轻松告别加班的office使用技巧

OFFICE三兄弟各有所长,发挥各自的优势,其实不懂得只是在套模板,了解技巧的分分钟搞定它们。下面是Office各自在工作学习中常用到的技巧,记住,这些技巧不需要专门去记忆,简单操作几遍分分钟变大神!

1.PPT设计之我行我素

即使是设计师,演示/升职/职场沟通也少不得PPT辅助,而且是有不少是放映PPT时又好用又可以耍帅的,适合我们酷炫的设计师同学。

1.1.设置母版

母版是保证PPT风格统一的基础,正式开工前设计良好的母版可以省去为每张PPT粘贴LOGO、设置页眉页脚、指定特殊标记等繁琐工作。

操作:

1.、视图页签-幻灯片母版。

2、左侧母版列表选择首个母版,并在右侧母版中设置你需要统一的LOGO、页眉页脚(需要在插入页签-页眉和页脚功能的对话框中勾选页脚选项)、标题及内容框字体样式等等。

3、关闭母版,此后新建的幻灯片都将按照之前母板指定的格式“产仔”。

1.2.增加反悔次数

Ctrl+Z是颇为欢迎的功能,然而在PowerPoint中,默认撤销操作极限为20次,这对一般人来说也是足够的;想增加撤销次数,可按如下操作进行设置。

操作:

1、文件页签-选项功能(在Microsoft系软件中,“选项”类似于“设置”)。

2、高级选项-最多可取消操作数(最多150次,还不够?)。

1.3.放映幻灯片时如何耍帅之快速定位

无论你是坐在会议室里通过视频远程讲解你的项目,还是在讲台上Show你的产品,优雅快捷的PPT放映技巧可以节省你的操作时间,更不至于打断讲解思路,快捷直接的炫酷操作也会增添你的个人魅力。

快速定位技巧可以避免你一头懵逼地四处寻找某张特定PPT,不过为了更炫酷,你需要大体记得每个章节的大概次序,这也是演讲前的必要准备工作:比如你需要借此把握你的演讲进度。

操作:

1、在幻灯片放映时按下数字。

2、按下Enter。

1.4.放映幻灯片时如何耍帅之黑/白板技能

黑/白板可以做什么?当然可以用来写字、擦除。程先生也知道你知道啦。但是你不一定知道如何在PPT放映时快捷地调出画笔或者清除当前画笔标记,而不是让鼠标同学点这点那磨磨唧唧;你也可能不知道如何让PowerPoint成为真正的黑/白板,方便快捷地隐藏当前内容以不干扰观众思考或者借此考验玩家们的记忆力。

操作:

1、【启用画笔功能】在幻灯片放映时按 Ctrl+P(Pencil的首字母,联想记忆法)。

2、【清除画笔痕迹】在幻灯片放映时按 E (对,只需一个键;Eraser的首字母,好记吧~)。

3、【黑/白板思考时间】在幻灯片放映时按 B/W(Black/White首字母,再按可恢复显示)。

1.5.放映幻灯片时如何耍帅之窗口放映模式

当然有朋友会说,上面两种方式不就是快捷键嘛~是的,就是快捷键。其实,还有一种放映模式可以供不喜欢快捷键,但有着操控欲的朋友们使用。在下面的这个功能界面里,你可以放心享受演讲的乐趣(查看演讲时间、预览下一张幻灯片、查看让人脸红心跳的备注、显示任务栏、显示设置等等),别担心,观众看到的只是单纯的放映的PPT而已~

补充下,Alt+Tab,或者Win键+Tab,可以快速切换窗口,无论你当前在放映PPT还是小电影;如果你之前未曾用过这两个组合键,愿你从此以后P途平坦。

操作:

1、在幻灯片编辑状态,注意不是放映状态,按住Alt。

2、再依次分别按一下D键,再按一下V键,注意分两次按哦。

3、进入窗口放映模式(一般这种模式在外接显示器进行幻灯片放映时会自动启动,现在你可以在单机时提前适应)。

4、按Esc退出。

1.6.隐藏PPT 之活用

这个功能怎么说呢,说鸡肋是鸡肋,说鸡腿也鸡腿,考虑良久才决定把它写出来。因为程先生本人遇到过这种场景。比如你辛勤地制作了许多PPT,但有些稿件因为某种原因不想在放映时展现(或者只是一个私人提纲,当然右侧PPT底部也可以添加笔记),此时你就不用再花心机新建另一个文档用于保存这些内容,而是直接隐藏它们(浏览时可见,放映时不可见)。

操作:

1、在左侧幻灯片列表中选择(鼠标左键加Ctrl键分别多选,加Shift键连续多选)需要隐藏的PPT。

2、鼠标右键-隐藏幻灯片(幸好阅读不要钱,不然会觉得很坑是吧,囧rz)。

1.7.PPT转换成视频、讲义

这个功能之所以上榜,也是因为它的潜力。对于不想使用复杂视频编辑器制作视频的朋友们来说,这个功能真的简直了。确实,程先生见过许多用PPT制作的精巧的放映动画,而把这些放映动画转成视频(MP4、WMV格式),不就是真正的视频嘛~而讲义功能,也将在下面的操作中展现,它能支持多种格式的讲义,省操排版、打印的苦心~

