番茄工作法图解——读书笔记

《番茄工作法图解》是我看的第一本时间管理类书籍,番茄工作法也是所有时间管理工具的最重要组成部分。

上个月看过《奇特的一生》,看完后自己在时间开销记录中发现很多问题,我们一天高效工作、学习的时间少得可怜。当时就在想如何管理、高效利用我们的时间。看完番茄工作法图解后有些问题找到了答案,同样也需要把番茄钟和时间开销记录结合起来使用。

一直受困于工作、学习效率不高,每日上班从早忙到晚,总结时又好像什么事情都没有干,有好多工作、学习都没有完成,晚上发誓明天一定改变,最后变成日复一日年复一年,人生一辈子就这样走到现在。通过记录时间开销发现自己的在单位时间内工作效率太低下,每天高效工作、学习的时间少得可怜,基本上都是在磨洋工,被动的完成工作,一直在寻找让自己主动工作、学习的方法,首先是寻找自己的目标,如何去实现目标,用行动去实践自己的人生价值,直到看到这本书《番茄工作方法图解》。这是一本比较生动易懂的时间管理的入门书籍,手机上也安装过番茄钟的App,但是用过几次之后就没有用,直到看到这本书,才大致了解其中的原理,原来一套工具的使用背后有着一系列原理和注意事项,如果不了解一头扎加去,会搞得不知方向,最后自认为番茄钟这个工具没有用,其实是我们的使用的方法不正确。

一、什么是番茄工作法

1、番茄工作法是意大利人弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的。跟我们大多数人一样,也是一个重度拖延症患者。他在曾一度苦于学习效率低下,作业做不出来,学习学不进去,于是跟自己打赌:我就不信我不能专注10分钟。他找来形状像番茄的厨房定时器,调到10分钟来督促自己专注。番茄工作法帮助他与时间化敌为友。后来,他把这个方法加以改进,形成了番茄工作法。

番茄工作法的定义:列出你当天要做的事情、设置25分钟闹钟、从第一件事情开始、此外每日回顾、每日承诺、控制中断、预估花费时间。

二、为什么需要番茄工作法

一天下来,原本打算做完的事情,大部分还是老样子,导致拖延的明显原因

1、批评面对复杂,望而却步。开启番茄钟,半个小时就会有收获,并获得休息作为奖赏。

2、无聊琐事,越拖越久;不要想着整件事情,先从当下最重要的事情开始,先开始一个番茄钟,完成它,从烂开始。

3、小事忙活一天,大事一样没办;每天早上做计划,为自己分配为数不多的活动;每个番茄钟之前从新评估优先级,确保一直在做最重要的事。

4、最后期限,步步紧逼;以一个番茄钟25分钟为节奏,休息时安心休息,工作时一心一意。

5、从休息回到工作,心智调整不过来;以开启番茄钟动作为导向,遵守铃声,习惯成自然,利用条件反射的力量。

6、一错再错,不长记性;番茄工作法在每日结束前需要记录、处理和可视化,每日回顾是改进个人工作流程的关键。

7、没想到一件事要做这么久;讲活动拆分为小项目,使其更加清晰。

8、没想到一件事越做越复杂;将其他事情填入“计划外紧急”一栏,然后再接再厉,完成主要活动。

9、头脑被各种想法占据;将想法填入“计划外紧急”表格,然后再接再厉,完成专心致志完成手头的活动。

10、时间都用来学习适应复杂的工作方法了;番茄工作法比较简单,具有可塑性,可以随时调整。

11、只顾低头干活,忘了抬头看路;每半个小时休息一下,是大脑有机会吸收在上一个番茄钟的所见所闻。

12、把预估当做承诺

13、流程管理纸上谈兵;收集全体工作流程的真实数据,进行每日回顾,已改进第二天的流程。

14、牵着不走,打着倒退;除了有“必须去做”和“我想要做”之外还有第三选项“我选择”,让主动去完成任务。

15、完美主义,碍手碍脚;不给拖延机会,开始一个番茄钟,不必点击完美。

16、前怕狼后怕虎,害怕失败和批评;借助每天完成的番茄数,提升效率。

拖延与启动导致拖延的明显原因:

*其他人强迫做一些事,违背自己的意志;

*给自己压力,想要有完美的表现;

*害怕犯错误或受批评。


三、番茄工作法的步骤:

工具(非常简单):一支笔计时器(番茄钟)、三张纸(三张纸的用途分别为:今日待办、活动清单、记录表格。)

列出今日一些待办的活动,从这些待办清单中选择哪一项是最重要的,哪一项是最想尽快完成的?按照下列步骤去完成这项事情:

1、打卡番茄钟,设置25分钟,点击开始;

