30天专注成长R2#职业技能提升DAY08(电话预约技巧知多少)

许多人力资源工作者(以下简称“HR”)招聘时都有过这样的经历,就是费尽口舌打电话预约了一批应聘者前来面试,但到时能如约而至的人却寥寥无几。被应聘者“放鸽子”的苦楚只有HR心里最清楚:之前又是协调内部面试官的时间与工作安排,又是准备面试资料、安排面试场地,还要逐个联系应聘者确定面试时间,所有的工作和努力都随着求职者的爽约而付之东流。这还不算,更有甚者还会遭到业务部门的误解:“张罗了半天就来了这么几个人,这不是耽误我们的时间吗……”笔者对HR同仁的不幸遭遇感同身受。其实,要提高邀约面试的到场率不是一件难事,HR只需多与应聘者沟通,在电话预约时注重一些技巧并灵活运用,求职者的到场面试率一定会大大提高。

常见的爽约理由

为什么应聘者会出现面试爽约的情形?很多HR惯于把错误归结为求职者不守承诺、太任性,认为“这是90后新生代身上的通病”;也有的HR把面试到场率过低归因于企业给出的薪酬标准低于同类企业,不具有市场竞争力。笔者总结了自己接触过的一些案例,发现导致面试爽约的原因不外乎以下8种情形:

应聘者同时接到其他公司的面试通知,在面试时间上产生冲突;

应聘者临时有其他重要的事情,没有及时通知HR;

应聘者仍然在职,求职意向不强,对于参与面试持无所谓的态度;

应聘者在电话中了解了公司概况后,对公司或职位不感兴趣,主动放弃;

应聘者忘记面试时间,或出发太晚导致迟到而中途放弃;

面试地点距离应聘者较远,应聘者觉得不方便,主动放弃;

面试地点、路线、时间交待不清晰,导致应聘者走错路或没有按时到达;

面试当天遇暴雨、交通意外等不可抗力影响。

上述原因,初看责任主要在应聘者身上,但仔细推敲就会发现,其实每一项都是HR基本可控的。因此,HR与其在应聘者身上找毛病、发牢骚,倒不如从自身出发,找原因、想办法。只有查清原因,我们才能够对症下药。

“试”前沟通,专治各种爽约

要提高面试到场率,降低爽约率,HR需要做到的就是三件事:沟通、沟通、再沟通。与应聘者的有效沟通可以避免后期许多不必要的麻烦,HR可以通过电话沟通了解应聘者的求职意愿与动机;介绍公司的情况、优势、发展空间、职位特点与要求等;详细清楚地告之面试时间、地点、路线;多次确认是否前来参加面试。

时间冲突——多问一句或另行安排

在面试时间上产生冲突,其实这个问题比较好解决,HR在与应聘者电话沟通时,不妨多问一句:“在XX时间段,您是否方便?有没有其他重要的事情?”如果应聘者不方便就另约时间。当然,有时候协调时间比较困难,比如公司要求某个时间段内必须完成面试,因为其后很多面试官要出差等,那么HR就要争取让应聘者放弃其他行程,选择来公司参加面试。这时,HR就有必要简单地向应聘者介绍公司的基本情况,重点同应聘者说明公司有哪些吸引人之处,使应聘者有兴趣来公司参加面试。

临时生变——预留多个联系方式便于联络

当应聘者临时有事不能参加面试时,应该及时通知HR。之所以没有通知HR,很多时候是因为没有HR的联系方式或联络方式不易联络,比如有的电话较忙,打不通。为了避免中途出现变数,HR应该把自己的多个联系方式,如微信、邮箱等清楚地告诉应聘者,以便一个联系方式行不通时,另一个可以及时补上。当然,也有可能是应聘者不愿意主动联系,不要紧,HR可以在面试的头一天主动联系应聘者,再次电话确认,对应聘者也是一个提醒;如果应聘人数过多,无法每人确认一次,那就要在之前的电话预约中明确告诉应聘者,如有变动要提前告知。电话通知,邮件跟进,短信提醒,必要时加上对方的QQ号、微信号。总之,就是动用一切现代化通讯方式,把前期的工作做细,一方面可以减少不必要的麻烦,另一方面也让应聘者感觉到公司做事的规范性。

