浅谈我的个人管理-线上收集篇

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前言

如果你读过《奇特的人生》,或许你会对时间记录感到好奇。如果你真切希望管理自己的时间,有一个诚恳的建议:你可以吃尝试以两周至一个月为限,记录下自己每天的时间,aTimeLogger2是一个很不错的App。

时间管理利器aTimeLogger2

有人说,浪费别人的时间就等同于谋杀。而通过时间记录,不得不承认一个事实,原本自许高效能干的我其实每天都在慢性自杀。一天之内有效利用的时间少得令人惊讶,必须承认如果经过合理安排后,自认很努力的自己可发挥的潜能将会是现在的2倍甚至更多。

因此开始思考如何有效管理自己的时间,逐步改进自己的管理系统,这个系列写作是我对个人管理的思考与组建,也是一次梳理与总结。年前,趁放假前无心工作的空闲撰写了《浅谈我的个人管理——系统篇》,对我的个人管理系统的组成与运作做了一个概略的梳理,得到不少朋友的关注与喜欢,给我很大的信心将本系列继续延续下去。

从本篇开始,计划将根据系统运作的顺序,逐步将系统运作程序、使用的工具(App)做一一介绍,间歇会夹杂些我关于系统组建的思考以及使用时的经验感受,希望对有兴趣践行个人管理的朋友有所帮助。

预计接下来的篇章会分为《线上收集篇》《线上整理篇》、《纸笔系统篇》、《规划篇》《执行篇》、《回顾篇》,鉴于本人平日的工作、学习、运动、约会、旅行。。。等计划,进度或有迟滞,敬请见谅。

正文

组建个人管理系统的第一步是收集,我们需要对自己接受信息的方式进行一次全面的梳理。通常而言,我们的信息渠道可分为线上与线下,线上一般有手机、平板、电脑;线下则一般为纸笔系统。就线上而言,我的经验是使用合适的工具合适地使用工具

使用合适的工具

首先推荐一些常用的服务与功能:

RSS

简易信息聚合(也叫聚合内容)是一种RSS基于XML标准,在互联网上被广泛采用的内容包装和投递协议。使用RSS订阅能更快地获取信息,网站提供RSS输出,有利于让用户获取网站内容的最新更新。网络用户可以在客户端借助于支持RSS的聚合工具软件,在不打开网站内容页面的情况下阅读支持RSS输出的网站内容。具有来源多样的个性化“聚合”;信息发布的时效、低成本;无“垃圾”信息、便利的本地内容管理等特性。(引自百度百科RSS条目)

阅读模式(悦读)

可帮助你屏蔽掉博文、网站文章和网页内的广告和无意义链接,使文章变得简明又易于阅读。帮助避免在阅读网站内文章时所有令你分心的情況,甚至可以帮你在同一视图中浏览多页文章。(引自印象笔记•悦读应用简介)

稍后阅读(Read Later)

将网页(文字、图片、多媒体)等内容,通过用户操作,在网络浏览器及服务器中进行保存,或发送到指定云存储平台及邮箱。待到使用者重新打开服务器的存储页面或邮箱时,再次提醒阅读的非即时性工具。稍后阅读类工具可以有效的降低用户的阅读干扰,将阅读与深入阅读加以分离,实现使用者重点阅读的功能。它也可以满足用户的移动阅读需求。(引自百度百科稍后阅读条目)

上述提及的都是一些服务或者功能,并未特定某些软件与App,其主要作用在于减少重复操作、排除干扰、集中注意力。以此为基础,开始选择合适的工具重构信息收集渠道。

线上收集导图

上图所示为线上收集的起点至末端的归拢示意,各种信息来源的下方为推荐使用的App。除另外说明外,排名第一的是我现在正在使用的,二三则为可替代服务或App,下同。

桌面端(OS X)

信息归拢末端/速记

Devonthink

人称文件管理核武器,通吃几乎所有常见格式文件,支持绝大多数文本文件、图片、视频、音频预览,内建OCR,支持全文检索,支持无限级文件夹、无限级标签,支持wiki自链,支持多种导入、导出、协作方式,大量的原生及自定义脚本。

Devonthink

提到缺点的话,Devonthink无法分析中文分词,因此其最负盛名的AI智能几乎属于半瞎。
但即便如此,此App也号称同类最强,没有之一!
由于其功能的强大,仅其使用手册就有146页之多,出版的使用教程更达到了198页,计划在《线上整理篇》中尝试介绍些常用的功能与技巧。

扩展阅读:

