学习笔记 | 半年工作总结不好写?看完你就明白了

摘要: 怎样写出漂亮的年中总结,从而更好地展现自己的工作成果和工作水平。

再过两天,2022年就过完一半了。很多组织会要求成员做年中述职,包括上半年的工作总结和下半年的工作计划。

别小看这件事,这可是职场的关键赛点。老板和同事怎么看我,下半年我能不能拿到更多的资源,这篇述职文档会起到很大的作用。

我们来看半年工作总结到底应该怎么写。

这类总结为什么不好写呢?

第一,半年干了那么多工作,千头万绪的,不知道从哪儿下笔。

第二,自我评价不好写。“夸自己?”“找问题?”这中间的分寸是什么?没干好的事该怎么写?会不会暴露短板啊?

第三,你甚至会觉得写这些东西走过场有什么意义?我活干得好就行了。

这些问题,你之所以还会纠结,可能是搞错了写作的方向:写半年总结,最不重要的就是工作本身。

那什么重要?反而是工作之外的东西:第一,目标;第二,经验;第三,印象管理。

我们先来看第一个:目标

首先,目标很重要。平时埋头拉车,这时候得抬头看看路了,看一看:

  1. 年初的目标完成得怎么样了?

  2. 目标的设定有没有不合理的地方?

  3. 根据现在的市场行情,要不要做调整和变化?

  4. 接下来下半年要不要调整目标?

  5. 工作重点又在哪儿?

这是第一个重点。

第二个比工作更重要的是:你上半年总结出了什么经验,下半年怎么能用上。

第三个重要的,是印象管理。你可能会觉得“我天天跟我领导在一块,我干得怎么样?他还不清楚吗?”其实啊,工作基本分,平时已经定了,但是还有提升空间。

平时,你们的交流肯定更多聚焦于具体工作,很少有机会交流“个人发展”“思考”“总结”这些问题。这些问题写好了,大概率就能让领导对你刮目相看。所以,我们有同学问“千头万绪,怎么下笔”的问题,要我说,这些千头万绪的工作,其实都不重要。

接下来,我们就来说说怎么写好这个半年总结。

很多公司都会给员工制定半年总结框架,这个框架一般就是三个部分:

  1. 上半年的工作总结

  2. 个人评价

  3. 工作计划

有了框架,写总结一般有三个难点:

  1. 工作怎么写出彩?

  2. 怎么写好自我评价?

  3. 重点不突出怎么办?

别担心,以上几个问题,我们一个个解决。

怎么总结工作才出彩?

先来说第一个问题:一项工作怎么总结出彩?

你看看你的总结是不是这么写的:

干销售的,就写我完成了多少业绩。
干财务的,就写我完成了上半年每个月的月报分析。

这么写,工作一多,那就是流水账了。更重要的是,你跟别人的工作总结没有任何区别。

那怎么写才能写出彩呢?我给你准备了一个工具,叫《表达张力图》。

表达张力图

这张图是什么意思呢?通常,我们写一项工作容易写成一句话的描述“我干了什么”“我完成了什么业绩”,就显得很单薄。

如果我们加上四个东西,表达张力马上就出来了。哪四样东西呢?

向前,加复盘目标。不光是干了什么,而是“目标是什么”“上半年完成得怎么样了?”

往后,加成效。“取得了什么样的成果?”

往下,加具体事例。“过程中有没有发生什么典型故事?”

往上,加经验。“这件事我们总结了什么抽象的经验可以复用?”

你看,这么写是不是丰富多了?

我们拿一个具体的例子来练习一下,还是用销售业绩的例子,比较好理解。

往前,加目标:年初定的目标是 200 万,到了年中的时候,我们完成了 230 万,目标超出了 30 万。

往后,加成效:我们不光是业绩达成了,还进入三家大公司的供应商名单,被列为“优先合作对象”,取得了突破性的进展。

往下,加事例:某银行的采购负责人评价我们的方案是“从业十年来见过最完备的方案”,细节考虑很周全。

往上,加经验:我总结了跟大客户对接的全流程清单,可以在全团队推广应用。

加上这四部分,一个单薄的事件就变成了有来龙去脉、有具体示例证明,还有经验总结的系统性复盘。

怎么评价自己?

好,到这儿我们说完了怎么把一项工作总结得出彩。接下来我们解决第二个问题:怎么给自己做评价?

评价自己,这件事儿确实挺难的。想留个好印象吧,不能夸过头了;过分谦虚吧,检讨自己的问题,也怕领导真的觉得我不行。给自己下结论,简直下笔千斤重。

你的评价是不是通常都是这么写的?