求职意向不强——把准求职动机是关键

应聘者仍在职,对求职抱持无所谓的态度,处理这种情形比较能体现一名HR的专业性。比较妥当的应对策略,就是在面试之前对应聘者的求职动机进行初步的判断,从应聘者的简历当中找出蛛丝马迹,比如通过对其过往工作经历的了解,以及电话预约时初步了解其想从事的行业、职位,期望的薪酬待遇,对目前工作的满意度,个人的职业规划,家庭情况等等,判断其求职动机的强弱,如果求职动机不强,就要预估到他可能会爽约,不用再做重点考虑。招聘就像谈恋爱,你情我愿才有谈下去的可能。我不是你的菜,就别浪费彼此的时间。

因生疏而下意识地拒绝——层层递进,主动推销

很多求职者在投递简历时采取的是“海投”,有时连自己也记不清投了哪家公司。于是,很多应聘者在接到电话时弄不清楚是哪家公司打过来的,因此,HR在电话预约时一定要询问对方对公司是否了解,对职位的职责与要求是否清楚,在这一问一答间,HR不仅可以了解对方的求职动机,也可以简单介绍一下公司的情况,借机对公司进行宣传介绍。随后,HR还可以通过邮件给应聘者发送公司介绍或官网链接,以便应聘者对公司有进一步的了解,加强求职意向。

出发太晚导致中途放弃——提前电话通知面试

应聘者忘记面试时间,接到通知时已不能按时到达面试地点,因此中途放弃。这个问题看似责任在应聘者,其实只要HR多用点心,也是可以避免的。这就涉及一个问题——到底提前多少天预约面试才算科学?时间提前太多,如果应聘者琐事太多,容易将面试遗漏,而且这期间应聘者也可能已经找到其他工作;如果提前时间不够,应聘者可能已经另有安排,容易造成时间冲突,没有调整的空间。因此,通知应聘者面试最好提前3天进行,一方面可以避免遗忘,另一方面也可以给应聘者预留出调整行程的时间。

面试地点较远——人文关怀弥补

很多时候,距离面试地点太远、交通不便、时间太赶,这些看似简单的理由就足以让应聘者放弃面试。要解决这个问题,HR就需要多体现一点人文关怀,工作做得细致一些。譬如,当HR在电话预约中了解到应聘者的居住地后,要主动询问应聘者前来面试是否有困难,特别是对于车程在一个半小时以上的应聘者,要将面试的时间、地点、路线、联系电话交待清楚,并让对方确认,也可以通过短信和邮件再发送一次;如果面试地点比较偏僻,最好附加路线图,避免应聘者因路线不明无法按时到达;要考虑到乘坐的交通工具不同,行驶路线也是不同的;特别要注意时间、地点与路线千万不能写错,如果临时有变动也要及时通知对方;一些地方的标志性建筑要说清楚,如果公司的楼号、门牌号换了,要及时通知应聘者;在时间安排上,对于路途较远的应聘者,不要将其面试安排得太靠前。以上细节可以在很大程度上帮助应聘者少走冤枉路,避免因无法按时到达而放弃面试。

不可抗力影响——提前预知,逐一反馈

面试当天遇到台风暴雨、交通意外等不可抗力因素,这就要求HR在面试前客串一下天气预报员和交通播报员。如果能预估到有恶劣天气,就要做好相应的准备与应对措施。比如:在面试前的1-2个小时与应聘者逐个通一次电话,确认有多少人不来面试,也可以给应聘者一些温馨提示,告诉对方天气情况,哪些地方可能会出现交通堵塞等。

除此之外,电话预约时HR的态度是好是坏,声音是否宏亮、清晰,语气是否有亲和力,语言是否文明礼貌,这些因素都会在一定程度上影响应聘者的面试到场率。

来源《人力资源网》作者曾双喜

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