《番茄工作法图解》

本书作者史蒂芬是番茄工作法的践行者,手绘图解是此书特色,番茄工作法的发明者弗朗西斯科为其作序。番茄工作法让我们专注于当下,一次只做一件事,越来越多的体验心流状态,计划、记录、反思,持续的改进,让工作生活有节奏感向着目标迈进。

一、一次只做一件事

整天忙忙活活却完不成计划,这是我真实生活的写照,也是我参加训练营的目的之一。想做到专注就得坚决抛开各种杂念。

什么是番茄工作法?弗朗西斯科一992年创立了番茄工作法,利用厨房定时器专注学习10分钟,与时间做朋友,全然专注于当下工作。首先列出当天要做的事,设定25分钟的工作时间,然后休息5分钟,如此循环往复,做足4个番茄钟可休息半小时。从第1件事做起,做完一件事再做下一件。每日计划每日回顾,预估花费时间,控制中断时间,以想要达成的结果为导向,专注于能带来结果的活动。

番茄工作法能解决哪些问题呢?第1种情况拖延。造成拖延的原因有:面对复杂,望而却步;无聊琐事越拖越久;完美主义,碍手碍脚;最后期限步步紧逼;前怕狼,后怕虎,害怕失败和批评。第2种情况分不清主次。小事忙活一天,大事一样没办。第3种情况预估不足。没想到一件事要做这么久,没想到一件事越做越复杂;把预估当做承诺。其他情况:从休息回到工作,心智调整不过来;一错再错,不长记性,头脑被各种想法占据,时间都用来学习适应复杂的工作方法了,只顾低头干活,忘了抬头看路,流程管理纸上谈兵。牵着不走,打着倒退。

二、背景

番茄工作法帮助自己做好自我管理,排除周围干扰,引爆天赋。

1.良好的姿态可以帮助我们进入心流状态,规律的作息可以减少迷茫和焦虑,建立一套相同的动作和准备程序,可以使大脑自我调整进入执行某类事物的最佳状态,形成一种条件反射。

心流状态具有以下特点:明确的目标、集中专注,自我意识消失,时间的扭曲,直接和即时反馈能力,水平与面对挑战的平衡,个人控制感,工作本身的内在奖励,行为与认知的合一。心流状态是一种创造性的状态,但是它缺乏全局观念。所以我们要体验心流,也要跳出心流,既要总揽全局,又要全身投入行动,创造力与统筹力平衡并存。

2.左脑倾向于逻辑,右脑倾向于直觉,左右脑共用,意识与直觉相结合。

3.学习要经过吸收沉淀的过程。

4.拖延与加班:造成拖延的原因有三方面:其他人强迫你做,违背个人意志;个人给自己的压力,追求完美的表现;害怕出错。加班就像信用卡购物,要支付利息。

5.持续调整。世界是变化的,我们没法控制,我们能做的是不断提高我们的应变能力,借助良好的对策来达到预期的结果,进入一个良性的循环中。

三、方法

借助厨房定时器,做记录表格,并且每日回顾。番茄工作法的5个阶段:计划:提取最重要的活动,列入今日待办,这是当日自我承诺;跟踪:收集过程指标,如番茄钟数量以及中断次数;记录:数据归档,填写记录表,记录跟踪内容;处理:从记录表中提取有效信息;可视化:组织信息,总结改进流程的思路。每天开始时计划,中间跟踪番茄钟,每天结束时记录、处理和可视化。

工具:一支笔,一枚厨房定时器,三张白纸分别记录今日代办、活动清单和记录表格。

原则:现在就做减少不得不做的工作数量,将最重要的活动排在第1位,并全力以赴的去做。

专注工作25分钟,休息3~5分钟,每4个番茄钟后可以进行15~30分钟的阶段性休息。如果番茄钟未到时间,已完成工作,就用剩下的时间“过度”学习。

每天要有一个承诺,一个分期中,一个活动,一个目标。

四、中断

当注意力丢失时,找回它要付出昂贵的代价。全局观控制力是与心流和创意相对立的。

中断分为内部中断和外部中断。内部中断用撇号来表示(’),采取策略时接受并记录,继续手头的工作,切勿在分局中期间切换到其他活动,番茄钟启动就必须走到响铃。非今日代办事项列入活动清单,标注U,即计划外事件,并且标一个最后期限。外部中断要明确可见,实事求是弄清楚所遇到中断的类型和数量,通过画减号(—)来记录,应对策略是告知、协商、计划、答复。完成了一个番茄钟后在方框内划叉。

如果有很多计划外活动,说明计划时阶段漏掉了很多事情,考虑不全面。

五、预估

番茄工作法要求花时间回顾,不断的调整改进,使你认为自己能做的与实际做到的相匹配。承诺是番茄工作法的核心,如果事前预估与实际所花功夫之间经常不一致,可能做预估的方法或能力有待改进,其次是工作开始后又出现新情况新问题,使得环境发生改变。

番茄钟是番茄工作法的最小计量单位,不能使用小数,如果一项活动预估不够一个环节中,则可以在它旁边加个0,表示花费时间小于一个番茄钟。第1次预估用方框表示,完成后在方框内打叉;如果预估时间不足,第2次预估画圆圈,完成后在圆圈内打叉;第3次预估画三角形,完成后在三角形内打叉。活动越复杂,越估越不准,需要拆分。

并列两种极端情况,第1种是过剩,是因为活动清单里的活动过多,第2种是萧条,是因为活动清单太少。

六、应变

尽量让工具简单,时时更新活动清单,对活动的重要程度两两比较,处理邮件时,如果答复时间不超过一分钟,立即答复;如果稍后委托他人则立刻委托,如果需要亲自处理,所需的时间较长,把它列入活动清单。每隔三个段休息要有一个长休息,但不是强制性的,如果休息时间过长会失去节奏,如果不休息,注意力下降。

东尼.伯赞提出的增强记忆力的通用方法:学习期之后,短时间内做一次回顾,或复习一天以后,再次复习,一周以后,第3次复习,一个月之后第4次复习,半年以后第5次复习。不断重复一个重要的结论,等到真正用的时候,就更容易被想起来。

预留傍晚的时间做每日回顾。很多的问题有很多的答案,选择其中之一作为今天的主题,原则是脑海中第1个蹦出来的念头。

番茄工作法重点是专注于执行,所以也要跳出来进行系统思考和整体布局,与gtd流程结合会更好。

七、团队

番茄工作法适用于协作环境,例如双人合作、会议和多人团队。

会议是最适合使用番茄工作法的场合之一。列出所有的活动,优先级排序,然后开启番茄钟。番茄钟一响立刻停止。如果未到时间,可以尝试回顾、改进和延展思路,直到番茄钟结束。

番茄钟根据个人情况灵活设置,尽当指标简单,记录有助于明日的改进,并保持良好的节奏。

双人合作时要保持同步,两人取得一致或设定特定的仪式开启番茄钟,以便形成条件反射,至少在一周内保持一个固定的番茄钟长度。注意不要频繁改变番茄钟长度。当一个人有其他工作时,若该项目能单独进行,另一个人则单独进行,否则另一人安排其他的工作。

在团队协作中,要建立自己的团队文化:即做事方法。为了促进团队内部沟通,队友间请教问题不计入外部中断。请教时一定要想清楚这个问题是否急需答案,如果不是,则用邮件或其他方式来解决。

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