读书笔记系列:《番茄工作法图解》

读书笔记系列:《番茄工作法图解》

整理人:CLBJ           公众号:进击的大脑


什么是番茄工作法?番茄工作法要求在每天早晨做计划,为自己当天分派为数不多的活动。先分析每日需解决问题及真正的问题所在,即“我想达成什么结果”,然后专注于能带来该结果的活动。每个番茄钟结束后,重新考虑刚才所专注的活动,是否仍然是重中之重?重新评估活动的优先级,最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事,而不是别的事情。

你要做的就是定好25分钟番茄钟,然后全然专注于手头的任务。如果番茄钟响铃,25分钟结束,而任务还没完成,这并不代表失败。相反,这铃声在为你已连续地工作了一整段时间而喝彩。

<番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法 ([瑞典] 诺特伯格)>


有什么用?

一项探索活动或开发活动要花的时间,没法提前预知,只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺,无论是对自己或对同事,都会造成不必要的焦虑。为避免此类困境,番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫,你也能花25分钟专注于该做的事。然而也应该做到随时沟通,让相关人员看到事情进展。

将最重要的活动排到第一位,并全力以赴去做,有一种脚踏实地的安全感,否则注意力会一直被这样的问题扰乱:“我现在真的在做最重要的事吗?”番茄工作法中,当活动加入“当下清单”时,这个虚拟列表是二进制的,它只有两种状态:现在有一件事做;现在没有事做。这有利于提高注意力输出效率。


它的优点

(1)战略层

有助于保持全局眼光

每个或若干个相同类型番茄钟结束后,利用中间休息时间重新审视原内容的关键性和可行性。当环境发生改变,影响到我们手头工作的价值时,我们应该接受这种变化,或许还要调整原先的优先次序,再选择改变下一番茄钟的活动。让自己跟随时间及环境变化,不断更新对真正的问题所在的分析和认识,即“我想达成什么结果所需解决的当前问题是?”,然后专注于能带来该结果的活动。

有助于坚持和习惯养成

在番茄工作法中,1个番茄钟等于25分钟的努力。这是一个不可分割的抽象单位,是一段“一视同仁”的时间。你的基本承诺是,花上25分钟,尽可能地努力做好。在这段时间内,关键不在于当前活动是否能在当前番茄钟内完成,关键是在这一刻你尽了全力。

良好的学习过程包括:计划、学习、反馈、修正。每完成一个番茄钟(这一可见目标),个体的情绪脑就会得到加强和激励,番茄钟让你感到奖励就在眼前,而且与最终目标越来越接近。

(2)战术层

短期:有助于排除其他干扰,保持专注与投入。

工作记忆的容量有限。举例来说,我不能分心同时处理两个问题。如果我正在忙于一项任务,然后注意力突然转移到其他事情,等我回到刚才在做的事情上时,就得多花时间让自己回到轨道上来。这就是环境的频繁变化会降低生产力的原因。

长期:有助于训练注意力集中,形成条件反射。

条件反射和非条件反射都不是孤立存在的,但不同于条件反射所需的后天训练,非条件反射是与生俱来的。 一个日常生活的例子:因为每晚临睡前都要刷牙,所以我现在挤牙膏的时候就已经困了。同样,可以通过番茄工作法训练大脑,一扭启番茄钟,就把注意力集中;一到番茄钟响铃,注意力就放松下来。就连咔哒作响的声音现在也能加强我的注意力。这些都是条件反射。


具体操作

番茄工作法流程:计划 → 执行 → 评估 → 应用



1、计划

番茄工作法要求在每天早晨做计划,为自己当天分派为数不多的活动。先分析每日需解决问题及真正的问题所在,即“我想达成什么结果”,然后专注于能带来该结果的活动。每个番茄钟结束后,重新考虑刚才所专注的活动,是否仍然是重中之重?重新评估活动的优先级,最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事,而不是别的事情。

如何去安排计划?

在一天的开始,从积压的工作(称为“活动清单”)中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。“今日待办”表格是在时间段限定内的承诺。某件事你今天不打算做,就别把它填进去。

为避免一头扎进不太重要的活动,要记得定期评估活动的重要程度,即从“今日代办”提取到“当下清单”。“当下清单”并不是番茄工作法要求做的真实表格,只是我自己取的一个概念,指我在现在、此刻关注的事情。在我脑海中“当下清单”是二进制的,只有0和1。

如何设置番茄数?

要完成某项活动,需要花多少个番茄钟?预估值4表示一项活动预计从开始到完成需要花费4个番茄钟。因为番茄钟的原子性,不能使用小数,如1/2或2.2个番茄钟是不行的。

预估超过7个番茄钟的活动:说明它太复杂了。需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行,各自有预估值。活动越大,预估越不准。

预估不够1个番茄钟的活动:可以在它旁边标个0。并不是说它要花0个番茄钟来完成,只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。稍后在选择活动填入“今日待办”表格时,可以将几项这样小于1个番茄钟的活动合并到一起,将它们写在同一行,当作一个活动来对待。

如果事前预估与实际所花工夫之间经常不一致,有以下两种可能的原因:

做预估的方法或能力有待改进;

工作开始后,又出现新情况、新问题,使得环境发生改变。


工具:纸 + 铅笔

(1)纸

“活动清单”:近段时间所要进行活动,无优先级排序,不需每日换新的。

“今日代办”:当天所要进行活动,重要性优先级排序,需每日换新的

→ “当下清单”:当前番茄钟所需执行内容,即为最高优先级。

“记录”表格:记录所采样的流程指标,以便对流程改进,包括中断数及中断情况等都可记录于此。

(2)铅笔

将预估番茄钟数写在“活动清单”表格每个条目的右边。当然是用铅笔,这样如果我稍后遇到新情况,想要调整预估值的话,数字还可以修改。



2、执行

2.1 番茄钟实操指南:during 25min

在我看来番茄工作法只是让你提高单位时间的注意力输出效率,而非关键问题的解决效率,并且我们个人很难真正有效估计计划项目所需时间。

我们所需做的是将优先级重要事务,然后花25分钟专注于该做的事。结束后,休息3-5分钟,重新评估重要性及优先级。每一位番茄工作者都有自由去体验、改进,找到自己的最佳步调。

如何执行番茄钟?

