二十三合同中的风险控制

一、了解

      如果合同对方是法人,利用“国家企业信用信息公示系统”,对其基本情况做一个全面了解,从而判定是否可以合作。相关的资质文件一定要求对方盖章且核查留档,建立客户档案,对于一些特殊资质文件,一定要在权威发证机关核实其真实性和有效期限,避免伪造或者过期导致合同无效。如果对方是自然人,其身份证明以及与合作业务(比如租房)的关联关系一定要得到充分验证。

二、签订

(1)合同模板尽量选择自有模板(一定要经过自家律师审核确定的版本),自有合同模板,一般相对来说责任和权利是对等的,自己对自家合同条款设置也熟悉,即便对方有改动,也能比较容易发现。如果采用对方模板,一定要对照自有模板的核心条款重点核对并保持一致。

(2)合同拟定和签署由谁来执行?一般来说业务谈判人员和合同签订人员尽量分开,一是避免恶意串通,二是很多业务人员不仔细,对合同内容把握容易出现疏忽。

(3)选择合同争议解决地要慎重。选择对方所在地,一旦进行诉讼,免不了增加时间、差旅、人力成本,如果可以,尽量选在我方所在地。

(4)哪一方先签字盖章?最好是对方,这样我们就能掌握主动权,如果在合同签署过程中,我们先签且发给了对方,想要调整内容,对方拒绝调整,我们就会很被动。反之亦然。同时,我们能第一时间取得生效的合同,有利于我们的合同档案管理。

(5)合同签订绝不能留空格或者大幅的空白页,避免事后被人为填写其他内容。一般空格处没有内容的要写“无”或者“此项无内容”,再或者用斜线划掉。合同正文最后可以增加“以下无正文”,对于签章页可以增加“此页为签章页”,不给“作弊人员”留机会。

(6)合同签字盖章。合同盖章一定要再次仔细阅读,确定合同内容无误后再盖章,为了避免中间页被替换,一定要盖骑缝章,有些重要文书,也可以在每页进行小签,双重保险。如果跟自然人签合同,一定要面签,避免别人代签导致合同无效。

三、保存

合同管理要避免口头协议,一定要保留文本及实物证据,合同文本、验收单、发货单、变更协议、付款底单、快递单、签收单、客户档案资料、证明文件、授权文件等都是证据,包括相关的邮件、传真都可以作为合同管理的书面证据,要完整清晰保存,涉及到诉讼的时候,书面证据最有效。

合同管理从背景调查到过程执行、验收、结算,步步需谨慎。

四.管理

1. 具有一定规模的公司,建议应建立合同审核部门,配备专业的法务人员对合同进行审核。法务部门则是专门处理公司的法律纠纷事件,同时审查合同的规范性和合规性。维护公司切身利益的直接方法即是编写严谨的合同内容。当然若是小规模公司,无条件建立这样的部门,在合同版本的规范性方面也可以咨询相关的法律部门或事务所,以维护企业自身利益。

2. 合同签订前公司内部最好进行相关条款的会审,讨论,并对未来可能会存在的风险进行评估。

3 建立完善避免合同被篡改的举措,若为纸质合同必须加盖骑缝章,收到合同后仔细核对合同条款,以防被篡改内容。有条件的公司最好使用电子合同文档,并使用“可靠电子签名技术”订立的电子合同。目前的法律规定已经完全认可电子签名,这一点同样可以作为证明,使用“可靠的电子签名”订立的电子合同一旦被改动就会被发现。

4. 作为合同付款方,一定要防止供货方在合同中篡改内容,若付款方未能及时发现很有可能就被对方套路了。

5. 合同签订双方,在有签订合同意向之前,建议彼此双方进行针对对方业务能力及经营情况的考察,最好可以进行实地考察,以了解合作对象是否有能力履行合同。

8. 建立完善审批流程,无论是系统OA审批还是系统外的纸质审批,要做到根据合同金额的大小进行不同流程的审批授权,以提高流程效率。

7. 建立较为规范的合同档案管理部门,无论合同金额大小都进行归档备案,设有专人负责,对业务人员进行追缴合同原件和敦促回收。


      20191021

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