时间管理工具(一):时间日志

1、时间的本质

你是否想象过,你会拥有一种高效的人生,像你羡慕的人那样:果断,高效,一切事情都井井有条,是工作生活真正的主人。

如果答案是肯定的,那么我们真的需要一个适合自己的时间管理工具。

时间管理不是一个复杂的技能,但学习时间管理,更像是培养一个好习惯。所以,在学习时间管理的过程中,最大的困难不在于学习知识,而是在于难以坚持实践所学到的知识。因此,首先要从一个最为根本的认知问题开始。

假定我们有一间屋子,它代表的是你生命中的所有时间,你要往里面塞一些东西,来提高它的价值,你会怎么做?一般而言,有两个方向:一是把它塞得更满,也就是提高效率;二是把棉花替换成金块。

而时间管理的本质,是高效地完成高价值的事,充分考虑效率和价值两者的均衡,相辅相成,共同实现单位时间内的收益最大化。所以,提高单位时间内创造的价值就是追求双高:高效率*高价值。时间管理就是这样一件事,在效率和价值之间寻找均衡。

2、时间日志

时间日志就是记录时间轨迹,进行统计分析后,发现问题低下的原因,然后修正行为。通过结合时间管理方法与工具,培养“时间管理”的主动意识,提升效率,促进协同,加强履职尽责能力。

通过运用时间日志的记录办法,精确记录每日时间轨迹,将每天从早起刷牙、上班打车、拜访客户,到回家睡觉的时间一一记录起来,你会发现浪费的时间去哪了,找到浪费时间的根源,将“走失的时间”合理地运用起来,才能在根本上提升效率。

时间日志记录方法:当行动切换时,记录下刚才那个行动所花费的时长。

模板如下:

实例:

连续2周或者1个月用excel表记录下工作或生活中每个时间段在做什么。记录完毕后,对记录的内容进行分类,如工作会议、拜访客户、听取汇报等,切忌把时间重复计入不同的类别中

时间追踪完毕后,将记录中小时数相加,做成百分比的图。当时间追踪完毕后你就会惊讶于自己的时间都花在何处。

同时,我们需要对照时间追踪的记录,对自己的生活和工作行为进行修正,区分关键要务。

时间日志主要适用于两个方面:

一是在初步使用学习适用时间管理方法时,可以先记录三天的时间日志,详细的记录每天时间的轨迹,发现造成时间浪费的原因,再匹配一到两个合理的时间管理方式,避开反复试验不适用的方法的雷区,大大提升时间运用效率。

二是对于每天工作内容比较繁琐、需要反复切换工作事项、经常有突发事件、以及长期从事事务性、执行性工作的员工,可以运用时间日志的管理方法,切合有效的管理时间流向,对每天时间清单进行计划反思,合理安排每天时间,让每天“时间多一点”。

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