谁也不服谁的问题。有些人很会说,但是屡屡没贡献没达标,日报和周报月报就提供了很好的额证据,尤其在全公司公开的情况下,再狡辩也没有用。

3.目标管理
工作日报有助于工作计划的完成,因为每天都在做daily review,对于目标达成了多少,每天心里都有个底,而目标达成过程遇到那些困难也能快速反应。在日事清里,用【看板做计划】-【日程去分解】-【日报来总结】的流程,工作日报不是独立存在,而是过去-现在-未来这个链条中的一环。

4.证据留存
有时候一些流程交接的细节也能在工作日志里面找到,如果出了问题只要找到当时确认的双方就可以了,不会出现互相推卸的情况。主管可以根据此排除障碍和调度资源,避免持续造成不必要的损失。尤其是在全公司公开可线上查阅的情况下,部门之间的推诿现象也能杜绝,及时找出队伍中的“短板”。

5.合理工时安排
因为一个人可能会需要同时做多个事,例如RD可能要兼顾维护工作,甚至行政事务、数据统计,就需要有妥善且合理的工作安排。在每天写工作日报的时候,就会不由自主的把第二天需要做的事罗列出来,并且大致划分重要/紧急的属性。


真正用过工作日报的人才知道,写与不写工作日报,对工作效能有多大的影响。

PS:这是我同事的杰作,应该是分析工作日报制度中最棒的内容!

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