如何统一的理解office套件

上班后用了几年office,属于业余时间自学成精。现在基本用不上了,怕以后忘记,记录下来。我随便说说,大家随便看看。

先总结一下office套件,主要是word, excel, ppt, access。别的如oneNote, outlook, publisher本身就不是核心组件,都是辅助型选手。中间穿插着提一笔吧。主要是四大件。网上众多文章都在讨论怎么用word,怎么用excel,怎么用ppt,怎么用access等。没什么人把这一堆东西放一起讨论。可是,微软把这套东西统称为office一起开发一起卖总是有道理的。我之前上班时这堆东西没少用,总结了一点个人心得,和大家分享一下。单个软件拿出来网上相关的太多,这里不啰嗦了,主要从另一个角度分析一下。

首先我们跳出office这个范畴,说明一个概念。看不懂没关系,请先大概了解一下,这个东西叫MVC,Model-View-Controller,模型-视图-控制器,搞编程的达人们比较熟悉,又是Xerox PARC这个倒霉孩子先提出来的。为啥说他倒霉自己点开看。大概用我自己的话解释下,真懂的朋友不要笑。模型用来存储数据和一些计算过程,生成计算结果,控制器提供原数据,视图就是能够实现数据和计算结果的显示。聪明的程序员们用这模式设计程序总是有原因的,它有很多优点。以至于这套理论脱开编程也能解释一些东西。

例举一个简单的业务流程。比如老板扔给你一个文件袋,里面是他这个月的发票,要你帮他算一下本月的报销。文件袋等于是controller,数据源,你就是那个model,人肉计算器。你可以手工写张报告列个清单用手机算出总账,也能用可以打印计算器整一张,或者做个电子表格,或者写个程序,等等。报告方面简单点的有个明细和总价,复杂点分个类汇个总什么的。这层都是model模型,计算层面。你最后出的交给boss的表是view视图。可以是清单,可以是图表。你要是把一年的报销数据都做进去可以做成历史趋势图什么的。这是结果的显示。

这么举例的目的是希望各位开始接一个活的时候不要着急点开word或者excel来做事,而是从mvc的角度去观察一下每个步骤。这是因为MVC三个阶段的功能office四大件全都是能做的,只是一个擅长与否的问题。另外,四大件作为统一的office系列,他们是互通的。怎么个程度的互通?我在excel里做了个chart,可以直接复制粘贴到word和ppt里,如果用的是主题的字体和色系,那么都会自动更新适应目标文档;同时关键的来了,数据源还是在excel里,所以新的数据只要继续填进excel里,word和ppt里刷新一下就是更新过的表了,然后可以开开心心去开会了,ppt放到投影上,word文档发给与会者。如果你每周都要update同一个主题的周会,那么只要开始费一次力气,以后每周都很轻松。同时,你改ppt和word文档的设计,是和你的运算完全脱离的,不会影响到结果。这也是mvc的精华之一吧。

所以,真正要打通office套件,在简历上充满信心的写上擅长使用office套件,必须从这个层面来理解office,也就是充分发挥每个组件的特点,来最大程度的优化自己的工作流程,使得数据搜集准确高效,数据存储统一,计算过程便于维护,结果展示清楚直观。或者再简单点就是整个过程让自己爽,结果让老板爽。相信我完全依赖一个软件做事总会有不爽的地方的,所以微软为了充分赚大家钱开发了个“套件”。

还是举帮老板整理报销的例子来说明拿到文件袋后怎么做选择题。如果你明天就要辞职的话就啥都不说了随便弄弄就行,但是如果你想在老大面前表现一下的话那么就花点心思。咱们继续说。

第一步,controller,数据的搜集,也就是data entry。讲真的,你把所有价钱都敲到word的表格里面也能计算总价的,word的表格就简单的sum功能。当然excel也能输入数字然后sum,然后你可以ctrl+p去交差了。但是请不要这样,图样图森破了。首先咱抛弃word因为他是文档工具,收集数据的事别找他。记个meeting minutes还可以。其次输入数据的时候尽量完整一些,老板想要价格别就很耿直的把价格汇总一下。比如你可以顺便记录一下日期和消费种类。回头按日期可以画个柱状图,按消费类型分类可以画个饼图。你要是把一年的消费记录都保存着(这就更不能用word了吧)还能分析出老板的消费趋势和习惯。不用去交差拿着自己用也是好的。其实更好的数据录入工具是access里建个table连个form。form里填东西更人性化一些,而且这样就可以放到共享盘里让大家帮忙一起敲数据了,输入结果都统一存放在一个table里,当然也可以随时可以取出到excel里用。这样大大提高工作效率,即便数据量再大厦,比如老板一开心让你负责分析整个公司的报销也不用怕了。可以要求大家把数据自己输好,发票贴好交给你。你这里只要点开excel刷新一下就直接有结果了。

第二步,model。计算和存储。word和ppt在这一层面简直若不弱爆了,放弃。当然我们这里讨论的还是比较简单的情况,所以excel完全可以胜任。但是数据量一大excel就比较吃力了。现在的excel可以放1048576行数据,但是你绝对不会想把它们填满的。万把行十几列的东西应该还凑合。计算稍微复杂点也是很卡的。大量的,系统性的,长期的数据的收集和运算个人还是比较推荐用access的。当然简单的东西用excel就能做了。

第三步,view。结果的展示。还是那句话,都能做,看需求,看爱好,看习惯。就我而言,比如我做了个给每天寄的快递打标签的东西,输出就直接在access里,因为标签格式简单,而且那里连着客户数据库,当天的筛选出来是个固定的query,一次设计好也不用动,query后面接个report按标签的格式排版,每天晚上点开直接打印就行了,很方便。更通用一些或者复杂的报告还是不要用access了,个人觉得不够用。还是word,excel和ppt自由一些。word适合呈现大段的文字说明加上一些图表型的报告,或者邮件合并给一堆人发定制的信件一类的。ppt适合输出图多字少的内容到屏幕上。excel适合做表格化的东西,而且它在结构布局上的自由在这里反倒成了优势。可以参考一些它的模板。

总之,我想说的是,office套件是个整体,拆成几套软件做是因为各有所长,放在一起卖是因为相互取长补短而且沟通很顺畅。就好像一个屋子自然有客厅有卧室有厕所。我们学习使用这些软件不仅仅是要知道各自的一些功能,操作,快捷键或者小技巧,还要从宏观出发,把它们揉在一起,当作一把瑞士军刀,每干一件事都想想抽哪把出来比较合适。

最后祝各位新年愉快,多拿奖金,工作顺利!

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