超整理术与软件DEVONthink PRO
Devonthink 多任务文件档案管理的好工具
读书笔记、读书卡片与DEVONthink
使用DEVONthink搭建个人Wiki+Safari使用技巧一则

Evernote

大象就不用介绍了,通过笔记本与标签对信息进行分类管理,基本可以满足大多数人电子信息存储的使用要求。
主要缺点在于无法对文件进行管理,因此对文件管理有较大需求的,需另作打算。
随着OS X自家备忘录的功能增强,前景不明朗,渐有日薄西山之感。

OneNote

为Win家的同学稍作补充,OneNote也是一款非常强大的笔记与摘录软件,同时可作为Win平台的计划管理核心使用,系统整合性更好,运作也更为简便。同样,文件管理需作另外考虑。

浏览器

Chrome/Firefox/Safri

排名不分先后,各有优势。
Chrome有丰富的扩展与应用,应用商店需翻墙,略蛋疼。
Firefox扩展丰富,更新较为迅速。
Safri原生浏览器,各种服务一般都会优先开发支持的扩展。
我选择浏览器时主要要求是兼容性好,以及有1Password、Pocket、Devonthink扩展。最先使用Safri,后由于Vim扩展的诱惑转投Firefox,最近由于Chrome家有群晖DSM套件的扩展而跳槽,但其在国内使用环境下,兼容性始终不如Safri与Firefox。

RSS

Inoreader

提供RSS订阅功能的网络服务,选用的理由在于云端保存资源。无论更换设备与否,通过客户端登录自然能够找到自己的订阅。还有其他很多提供类似服务的,因为未曾使用,不另介绍。建议挑选开放性好的,客户端的使用感受要比网页版的好很多。

扩展阅读

断舍离_如何用RSS订阅一切(上)
断舍离_如何用RSS订阅一切(下)

Reeder 3

号称是使用感受最好的RSS客户端,未使用过其他App,因此没有比较。个人感觉较好的特点是支持较多网络服务接收信息,然后支持更多的网络服务发出信息。

Reeder

其中,信息收发均支持Instapaper和Readability,但我未同时使用Reeder作为稍后阅读的客户端,原因稍后解释。

评测

RSS 客户端还能变得更加极致:Reeder 3 for Mac beta 体验

电子邮件

Airmail

非常好用的一个第三方邮件客户端,清爽的界面,顺畅的使用感受。当有两个及以上账户时,会自动生成一个所有账户,下面包括集中的收件箱、星标、草稿、已发邮件、回收站、垃圾邮件等,自动设置如有偏差时还可以进入设置手动映射。
除此之外,最令我欣喜不已的便是它的单键快捷键,几乎可以在不移动手的情况下完成大部分工作。最常用的左手区快捷键有:
Q:快速回复;W:打开操作菜单;E:删除;R:回复;
A:回复所有;S:星标;D:打开延迟菜单;F:转发;
Z:打开效率菜单(GTD和KM);X:暂无;C:新邮件;V:打开移动菜单

评测

优雅邮箱:Airmail for Mac

原生Mail

功能很全面,能够应付大部分情况,同时Devonthink Office提供扩展能够直接批量导入邮件,对信息集中强迫症患者很有诱惑力。另外,OS X 10.11中与原生的地图、提醒事项、备忘录等有很好的互动。

Microsoft Outlook

Win平台上功能强大的邮件客户端,但也不仅仅是邮件客户端,应该称作甚至已经达到了Win平台的PIM(Personal Information Management)标杆地位,集成了邮件、日历、任务、便签、联系人等功能,且与OneNote有优异的互动,Win平台的个人管理完全就可以以此二元系统为基础组建。

iOS端(手机/平板)

信息归拢末端

Evernote

iOS平台上使用的信息终端采用的是Evernote,主要特点是开放性好、多平台同步,缺点则是费流量、缺乏文件管理能力。

Devonthink To Go
Devonthink To Go

Devonthink 自家的iOS客户端,通过与桌面应用同步,可将需便携阅读的文件暂存至iOS设备,编辑后能同步反应至桌面端,主要的缺点是每个设备都需手动同步,如需保证资料的统一性略显麻烦。

