工作不顺怎么破?51个细节告诉你轻松上班的秘诀

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“连最基础的工作你都做不好,以后还能交给你什么重要的工作?”,初入职场的小白因为给领导订机票的时候填错身份证号码,被领导一通乱骂。

遇到这么不靠谱的下属,哪位领导不窝火。千里之堤,溃于蚁穴。工作中,细节决定成败。

在《细节的力量》一书中,作者FLANAGAN裕美子结合自己20多年的行政秘书工作经验,从基础技能、应对上司、解决问题、面对失败和自我提升五个维度,总结了51个工作中必须注意的细节,为工作不顺的职场人提供能够了轻松工作的技巧。

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这51个工作细节至少解决了如何减少失误、如何有效沟通、如何自我提升这三个职场难题。本文将从这三个问题切入,给大家分享裕美子的工作技巧。

如何减少失误?

墨菲定律告诉我们,凡是可能出错的事,有很大几率会出错。从工作的角度来看,可以理解为“失误是不可避免的”。

既然失误不可避免,我们就应当尽可能地减少失误。裕美子是这样做的:

1.预先准备

试想一下,什么样的工作是让你游刃有余的?我想起码是你熟悉的工作。对于全新的工作内容而言,你无法熟悉,唯一的办法是提前做好一切准备。

预先准备这个工作细节必须贯穿工作的始终。

裕美子的秘诀是从早晨上班的路上就开始为工作做准备。尽管通勤时间不长,但她会思考一下当天有哪些工作需要做,然后根据工作急缓排序,并记录在手机上避免遗漏。

2.亲自确认

最近,工作上犯了一个小错误。原本打算让专门负责收发的同事去分公司的时候顺便帮我捎个文件,于是按照原先的做法,给文件套上信封,再写上收件人的名字、部门,放在那位同事桌上。

由于已经是午休时间,我心想,他应该知道怎么做的,还是不要打扰他午休了。结果,这位同事没有拿这份文件就走了。

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人确实很容易产生惯性思维。在职场中,“我们一直都是这么做的,从来没有出过问题”,“听说是这样的”,“他应该知道要那样做,不用我再确认了”等说辞十分常见。

然而,事物是动态的、变化的,过于想当然容易因为情势变更导致失误。因此,不要想当然,尽量亲自确认,反而是一种减少工作失误、提高工作质量的重要方法。

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3.反复检查

裕美子要求自己对工作必须做到“检查三次”。

以撰写报告为例,第一次要大致浏览一遍全文,第二次要逐字阅读关注细节部分,第三次则要先把报告放一边,3-5分钟后再从全新的角度去检查内容。

如何有效沟通?

无效的沟通,多源于“想当然”。想破除“想当然”实现有效沟通,就要做到善于观察,勇于表达,精准表达。

1.善于观察

每个人的个性、处理问题的方式是不同的。想要有效地沟通,最重要的一点是要做到“知己知彼,百战不殆”。

举个简单的例子,领导喜欢在早上批文件,你却硬要在下午给他看文件,那么获得否定地概率会明显增加。

那么,我们是如何知道“领导喜欢在早上批文件”这个要点呢。答案就是要多观察,越了解对方,越能按对方的喜好来推进工作。

2.勇于表达

在中国的职场中,有着与日本类似的语境,那就是不好意思给上司、同事添麻烦。常见的场景就是,明明生病了却硬挺着去上班,但因为状态不佳,反而影响了工作。

比如,裕美子就曾因为吃了止疼片导致工作疏失,被上司责骂。其实她也很委屈,觉得自己明明已经带病上班了,为什么还要被指责。

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上司的回应是:说明清楚状况才是成年人的工作方式。即使是一件小事,没有沟通好,也可能变成大问题,所以“勇于表达”这一点非常重要。及时沟通可以避免与他人发生误解,也避免工作受影响。

3.精准表达

在中国的文化语境中,我们尊崇谦虚这种美德。职场中,最常见的表现就是,喜欢使用“可能”、“应该”等含糊不清的词语。

在上一节中我们谈到如何减少失误,细心的你可能已经发现了,那些失误恰恰源自于在工作环节中不够精准。不精准的表达会给人工作不够专业的负面印象,因为在工作中,失之毫厘,差之千里。

身在职场,我们应该认识到:被提问时对方除了想知道正确答案外,还包含了“如果现在回答不上来,就马上调查好再汇报”这层意思。

如果很确定,那么就要用直接、肯定性的表达,省去“可能”“应该”一类模棱两可的词语。面对不知道、不清楚、不确定的问题时,正确的做法是如实汇报情况,立刻去调查清楚。

如何自我提升?

1.直面失败

失败是失误的连锁反应,同样也是不可避免的。与其把时间花费在后悔与惆怅中,不如直面失败,在失败中总结经验。

《黑匣子思维》一书中也强调了这个观点。令我印象深刻的例子是在国内颇受欢迎的品牌戴森。创始人戴森为了完善双层气旋分离器这项技术,进行了5127次试验。

实验次数如此精确,是因为他对每次试验都进行了详细的记录、分析。可以说,戴森的成功正是因为他直面失败,不断试错。

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2.敢于冒险

阻碍职场人自我提升的另一大障碍是被动工作。简单地说,就是等上司命令或者同事提出要求之后才会采取行动。这样确实四平八稳、不会犯错,但没有冒险就没有成长。

裕美子提出了两个工作技巧:

1.不要否定新想法:流水不腐,户枢不蠹。信息时代,世界瞬息万变。新的想法恰恰是推动工作的动力。

2.先行动再思考:千里之行,始于足下。“想得太多,而做得太少”是职场人的通病。犹豫不决中,时间、机会都悄悄溜走了。

“敢于冒险”这点用于评价今日头条创始人张一鸣就再贴切不过。2011年,张一鸣辞去了“九九房”CEO的职务,在没技术、没条件、没资金的情况下了创立了“今日头条”。

当时内容分发在国内还不被人看好。尽管四处四处碰壁,备受冷眼,但他没有否定自己创业初衷,以行动创造了新的互联网巨头。

3.全力以赴

“我已经尽力了”,这是我在初入职场时常有的想法。当工作多年后,再回顾过往经历,我发现:那些我以为的尽力只是我以为。

裕美子在书中写道,曾经的上司在全力以赴这点上的观点是:在自己获得能够接受的结果后,才能说出“已经做了能做的事”这句话。

与此相呼应的是,裕美子反对“为了逃避困难换工作”。她认为,在尝试完自己所有能做的事情之后才应该考虑换工作。

由于换过不少工作,这点我有切身的体会。工作中遇到的困难,比如无聊的工作内容、不融洽的人际关系,在任何工作中都会遇到,换工作并不没有解决实际问题,只是这个问题暂时被回避了。

当意识到这一点后,我现在的做法就是尝试去解决那些问题,而不是简单的逃避。

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《细节的力量》这本书虽然仅有12万字不到,但是作者裕美子将20年职业生涯中的工作经验、技巧总结为51个职场小事,给予迷茫的职场人提供了行之有效的工作指南。



作者简介:楠孩子,热爱阅读,喜欢写作,以阅读和写作为自己的终身生活方式。

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