会议纪要都做不好的人,没资格谈职场:职场高人都重视的工作细节

同学向我抱怨:我都工作五六年了,领导还是经常让我写会议纪要、归档合同、复印报表......这些杂活谁不会干?这些工作不仅对我能力提升毫无帮助,还浪费了我的工作时间。同学越说越觉得委屈,感慨自己怀才不遇,领导有眼无珠,埋没了自己的才能。

很多人在职场中都会遇到这样的问题:进入一家鼎鼎大名的公司,本以为能在这里发光发热,施展才能。谁知道每天的工作就是复印报表、打印文件、做工作汇报......无聊又无趣。在这种情况下应该怎么办?

其实每个公司除了核心业务,都会产生很多低价值的工作,也就是杂活,它们通常也是公司正常运转不可缺少的环节,通常也蕴含着重要的机遇。

美国著名的石油大王约翰·洛克菲勒,年轻时在工厂担任油罐巡检员,每天的工作就是检查油罐的盖子有没有焊接好,这个工作相当乏味无聊,也没有什么技术含量,更不会有什么晋升通道。大多时候,他对着一滴滴流下的焊油发呆。有一天他发现,每个油罐都需要39滴焊油才能焊好。“那么能不能使用更少的焊油呢? ”带着这个问题,他立马开始研究和实验,最终发现38滴焊油就能满足焊接需求。而这一滴焊油的节省每年可以为公司增加5亿美元的利润。这么不起眼的一个小岗位却为石油行业带来了开创性的改变。

对待同样一样机械重复的工作,有的人一边抱怨一边偷懒,而有的人不仅态度认真还会积极思考改进方法。毫无疑问,对于第一种人,杂活将永远是杂活,对于第二种人则可能变成晋升的加分项。

最近读的一本书《细节的力量》就讲述了如何通过职场中的小事,如做会议纪要,来展示自己的工作能力,获得职业发展机会,这本书的副标题叫做:51件你必须知道的职场小事。书中列举的这些职场小事都是最容易被我们忽略和低估的,那些你认为没有任何价值的工作很可能是因为你工作的方式不对。

这本书的作者裕美子拥有20多年的秘书生涯,曾在 5 个日企和外资公司工作,负责 8 个国家的行政工作。多年的秘书工作让她对工作中的细节特别敏感,也正是因为对工作中细节的注重,让她才得以在行政岗位上崭露头角,成为一名国际交流咨询师。

根据裕美子在书中的建议,我们可以从以下三个方面,改善工作中的细节,争取在普通的岗位上得到“咸鱼翻身”的机会。

一、会说话

在工作中,很大一部分时间都要花费在沟通上。领导为了及时传达公司战略,要定时召开例会。团队成员为了信息共享和上传下达也需要及时的沟通。而沟通的效率则会严重影响工作的效果。

学会说话,就是高效准确的向别人传达信息,减少工作中的失误并提高工作效率。

裕美子认为,在职场中说话有一个原则:确保自己说的话,让5岁小孩也能听懂。为了达到这一标准,我们要注意几个要点:

尽量避开专业词汇

专业的词汇虽然能彰显出个人的专业性,但是在团队沟通时,因为每个人熟悉的领域不同,反而会成为正确理解的障碍。

加上解释说明

尤其是当传达一个概念时,要尽量进行详细的解释并举例说明。举例子有助于让概念更形象更具体。

用数据说话

数据和图表是最直观形象的表达,也具有最好的说服力。

人们通常认为,自己理解的东西别人也一定能理解。就是这种思维定式会造成双方信息的不对等。就像有趣的传话游戏一样,原来的话经过口口相传结果相差千里。

二、会做事

裕美子在《细节的力量》中写道:“有的时候不是你工作能力不行,而是没有找到运用能力的方法。 ” 职场中不能盲目比拼实力,还要懂得如何将能力展现出来。比如做会议记录,这样的活似乎人人都能做,但却最能体现出一个人的工作能力。经验丰富的领导翻阅一下会议纪要就能明白下属的能力水平。

做会议纪要要注意哪些点呢?

首先确保罗列会议中所有的重要信息,记录的信息越全面说明你在会上听得越用心。其次不要把会议纪要写成流水账,要提炼要点和关键,确保信息简单明了,必要的时候可以采用表格和图表的格式。最后在会议纪要提交之前要至少检查三遍,确保没有错别字、标点符号错误等,不要让自己的辛苦劳作成果因为一个小错误而成为败笔。

裕美子提到了好的会议纪要标准:达到能够直接用来做PPT演讲的程度。只有完美不缺的报告才不会减分,哪怕只是一个错别字也许就会彻底失去上司和同事的信任。因为在领导看来“不会基本工作的人就等同于不会工作的人 ”。

三、会做人

遇到一个好老板是上辈子修来的福分,只不过大多数时候,我们都会在心里对老板恨之入骨。有多少人像我这样,无数次在心里幻想去老板办公室拍桌子,大吼一声:“老娘不干啦!”但是表面上对老板的苛刻还是唯唯诺诺。毕竟,保住自己的饭碗比较重要。面对苛刻又难缠的上司,有没有更好的应对方法呢?裕美子在《细节的力量》中提出了一些建议。

1、捧杀技

谁都爱听漂亮话,那些爱吹毛求疵的老板也不例外。当老板发表意见时,经常用十分诚恳的语气夸赞老板“老板你的想法太棒了。”、“老板,你的这个创意真了不起。”不仅能加深老板对你的好印象,也能有效减少老板发飙的频率。

赞美别人不是虚伪,是一种高情商的表现。作家马克·吐温说:“只凭一句赞美的话我就可以充实地活上两个月。 ”让老板感到充实和开心,你的职场之路自然就会少一些波折。

2、准备多个备用方案

有的老板创意无限,今天一个想法,明天一个创意。你的工作计划永远赶不上老板想法的变化,也许你好不容易完成的方案,在老板眼里早已过时。在这样的老板手下工作,通常又累又辛苦,工作又很难得到认可。应对这样的老板就要留意观察他的思维方式和思考习惯,尽量总结一些规律。根据这些规律,准备多个备用方案,总有一款适合他。

3、保持扑克脸

还有一些老板喜欢给员工施压,以“虐”员工为主要职责。遇到这样的老板,心态不好的员工很容易精神崩溃,受不了打压而走人。但是逃避并不是最好的解决方法,谁能保证在职场中不再遇到这样的上司呢?

裕美子建议针对这样的老板,最好在老板面前永远保持一副扑克脸,不轻易显露自己的态度和表情。对于老板的提问,永远不要用含糊不清的词汇,如“我觉得应该是”,或者“我认为“等。还有一点,对于紧急材料,要在5分钟之内交一稿,做不好也不要拖,不要让自以为的完美降低了工作效率。总得原则就是不让老板有机可趁,抓住你的把柄。

很多人在职场失意的主要原因不是因为工作能力,而是输在了细节上。《细节的力量》这本书告诉我们“ 工作中并不是做显眼的事情才会得到上司的认可,从日常工作的态度和细节中也能获得上下级的信赖。”即使那些零碎的小事也是公司运转不可缺少的一环,只要成为这个环节不可替代的人,让工作离开你就难以推进,自然就会得到领导和同事的器重。

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