「RIA学习力」《高效能人士的七个习惯》No.8,风声

在习惯三要事第一,作者讲到有效管理,下面来自书中第175页。

有效的管理指的就是要事第一,先做最重要的事情。领导者首先要决定的就是哪些事情是重要的;而作为管理者,就是要将这些重要的事务优先安排。

从这个意义上说,自我管理的实质就是自律和条理,是对计划的实施。根据英语词源学,“纪律(或自律)是由“信徒”一词衍生出来的。通常情况下,信徒指的是信奉某种哲学或者某种学说、原则、价值体系的人,他们信奉某种高尚目标或这种目标的代表人物。

换言之,如果你能够成为高效率的自我管理者,那么你的自律就是由内而外形成的,是独立意志的具体表现,你所信奉与追随的就是内在的价值观及在此基础上形成的人生要旨。有了独立意志和诚信人格,你就可以控制自己的感情、冲动以及情绪,服从这些价值观的约束。

拆页九

来自第五章《习惯三 要事第一》

P176

别让琐事牵着鼻子走

使用下面这张表可以详细阐释第四代管理方法的重点。从本质上看,我们对时间的使用方式不外乎以下四种。(见表5-1)

这张表告诉我们,紧急意味着必须立即处理,比如电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于私人工作,他们不会让电话那头的人苦等,但却会让办公室里的人干坐着直等到他们打完一通长长的电话。

紧急之事通常都显而易见,推拖不得;也可能较讨好、有趣,却不一定很重要。

重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。

在时间管理矩阵中,第一类事务既紧急又重要,需要立即处理,通常被称为“危机”或“问题”。有人觉得,这类事务会消耗大部分的时间和精力,他们整天都在处理危机,满脑子都是问题,忙于应付各种紧迫任务。(见图5-1)

如果你过分注重第一类事务,那么它们的范围就会变得越来越大,最终占据你全部的时间和精力。这就像是冲浪一样,来了一个大问题,把你从冲浪板上打到水里,你好不容易重新爬上去,但是下一个问题又来了,于是你又重重地摔了下来。

有些人每天都在应付各种各样的问题,疲于奔命,因此只能借助第四类既不重要也不紧急的事务来逃避现实,稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中,他们把90%的时间花在第一类事务上,而余下的10%中的大部分则用在第四类事务上,用在第二和第三类事务上的时间则少之又少,几平可以忽略不计。这就是大部分时间精力都用于处理危机的人所过的生活。

还有一些人将大部分时间花在紧急但并不重要的第三类事务上,却自以为在致力于第一类事务。他们整天忙于应付自认为十分重要的紧急事件,殊不知紧急之事只是别人的要事,对别人重要,对自己就不一定了。(见图5-2)

有些人几乎将所有的时间都用在第三和第四类事务上,可以说他们过的是一种不负责任的生活。(见图5-3)

高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务,因为不论是否紧急,这些事情都是不重要的,他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。(见图5-4)

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言,规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要,却因尚未迫在眉睫,反而避重就轻。

按照彼得·德鲁克( Peter Drucker)的观点,高效能人士的脑子里装的不是问题,而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力,他们的思维定式是预防型的,总是能够做到防患于未然。当然,他们也有真正意义上的危机和紧急事件需要马上处理,但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系,将时间和精力集中在重要但是并不紧急的事务上,即第二类事务,完成这些活动能够提高个人的处事能力。

「I,重述知识」

描述时间管理四象限,现在的理解和你过去的理解有哪些不同?

时间管理四象限把人们日常的事务根据紧急和重要程度进行区分,并划分到重要紧急、重要不紧急、紧急不重要,不重要不紧急四象限中,以指导人们合理安排处理事务的顺序,提高效能。以前在把事务对应到四象限时更多侧重于从时间的要求上考虑,重要性上考虑较少,或者说更多从完成效率的角度而不是效能的角度考虑先后顺序,期间可能会考虑到部分重要事情还有时间,因有难度迟迟不动,而在不重要事情上耗费时间。现在觉得应该以实现目标为主线(产出),充分考虑重要事务需要的时间周期和精力(产能),制定事务的处理顺序,以提高事务处理的效能。

「A1,激活经验」

请思考,有哪些事情可以让你的工作和生活得到彻底的改观,但是你却一直没有去做?这些事情属于哪一个象限?并用时间管理四象限说说你为什么没有做。

在孩子还在上幼儿园的时候就想到要看几本亲子教育的书籍,系统学习如何开展小学阶段的教育,包括如何培养好品格,养成学习的习惯,掌握学习的方法等,到孩子都上四年级了,断断续续也看了一些书籍,但不成系统,也没有具体应用。其实系统学习小学儿童教育在孩子上幼儿园时期属于重要不紧急的事情,但以工作忙,看不进去以及不善应用等原因搁置到现在。