三招教会你把一件事情说清楚

我们在工作中,我们常常会遇到这样一种现:自己辛辛苦苦整理了半天的劳动成果,上司一句【不行,重做】就把我们大打发了。对此,我们有的时候无奈、有的时候内心充分委屈,感觉自己的劳动成果没有被尊重。其实,很多时候并不是上司或者老板故意针对我们,只是因为我们没有把一件事情讲清楚而已。这是一个重要的却又常常被忽视的职场生存技能,今天我们通过三个技巧,来学习如何把一件事情讲清楚,并得到老板或者上司的认可,在升值加薪的道路上迈进一步。

这项职场的生存技能,就是【子弹笔记术】那什么是子弹笔记术呢?简单的来说,就是分项记述。也就是说,我们在表述的时候,要有一定的内在逻辑关系、有重点的表达自己的观点,让别人更容易的接收自己表达的信息。尤其是在现在这个信息爆炸的时代,如何在最短的时间内让别人了解我们传达的信息,显得更加重要

子弹笔记术的第一个技巧是条理化

它包含三个点;①分开使用不及物动词和及物动词②使用串联和并联来梳理时间③利用“governing”制作思维抽屉。

分开使用不及物动词和及物动词,表示的是两种不同的含义。不及物动词,描述对象的状态或现象,它是一个静止的画面;及物动词,描述对象是行为,它是一个动态的画面。为了避免产生歧义,我们需要把这两种不同的信息,分开来表述。

不及物动词和及物动词

串联和并联,就像电流顺着电路流动一样,时间在串联型连接的句子与句子之间“流动”;而在并联型连接的句子里,就没有时间的“流动”。如果句子之间存在时间变化,就以串联型的形式来排列。反之,就以并联型的形式来排列。

利用“governing”制作思维抽屉。governing,即“统一”。比如想要表达的内容有三个重点的时候,会先在文章的开头表明“重点有三个”,再继续展开讲述具体的内容。“重点有三个”这个表明意图的句子就是governing。

不合格的子弹笔记:没有进行内容整理
● 营业部门人员不足。
● 市场上存在竞争力很强的同类型产品,竞争十分激烈。
● 客户服务中心的询问应答训练跟不上。
● 营业部工作人员在特殊时期增加了。
● 除此之外的事情将由营业部在经营会议上向大家报告并征求解决方案。


利用三个技巧优化后的子弹笔记

● 讨论了三个问题。
· 营业部门人员不足。
· 市场上存在竞争力很强的同类型产品,竞争十分激烈。
· 客户服务中心的询问应答训练跟不上。
● 制订了两个解决方案。
· 在一定时期内,从市场部调动人员来协助营业部。
· 除此之外的事情将由营业部在经营会议上向大家报告并征求解决方案。

子弹笔记术的第二个技巧是剧情化

它包含三个方面:①使用“引导文”②拆分“MECE”③使用专有名词

使用“引导文”,我们应该在引导文里写什么,向对方传达什么呢?答案是“对方期望看到的内容”。这个答案并不唯一,它会根据对方以及对方所处的环境的不同而改变。​比方说,【结论先行】并不是万能的,并不能每次都这样去使用,要不然就会掉入到僵化思维的大坑里。

拆分“MECE”,即要有重点的选择表述的对象。MECE是Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive的省略,意思是“不遗漏、不重复”。MECE可大致分为两种。第一种是不会根据时间、地点、任何人的想法改变的MECE,也称作绝对MECE。另一种是会根据对方的关注点等情况进行调整的MECE,也称作相对MECE。

使用专有名词,我们要找到一般名词,然后用我们与对方都能够理解的专有名词将其替换掉。因为专有名词大多跟对方的经验或经历相关,能更容易的吸引对方的注意力。

原来内容:
采取4个改善方法。
· 对于大型客户,邀请公司前辈协同谈判,提高销售单价。
· 对于中型客户,提出关联商品与单品的打包销售方案,提升销售数量。
· 对于小型客户,继续一直以来的方针,保持良好联络,促进销售。
· 对于极小型客户,继续一直以来的方针,保持良好联络,促进销售。
● 因此将销售业绩目标定为三亿日元的销售额。


通过剧情化进行调整
● 销售业绩目标为三亿日元的销售额。
● 为了达到这个目标,将精力集中在以下两个改善方法上。
· 对于大型客户,邀请山田前辈协同谈判,提高销售单价。
· 对于中型客户,提出“Diamond·Maker”与单品的打包销售方案,提升销售数量。

子弹笔记术的第三个技巧是剧情化

它包含三个方面:①排除“隐藏性重复内容”②使用“否定”③使用数字

排除“隐藏性重复内容”,隐藏性重复内容是指文章里没有重复的语句,但是表达的某些内容是重复的,没有特地写出来的必要,也没有太大的意义。子弹笔记的信息含量是有限的,隐藏性重复内容不仅浪费了表达的机会,还会影响表达的效果。

使用“否定”,使用否定来斩断退路就是“通过否定XX来更加明确地表达”。这种方式可以帮助我们更清晰地表达自己的立场。柔软的否定:比起A来B更好,用B比A更好来表明立场,但未必否定了A。​​柔软的否定:从A变成B,“从A变成B”的句式能够让子弹笔记明确表达出“成为B”这层含义。不想使用绝对否定的人,可以通过比较句式来表达否定。这种方式既缓和了语气,也能够清晰地表明我们的观点,使子弹笔记实现信息化。​

使用数字,把形容词和副词换成数字,尤其是在叙述“大小”等表示程度的内容时,使用数字后,内容会表达得更清晰。使用数字能够使子弹笔记更清晰,是使子弹笔记实现信息化的诀窍之一。​尤其是在制定目标的时候,如果没有表明状态和期限的数字,那么这个目标就不具有向心力。

通过实现“信息化”来调整子弹笔记
①优化前:
我的保证,共6条
● 制造让客人喜欢的新商品
● 制造有差异化的新商品
● 制造体现自己信念的新商品
● 制造尽可能多的新商品
● 拼劲全力有效率地完成工作
● 对一切事情都尽力完成
②优化后
我的两条保证
● 不向市场的舆论妥协,制造体现自己信念的新商品
●在3年内制造5种以上的新商品

子弹笔记术,简单来说,就是通过条理化、剧情化、信息化三个技巧,来实现信息的分项记述。它不仅可以用在整理想法、自我展现、PPT制作、文章写作、书籍写作等等多种场合。经过一段时间的刻意练习,你一定会发现子弹笔记术的魅力,它将让你的工作和生活面貌焕然一新。

子弹笔记书总结

给你留几个小问题:
子弹笔记术跟结构思考力和金字塔原理有什么不同?
子弹笔记术跟清单有什么异同?
其他与你的讨论,进一步加深我们双方的理解!

推荐阅读更多精彩内容