不要在番茄钟进行中切换到另一项活动。不要一时冲动,在番茄钟一半的时候随便切换到其他活动。事实上,光是有这个切换的选项横在中间,也是经常性的干扰。也不要在一个番茄钟中间停下休息,这会让你失去节奏。

如果番茄钟进行一半,你当前的工作已经完成,就用剩下的时间进行“过度学习”。例如我提前做完这件事,就会再回顾一下所做的或重复一下所学的,看看刚才的工作是否可以改进,或透过字里行间发现新结论……直到番茄钟响铃。

2.2 面对中断:during 25min

(1)内部中断:跟踪记录,并分析内在原因(可视化),纳入计划或删除。

某些内部中断是没法阻止的。急着去洗手间的时候,就得去。如果去之前你看了一眼时间,当前番茄钟还剩10分钟,那回来后还能继续完成剩下的部分吗?不行。如果任务被放下了,当前番茄钟都必须作废,也不应该画X。你得扭启一个新的25分钟番茄钟代替它。如果需要,可以先休息一下再开始。

(2)外部中断:比较重要性和紧急程度(from:他人)

① 刻不容缓:作废番茄钟。

② 可以搁置:记录A后继续当前工作内容 → A稍后处理。

每遇到一次外部中断,就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来,不让它占脑子,而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。ps:为了促进团队内部沟通,队友之间请教问题可以不计入外部中断。番茄工作法视为一种针对个人的时间管理方法。但它具有应变能力,用途也不限于孤立的个人。

2.3 番茄钟实操指南:after 25min

如何更好地休息?

休息时间可长可短,一般用3~5分钟,完全放下工作,分身出来,也远离其他任何挑战智力的动。可以喝点水,走两步,或者做一些对肩背有益的运动。休息之后你要决定:是继续进行同一项活动,还是切换到另一项。切换是因为重要程度有所改变,也可能只是因为上一项活动已经完成。

番茄工作法主张在25分钟时间段内专注进行高质量工作,接着进行5分钟的休息。休息时间做什么?方式很多,主要目标是让大脑充电补充能量,并且对之前吸收的知识进行后台处理。因此而言,应当抵制诱惑,不要在休息时间阅读电子邮件、阅读新闻、打电话,不要做对下一个番茄钟会造成额外压力的任何事情。

如何正确休息

番茄钟期间的目标是专注的高质量工作,休息期间的目标则是专注而高质量的放松。按照以上原则,看着窗外发呆就要比聊天、读电子邮件省心省力。更极端的对比是睡觉和工作。

在每隔25分钟的常规休息之外,番茄工作法要求安排时间更长的阶段性休息。我将4个番茄钟作为一组,所以每4个番茄钟后,我进行阶段性休息。阶段性休息通常可以是15~30分钟的消遣。可以利用这段时间来清理办公桌,去一趟咖啡机那,或者到喜欢的社交网站转转。

执行注意事项:

(1)保持全局眼光

有一种精神状态称为“心流”,它具有以下特点:明确的目标、集中、专注、自我意识消失。心流是一种创造性的状态。如果保持心流的状态,效率不就提高了吗?不是的。心流状态下缺乏全局观念,创造力与统筹力难以并存。执行完番茄钟,时不时地,我需要纵览全局进行战略决策,部署行动,以便在下一个心流期间能够全身心投入这项行动中。

环境发生改变,而且影响到我们手头工作的价值时,我们应该接受这种变化,或许还要调整原先的优先次序。即使在万不得已的情况下,重新调整优先次序,即“选择当前活动”,也必须限制在某种场合下才能进行。

(2)拒绝拖延

在所有的可选方案中不断地做取舍,会带来焦虑,无法专心致志。我们有太多的选择,太多的决策,做真正重要事情的时间反而太少。“等一等,还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进,开始一个番茄钟,不必惦记怎样才能做到“非常完美”。


3、评估

为了避免第二天犯同样的错误,番茄工作法在一天结束前要做三件事:记录、处理和可视化,这些每日回顾工作,是改进个人流程的关键。

在每个25分钟的时间段(称为一个番茄钟)内,你要收集一些过程指标,收集全天工作流程的真实数据,要跟踪哪些数据,你自己决定,根据具体的工作状态而有所不同,但可以先从计算“中断数”和“完成番茄数”开始。然后,在一天结束时,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格。如果你跟踪了中断次数,就把中断次数及原因写下来。


4、应用

每一位番茄工作者都有自由去体验、改进,找到自己的最佳步调。番茄钟周期越短,完成的次数也越多。如果经常遇到中断,你就应该考虑缩短番茄钟的长度。使用更短的周期,可以在过程中让你更容易集中注意力。周期越长,休息的次数就越少,但另一方面,每次休息的时间就要相应延长。

需要强调的是,不要频繁改变番茄钟长度,否则番茄钟数就不能作为用功的指标了。番茄工作法的默认时间表中,每隔三个短休息就要有一个长休息,但不是强制性的,而要根据你的角色和工作内容而定,包括工作场所和个人状态。

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