2、全神贯注去做这一项特定的任务;

3、到闹铃响铃,立刻停下,别管任务完没完成;

4、休息5分钟,然后选择是否继续还是从待办清单选择优先级别重新开始以上步骤

番茄工作法最重要的是创建三张纸:“活动清单”表格、“今日待办”表格和“记录”表格;

(1)“活动清单”表格:列出最近要进行的活动,随想随填,不用排序,同一张表格可以用很多天,增加新的活动,划掉已完成的

(2)“今日待办”表格:列出打算在今天进行的活动,每天早上这张表要换新的

(3)“记录”表格:记录采样的流程指标,同一张表格可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录(比如记录各项活动使用了几个番茄钟,以及中断的次数等)

番茄工作者一天的5个阶段:

计划——跟踪——记录——处理——可视化

计划:从“ 活动清单 ”中积压的工作中提取最重要的活动,填写到“今日待办”表格中。

跟踪:确定活动后,扭启25分钟的番茄钟,从当天活动的第一项开始,每个25分钟的时间段要收集一些过程指标,比如计算遇到的中断次数

记录:一天结束时,把当天的收集的数据归档,写入“记录”表格,如果跟踪了中断次数,就把中断次数写下来

处理从记录的原始数据中提取信息。例如可以计算一个番茄钟内平均遇到几次中断

可视化:将信息组织起来,找出改进的思路

番茄工作法的计划阶段就是预估,即要完成某项活动,需要花费多少个番茄钟?

记录的时候也需要记录下上面的预估和实际“番茄钟”数量以便于更好地调整。

如果预估的时候低估了这项活动所用的番茄钟,那就需要进行二次预估,如果一项活动经过三次预估都没有完成,那就得分析原因

四、番茄工作法的特点:

1、番茄工作法是将最重要的活动安排到第一位,并全力以赴

2、工作需要即时的反馈,因此番茄工作法将25分钟作为一个周期,完成了即时最好的奖励

3、番茄工作法强调前瞻的重要性,每次完成一个番茄钟之后都会有一个判断的过程,是否需要选定一个最重要的活动,这个确实是非常有必要的。

4、关于上述的一点是可持续发展的步伐,作者用了一个比喻:三顶帽子,小丑帽---休闲帽;狮王帽---工作帽;国王帽---战略帽,(战略帽用来决定优先次序已经在下一个工作周期做什么)这三者是不停地切换的,上班路上可能需要小丑帽,来到公司带上国王帽,随后切换到狮王帽,再小丑、国王。。。将专注、排序和休息时间交错安排,获得一个可持续的步伐

5、休息与放下:执行完一个番茄钟之后,需要休息5分钟,这个是必须的,不能偷懒工作同样也不能偷懒休息,其次,放下意味着休息时不能再想上一个或者下一个番茄钟,最后就是,进行了四个番茄钟之后需要有一个阶段性的休息15-20分钟。

6、对已完成活动打叉❌同时还要记录和处理以及改善,这样才能便于自我调节。

五、番茄工作法在实际过程遇到的障碍:中断

1、中断分为内部中断和外部中断

2、每次一中断都意味着注意力的丢失,想要重新找回都需要付出昂贵的代价。

3、对于中断的处理方法:

a、对于内部中断(直觉像意志发出的信号),接受、记录、继续,记录在你的计划外紧急事项中,但是当前还是继续你的番茄钟。

如果有什么事情想起来了,就先记录下来,不让他占用你的脑子,你可以在下一次的三帽循环中将之加入你的番茄钟。

番茄钟的原子性:番茄钟具有原子性,即一个番茄钟是无法被分割的,如果一旦被分割,那就意味着这个番茄钟的作废。

所以一段时间后你会发现,其实你压根完成不了几个番茄钟就会被打断,所以才需要记录与评估(之后的一章会讲到如何对番茄钟与你自己进行评估)

b、对于外部中断,作者的处理态度是:推后之,保护番茄钟处理方法是:告知、协商、计划、答复

可视化所谓可视化就是对中断进行标记,用‘来标记内部中断用-来标记外部中断,这个将用于以后的评估以及调整。

4、认清界限:要注意自己紧急外事项的多少,如果很多,说明你的计划性很差需要加强,其次待办事项和活动清单是有差别的,而且其实差别越明显则说明番茄钟越有效和有用。


最后作者一直在强调并坚持一点,哪怕你觉得番茄钟不好用不是特别适合你,也建议你坚持完全按照作者所说的使用两周。

番茄工作法就是,每天设定目标,中间执行活动(番茄钟),休息、判断优先度,继续执行下一个番茄钟,同时对番茄钟进行记录,最后分析处理,改善的过程。

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