邮件
Airmail 1.0 for iOS
Airmail 1.0 for iOS

个人感觉此App已经达到了『可以说不用,但不能说不好』的地步了

评测

最自由定制的效率邮件应用:Airmail for iOS 评测

Outlook for iOS
Outlook for iOS

支持网盘与外链附件是Outlook的特色。

原生邮件

够用

稍后阅读

Pocket

好用,速度响应快,全平台支持,支持切换到网页视图,可转存至Evernote。

评测

《这才是我想要的文章管理方式:稍后读 Pocket 功能详解》

Readability

没使用过,但被诸多App作为网页净化外链,显示排版效果较好。

评测

《Readability - 带给你最佳的阅读体验的利器 (网页净化排版+稍后阅读+多设备同步》

Instapaper

支持推送至Kindle,但响应慢。

评测

《谈谈稍后读:Instapaper 可能被忽略的功能》

速记

Drafts
Drafts for iOS

很少使用,开启速度快,支持Markdown,插件丰富。

其他

微信

主要是指朋友圈或公众号文件阅读/保存,一般可通过绑定MyPocket推送至Pocket,或绑定我的印象笔记转存至Evernote国内版(印象笔记)。详情可见知乎回答《微信上的文字如何发送到instapaper和pocket?》。也有方法通过RSS订阅公众号,但限制较多且不稳定。

知乎/简书

手机未安装,一般通过RSS订阅,可通过分享功能转存至Evernote。

IFTTT

网络自动化工具,可玩性很高的服务,我用来订阅一些需翻墙的信息或未打通直连的服务。如订阅Instagram某账户更新后保存至Evernote,即可免翻墙查看更新。

扩展阅读:

《触发你的智能生活:IFTTT 入门》
《iFTTT 入门介绍与简单使用设置教程 - 让互联网服务更加智能自动化地为你工作!》


合适地使用工具

明确设备定位

每一个工具都有其存在的必要性,同时也意味着它在设计之初是有其目的性,专门针对某一目的而设计开发的,虽然有时候会有目的之外的意外之喜,但这并不是通常的情况。我主要是根据不同的使用场景、不同的工作内容,选择使用合适的设备。

一般来说,我将手机用于通讯、提醒以及碎片时间的信息收集,除非必要不会用作长时间阅读,更不会用作生产力工具。

我将平板定位为信息阅读、简单信息整理、休闲娱乐工具,配有键盘的话会少量用于文字输入。

桌面端是主要的生产力工具,也是大量时间的消耗器。如果你想工作,而使用电脑的效率更高时,请打开电脑;如果你想娱乐,而使用电脑让你娱乐得方式更多样时,请千万不要打开电脑。。。这是血的教训,至今还在挣扎着戒除工作日回家开电脑的习惯。

简而言之,能看大屏的时候,绝不看小屏;能用键盘、鼠标解决的问题,就绝不使用触摸方式解决;能使用桌面客户端的,就绝不使用移动客户端。OS X 10.11最令我满意的功能就是,可以使用Mac通过iPhone完成打电话与收发SMS短信的功能,使桌面端的工作环境更趋于完整,工作流更为顺畅。

分配使用场景

我通过设备使用的时间、地点和目的,在不同的设备上安装不同的App,已达到满足工作与生活的需要;同时,也选择在设备上不装某些App,已达到减少干扰的目的。

比如:

  • Reeder仅安装在家里的iPad与iMac上,饭后休息时可以刷新下,了解最新的时讯与博客网文更新。而不在手机与工作电脑中安装,以避免在工作期间频繁刷新,消耗时间。
  • 在手机、平板与iMac上安装Pocket,以便外出等人时或者在家休息时稍作阅读。

分层次阅读

RSS是一个信息集合器,订阅了资源后,每天都会被动收到几十上百的博客、网文、新闻、资讯等。然而,这些信息并非都是我们感兴趣的、有价值的,因此需要有个筛选过程。我是通过Reeder建立类别,通常每天晚上使用iPad快速浏览下标题,通过Mark All as Read功能对浏览过标题无需了解内容的标记为已读。

Reeder类别

对有兴趣的文章,一般会有三种选择:

  1. 比较空闲,直接在Reeder中阅读;
  2. 还有事要做,转发至Pocket;
  3. 有参考保留价值,转发至Evernote(平板端)或保存至Devonthink(桌面端)(在Pocket中阅读发现有保留价值的,也作同样操作。)

合理设置提醒

另外,合理的设置设备通知也十分重要,不建议将所有的通知全部打开,干扰严重;同样将提示全部关闭也是不合适的,容易错失重要的信息、资讯和电话,除了信息的时效性因素外,当你在被需要的时候总是无法及时反应时,很难建立起可靠、安定的信任关系。建议将所有的通知提示关闭,经斟酌后谨慎开启。

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