我管理能力强,带了多少团队。
我业务能力强,完成了多少指标。
我责任心强,解决了什么样的问题。

这么写,堆砌形容词,就容易显得底气不足。

那应该怎么做自我评价呢?命门是得有标准。什么是标准?给你提供了三种写自我评价时找标准的思路。

第一种思路,是从目标出发。

你的工作有没有完成好,就看实际成果跟目标之间的距离。达成了目标,超出了目标,工作自然就完成得好,不需要你给自己额外的解释;如果跟目标有差距,我们也得客观复盘,找自己身上的原因和客观的原因。

第二类思路,是岗位要求。

你可能说,“我们年初没有给我定很具体的目标,现在该怎么写呢?”你可以用第二类标准:岗位要求。

特别是一些支持性的岗位,比如数据分析部门、行政、财务、法务,这些部门可能年初没有定具体的目标,那你可以对标岗位对你的要求来写评价。

比如,数据分析师可能就有“编写数据分析报告,为业务提供决策支持”这样的岗位要求,那你就看看:上半年你产出了多少报告?对业务的决策产生了什么实际的影响?

这种标准,不管是问你的上级,问 HR 部门,或者是在你们公司的岗位招聘启事上,都能够找到。

第三类思路,自定义标准。

上面两种标准能解决绝大多数的情况,但有的同学还是会问:我去了一个新岗位,这个岗位没有明确评价标准,我该怎么写呢?

给你出个奇招,叫“自己定义标准”。别害怕,这事也没那么难,你可以用三个台阶的方式把自己对标到一个坐标系当中。

我举一个常见的例子,你大概率上能用上:

第一个台阶,是生手,刚刚能够胜任这个工作。

第二个台阶,是熟手,可以辅导别人完成这个工作。

第三个台阶,是专家,能够带来突破性贡献,比如制定了新的岗位流程标准。

如果你处于一个全新的岗位,你可以用这三个台阶去试试。

比如我给你举个具体的例子,很多体制内都有“笔杆子”这么一个角色,但是这个角色没有明文规定的职责,怎么评价自己的工作呢?

梅俊老师,他是一位资深的公文写作教练,罗砚老师和他一起讨论出了公文写作的三个台阶:

第一个台阶,小白阶段。标准就是能够用写作概括出工作的价值

第二个台阶,进阶阶段。标准是能够独立完成部门的工作材料,形成经验和成果

第三个台阶,高手阶段。标准是成为单位的信息枢纽,提出有预见性的判断

这三个标准一列出来,就等于划定了一个职业成长阶梯。你就可以帮助领导去明确:我这个岗位的成长方向在哪?我处于哪个阶段?接下来往哪去发展?

这里有个小技巧:建议你把现在的自己定位到第二个阶段,这样既显得你有所成长,也很明确接下来的发展方向。

说到这儿,我们就掌握了自我评价的三类标准制定方法,目标、岗位要求和自定义的成长三台阶。到这儿我们就说完了第二个问题:怎么评价自己?

怎么突出总结重点?

还有很多同学很担心:领导可能都不会认真看我的总结,他手下有十几二十份总结材料,他怎么看得过来?

首先,你已经体会到了领导的处境,非常好。越是这样的情况,我们越是需要把自己的总结打磨得重点突出。怎么打磨呢?给你一个方法叫:关键词重复法

什么意思呢?就是在总结工作的时候,提炼出小标题。看书先看皮,看文先看题。小标题,就像是路标一样,帮你把重点点出来。

当然,这个小标题也不是随便起的。我们有三类技巧:

第一类技巧叫做重复名词。

我们在很多公文里就会看到这样的小标题:

第一,数字经济发展动能更加强劲。
第二,数字政府治理效能持续提升。
第三,数字领域国际合作不断加深。

你看,“数字”就是关键词,不断去重复,降低对方的理解负担。

第二个技巧,我们还可以重复动词。

假设你的团队步入规范期,那你上半年的工作重点就是要制定团队规范,你的小标题可以这么写:

第一,流程要规范,基于这个你做了......。
第二,工作标准要规范,基于这个你做了......。
第三,考核评价体系要规范,基于这个你又做了......。

你看,“规范”就是关键词。

第三个技巧是重复数字。

拿我自己举例子,我在上半年就总结了一套新人培养的经验,用了重复数字的方法:

第一,一个检测点,每个新人都要用一个具体的工作来检验他的工作水平。
第二,一条成长线,他得在一条聚焦的成长线上一步一步地拾级而上。
第三,一块自耕田,半年之后,他需要在一块独立的领域,能够自己负责。

新同学就能够记住:他自己现在处在哪儿,要往哪儿走,目标是什么。

如果你也能在自己的总结里捶打这样的关键词,那对领导来说肯定是眼前一亮,重点清晰的,他也不会花费过多的时间去看你到底想传达的是什么。

总结

到这儿我们就说完了写半年总结的三个要点,我们来复习一下:

第一,写半年总结,我们可以使用《表达张力图》,把一项工作事项写出目标、成效、经验和事例,写出表达张力,让它丰富起来。

第二,写自我评价的时候,我们可以扣着标准来说,这儿我给你准备了三个找标准的方法。

第三,用关键词重复法,提炼总结的要点。

参考文献

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