记录和管理复工信息,SeaTable 比Excel表格更简单好用

没有一个冬天不可逾越,没有一个春天不会来临。因新冠病毒疫情影响,经历了延长春节假期和一再推迟上班时间后,在做好防护的同时,很多企业陆续迎来了复工,忙碌的行政部要开始统计各种报表,其中就包括要先做好各部门员工的复工统计。下面,我们使用 SeaTable 来做复工统计,看看是怎样的简单和高效吧。

以北京某企业为例,本次,我们用 SeaTable 表格(官网:https://seatable.cn)解决如下需求:

  • 记录或快速通过表单收集同事复工相关信息
  • 快速排序出哪些同事先回北京,晚回北京
  • 按回京日期,快速分开统计出各部门复工信息
  • 只看某一部门的复工信息

新建子表并创建列

我们在 SeaTable 中已有的表格“请假记录”里,新建一个子表是“2020春节后复工统计”,然后根据行政部统计需求,在这个子表中创建了这些列:姓名、部门、回京日期、到公司办公日期、回京出发地、所住北京区县、所住社区名称、手机号码、补充说明。

(注:省市县三级行政下拉列表,将在 SeaTable 后续版本增加。本表中,“所住北京区县”这列关联使用的是数据类型“单选”)

记录复工信息

行政部收集到各部门同事的复工日期等信息后,就可以录入到表格中。其中:

在“回京日期”这列,我们关联的数据类型是“日期”,双击这列的一个单元格,就可以直接选定相应日期。如果选错或需要修改日期,则点击该单元格,按Delete键删除后,即可重新选择日期。

在“所住北京区县”这列,选择的数据类型是“单选”,双击后从下拉单选列表中选择相应的区县即可。

用表单收集复工信息

在收集各部门同事复工信息时,除了上传下达,挨个记录复工信息的方式外,还可以使用 SeaTable 的表单功能,表单的作用是对外收集信息,也就是让外部人员通过表单页提交我们想要的内容。此功能可以快速收集信息,省去行政部大量传达和手工记录的时间。

点击“2020春节后复工统计”表的右上角“表单”按钮,即可“创建新表单”,然后进入“编辑”表单界面(可用于隐藏不需要填写的列。下图省略),点击保存后,再回到“共享”表单。如下所示:

收到表单共享链接的同事,通过表单填写并提交复工相关统计信息。提交完成后,我们就可以在“2020春节后复工统计”中查看到从表单新添加的记录了。

快速排序出返京日期

当我们想知道各部门同事,哪些已经回京,哪些还没有回北京时,可以通过“排序”来实现。

如下所示,点击“排序”按钮,添加一个排序为:回京日期、降序,那么就会快速显示出回京日期由晚到早的排序了,也就是回京日期晚的排在前面,回京日期早的排在后面。一个按钮几秒就搞定。

按回京日期,快速分开统计出各部门复工信息

上面的表是汇集了各部门同事复工信息的总表,当我们想按回京时间由晚到早的顺序,快速分开统计各部门复工信息时,就可以通过“分组”和“排序”按钮来实现。

在上图已经“排序”的基础上,我们点击“分组”,再点击“添加列至分组依据”,选择:部门、降序(按创建标签先后顺序排序。以降序为例,更晚创建的标签排在前面,更早创建的标签排在后面),那么,各部门分开统计的回京时间由晚到早的复工信息,就快速呈现出来了。

如下所示:

只看某一部门的复工信息

当我们只想查看某一个部门的信息,例如只看本表中研发部的复工信息时,可以先“增加一个视图”,命名为“研发部复工信息”,然后点击“过滤器”,再点击“添加一个过滤器”,依序选择:部门、是、研发部,就可以立刻呈现出仅为研发部的复工信息了。

如下所示:

以上:

  • 通过为“回京日期”这列关联“日期”数据类型,让日期有了统一的格式,不用再担心记录的日期格式不统一的问题,同时直接选择日期的操作也更加的简单快捷,修改也很方便。

  • 通过 SeaTable 的“表单”功能,快速收集了各部门同事的复工日期等信息,省去了大量传达、沟通和手工录入信息的时间,工作效率大幅提升。

  • 通过“排序”功能,仅用了几秒钟就把同事们的回京日期按照由晚到早的顺序,排序出来了,又快又简单。

  • 通过“排序”和“分组”两个按钮的组合使用,很快就把各部门回京日期按照由晚到早的顺序,分部门统计出来了,不用再去手工重建表格和统计。

  • 通过“增加视图”和“添加过滤器”,快速实现了只看研发部复工信息的需求,并且可以快速的在多视图间切换查看,帮我们从不同的角度来看数据。

SeaTable 是新一代在线协同表格和信息管理系统,功能强大,操作简便。了解更多可访问 SeaTable 官网:seatable.cn

经历了料峭寒冬与严峻疫情的我们,仿佛更懂得了春天的意义。

无论选择什么样的工作,唯有以用心、认真、负责,对待工作所涉及的人、事、物,我们才能够享受工作所带来的乐趣!

让我们共同祈愿疫情早日过去,病者早日康复!加油!

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