如何跨部门协作?

日常工作中,我们时常可以听到这样的抱怨,"哎,好难搞,我说什么,他都不听"。细细一问,多半会发现,所说的"他",来自其他部门。言外之意,只要项目团队里,有人不是自己部门的,或者不是自己的下属,就有些手足无措,担心指挥不动,不知如何开展工作。

这恐怕是很多职场人,在初次跨部门协作时,常常内心发怵,甚至害怕去碰触的。

这种担心害怕,其实是可以理解的。通常公司成立一个跨部门项目,要解决的都是比较复杂困难,甚至是长期悬而未决的问题。而这些问题,之所以长期得不到解决,正是因为涉及各部门的"小九九",或是因为公司战略转型,需要大家转变思维去行动。

因此,要解决这些问题,自然而然,就会涉及到很多具体的问题:如何让各部门放下成见,坐下来,共同讨论新出路/新方案?如何推动改变,落实行动?某种意义上,需要打破原有的"条条框框",原有的部门边界,原有的工作习惯。个中难度,可想而知。

于是,一般人碰到这类项目,往往"能推就推"、"能逃就逃",以"手头工作很忙"、"现有项目更要紧"等各种理由加以推辞。最后,实在万不得已,非得去时,亦是勉为其难,抱着"旁观者"的心态,"我先看看再说吧"。

常见的内心纠结,无外乎:

怕得罪人,因而不想/不敢发表意见;

怕说错话,不知道如何代表部门表达意见;

怕踩过界,不知道如何表达与其它部门的不同观点;

最怕领回很多工作,被部门其他人埋怨,等等。

一句话,就是不知道,如何与那些看起来平常跟自己工作关系不大的人,开展工作。

开完项目会,也时常可以听到这样的"议论":

这是**领导决定的,我没有法说不行啊!

那个**可真行,本来他们该干的活儿,硬是交代给我们了!

本来,我也想说来着,这不没插上话嘛!

几乎都是不情愿,怕吃亏,怕多干的心态。

我试着总结过往的跨部门工作,若是做到以下几点,貌似其实也没辣么难噢。

1. 搞清项目背景,"站得高,才能看得远"

搞清楚公司开展该项目的目的,项目成员的性格特点或日常工作模式,项目可能面临的瓶颈或难点问题等。跨部门项目,往往只有站在更高的格局上,跳出部门的小背景,才能找到突破点/解决方案。而只有说服自己,内心明确/信服这个项目的意义,才能下决心去"排除万难",有动力去"寻找出路"。

2. 主动担当,"喜欢干活,才能不怕困难"

无论是项目领导者,还是项目参与人,都需要主动担当。愿意多干活儿,是跨部门合作中影响他人的核心,以积极肯干的态度去影响周边人。因为跨部门项目,其实是一个平台,能让更多人在短时间内快速了解你的工作行为模式,是展现工作能力、工作态度、工作意愿的好场所。发挥得好,即"以实际行动说话,不达效果不罢休",既可以交到一些与你工作方式、气味相投的伙伴,又可以快速树立自己的职场形象/口碑。

3. 积极协调,"不等不靠,才能收获最大"

积极协调是指主动通报自己的工作进展,积极与项目的相关方沟通,商量解决其他部门影响自己进度的问题,不等不靠;遇到他人不愿意干的事情,但凡力所能及,甚至比较麻烦才能做到的,愿意主动承担。很多人会说,这样做不是很吃亏吗?实际上,正是通过跨部门工作,你才得以了解平常没机会了解的内容,接触、熟悉、掌握业务链条上的更多知识。这是很好的"exposure",能为今后职场发展的广度奠定基础。

4. 功劳是他人的,"不争不抢,自然水到渠成"

聪明的项目领导人,常常能通过开会讨论,让人觉得点子是一起想出来的,是他们的功劳,而非自己的功劳;作为项目参与者,积极出谋划策,"好的点子往往能让人眼前一亮",能给人留下深刻的印象;在合作中,不要太在意功劳是谁的,人心其实"如明镜",时间够久,都"心知肚明";遇到困难的时候,不能指着/等着别人想办法,而是自己捋起袖子解决问题;遇到有部门不配合的,能主动帮忙,找他的上司沟通解决,寻求资源支持,而非一味躲在后面;其他部门出错的时候,不要埋怨指责,一起想办法解决,并设置机制避免再出错。

这些看起来很简单的道理,在实际做起来,并非那么容易。因此,要做好心理准备,第一次跨部门工作,遇到困难是必然的,所谓"万事开头难"。

然而,一旦你在跨部门工作中,逐步树立起"为人正,不怕难,爱干活"的特点,口碑传播就开始发挥作用。

慢慢地,你会发现,你所说的每句话,在他人心中的份量增强了;

慢慢地,其他部门的人愿意听你的意见叻;

慢慢地,其他人不再"等摔跤"后,才听从你提议的方法叻......。

不知不觉,即使没有那个项目领导者的名头,你实际上也已成为那个"隐形"的跨部门领导者了,"有你在的时候,能很快达成一致;没你在的时候,可能吵成一锅粥"。核心还是,你的表率、努力、专业性、敬业度,让其他人没法推辞,愿意/乐于配合。

一旦在公司形成良好的口碑,接下来任何跨部门的工作,大家自然都会知道,你有达成目标的韧性、决心、能力,各部门的配合度、意愿、关注度自然也随之提升。很多事儿做起来,别人可能需要费很大劲儿,而你只要打几个电话就顺利解决叻。

一句话,"行由不得,反求诸己"

跨部门工作时,将其他部门的需求放在自己的需求之前,自己的努力总比他人多一分,宁愿自己吃点亏而不推辞埋怨....,所有这些,同理心、换位思考、乐于付出、善于沟通、专业能力,到最后都会迎来他人默默的赞许以及工作中积极的配合。

而你自己,也在主动承担更多,解决更大困难,应对更复杂情况中,获得长足进步。回头一看,而今的你,已非同往日,再也不怕什么"跨部门"叻,再也不认为"归我管才行"叻。

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