晚上要出国旅行一周了，今天早上要把所有的工作流程再核对清楚，方便backup的同事在下午“实战”，我在一旁确认交接效果。
上周开始陆续整理自己的工作流程发给同事，几经修改，实实在在感受到一句话的真谛：自认为熟悉的事，不是所有的人都能与他人说明白的。
别人不是你，你自认为简单容易的，可能对他人而言是不简单的，何况不在同一起跑线，你很熟悉，他人却很陌生。你不能只顾着讲，重点是别人能听得懂你说的，能理解到，并做出正确的结果。
作为本部门最多次backup同事的员工，满满的经验与你分享一下，重点就三个。
首先，给出最大的确认范围
啥意思？人家要在做好本职工作的情况下，还要兼职完成你的工作内容，没有最大限度地确认好所有能确认的backup工作内容，你回来上班时会面对身心疲惫的同事的抱怨。
记录下每天的常规工作内容，基本是重复做的具体事项。尽可能细致，可能周一做的常规内容和周二的不一样，按类别整理出，说清它背后的逻辑——为何做这项工作内容。
记录下工作可能遇到的突发情况，一项工作会有对应的分工合作部门，难免在某一个流程上会出现人工或系统的错误，整理出详细的issue事例和解决方案。现有issue list外的特案，请给出求助方案。
接着，做好最细致的提前备份
建议用微软的OneNote做工作流程。页面可以无限延伸，无格式框架，随意调整，自动保存每一次编辑（不怕突然当机而保存失败）。竖式Page的设置，方便查看，每个Page可设置子页来分类整理内容，脉络清晰，查看快速。
工作流程要合理分化为具体步骤，自己要先操作一遍，分步截图，详细表达操作逻辑，用不同的颜色来强调。完成后，先给同事讲解一遍，看什么有何歧义，修改到根据图示可正确backup工作。
留好备份，后续不断更新，下次交接更快速。也让自己不时地过一遍工作流程，来优化流程，提升工作效能。
日常工作交流的格式用语、做完常规具体事项的告知信、每日交给老板的报告邮件等都提前写好保存，发给同事，待backup时可直接打开copy。
最后，确认双方交接清楚
最烦听到：我下午休假，有事你帮我backup下。大哥，有多少事？你手头的工作完成了多少？后续有什么需要跟进的事，谁会来联系？
即便休假半天，需要交接的事情也很多。确认好backup的同事是否无会议或外出，否则事来了，找不到人？确认好是否清楚多少工作要帮忙完成，整理好，后续你能快速接收。确认好有突发事件，用何种方式联系你来处理。确认好老板知晓你们完成靠谱的交接，最好留邮件附上交接细节。
谁都不是心甘情愿地做两个人的事，交接清楚，明示每个人的责任，有助于工作的无断流连接，减少彼此的负担，避免同事间“我以为你都知道”的误会。
以上希望对你有所帮助，倘若你也刚好需要休假。
好了，旅行归来，应该能看到同事的笑脸，我们的交接很清楚详细哦。有任何不足，我会改进，这样才有下一次愉快休假的机会。