操作:

1、文件页签-导出功能(一般Microsoft系软件有另存为就有导出,任性吧~)。

2、选择创建视频/创建讲义。

3、在最右侧的详情中具体操作。

PPT各行各业都有自己的风格,而很多基础功能也没必要赘述,因为在PowerPoint顶部的菜单栏中,已经分门别类罗列得很详细,大家只要花一定的时间去尝试那些功能选项,总能熟门熟路并玩出更新颖的花样。

2.Excel技巧让你事半功倍

工作后,使用到Excel的频率会有所增加,掌握一定的快捷键或其它小技巧会让你的工作事半功倍,下文将会以GIF动图的方式展示一些较为实用的技巧,希望对你的工作有所帮助。

2.1.如何快速跳转至某列的底部?

假如有10W+的数据,你还是用滚动条滑动到底部? 【Ctrl + ↓】即可。

键盘中的位置

演示图:

如何快速到列的底部

2.2.如何快速选取数据块?

有时我们需要操作大量Excel数据块的复制的和粘贴,通过鼠标的方式选取勉强可以,但是速度慢,

而且有时精准度不够,通过快键键的方式在好不过...

键盘中的位置

演示图:

快速选取数据块

举一反三:此外,当我们只想选取其中一列的数据时,只需【Ctrl + Shift + ↓】即可。

2.3.列的移动

在多列数据中,有时涉及数据列的移动,可用过【Shift + 鼠标箭头】的方式移动即可

列的移动

注意:选择某列并按住shift键移动后,待生成T字型的样式后才能正确移动列的数据。

2.4.设置单元格格式

当单元格中输入的数字,超过11位时,就会自动变成科学计数法。无论您怎么调整列的宽度,显示的始终是科学计数法。这样的显示方式,对于观察数据而言,是极其不方便。

错误的案例

当然,有的人(不要对号入座哦)会通过给数字前面加 ’ 这种不科学的方式改善,但是数据量很大的情况下然并卵...

改变方法:通过设置单元格格式为“文本”改善,快捷键【Alt + 1】

键盘的位置

演示图:

设置单元格格式

注意:先设置单元格格式,后粘贴数据

2.5.套用公式

引用一个案例,套用公式,例如库存剩余=入库-已售,则接下来的数据可以套用这个减法公式即可

套用公式案例

演示图:

套用公式

2.6.自动调整列宽和行高

有时数据在粘贴和填写过程中会改变数据的格式,导致看起来非常凌乱,这时可以通过自动调整列宽和行高的方式改善

列宽和行高凌乱的数据

选择数据,通过自动调整行高和列宽以完善

自动调整行高和列宽

2.7.替换功能

office中的替换功能是非常实用的,通过替换功能将空格删除,或是批量替换某一字符串

写在最后

能让Excel事半功倍的功能其实还有很多,例如初级数据筛选的套用表格格式,或者数据透视表等等,掌握其中的技能一定会让你的工作so easy。

3.word虽简单,搞不懂都是麻烦

word相对于excel、ppt来说可能是最简单易学的,虽说简单,但是很多小技巧可能你并不知道。学会这些小技巧能够极大的提高我们的工作效率,下面我将一些比较常用的技巧分享给大家。

3.1:恢复未及时保存的文档

有时候我们会遇到这样的情况,操作文档的时候突然因为电脑没电或者崩溃了没来得及保存,这时候完全可以通过word后台视图找回来。点击“信息”选项卡-“恢复未保存的文档”就能够找回来。

技巧2:如何调整数字和英文的间距变大问题

我们常常会遇到这样的问题,“英文”和“数字”的间距特别大,就比如下图,即使调整字体大小和间距也是如此。原因可能是“数字”和“英文”是全角字符格式,转换为半角字符格式就行了。

先全选文段,接着在“开始”选项卡中,勾选Aa-半角,就能使间距变小。

技巧3:神奇的“减少一页”

我们在打印的时候常常发现最后一页纸只有两三行,打印出来看起来不美观,同时也浪费纸张。通过缩小间距和字体大小或许可以使最后一页的两三行全部缩到前面一页里面,但是整体看起来字体很紧凑,不美观。

有什么方法能够让最后一页的两三行内容全部缩到前面一页去又显得比较美观自然呢,其实word是有“减少一页”这一功能,只不过隐藏的太深了,一般在主视图是看不到的,隐藏在后台视图里面。

打开“文件”选项卡,选择“选项”按钮。

在word后台“选项”里面,找到“快速访问工具栏”选项,在“所有命令”里面找到“减少一页”这个选项,接着添加到“快速访问工具栏里”,最后点击“确定”。这时候再回到主视图“快速访问工具栏”里就有这个功能可选了。

技巧4:文字转换成表格

文字转表格其实是我们工作中常常需要操作到的内容,很多人的做法是先绘制表格然后一个一个的粘贴上去,这样做太浪费时间。

word里面其实就有文字转换成表格的功能,先全选内容,在“插入”选项卡的“表格”中就有“字字转换成表格”的选项,分分钟就能搞定啦。

一般按照系统自动识别的结果,直接点击确定就可以了。

最后的效果是这样的:

技巧5:清除网上格式

我们有时候需要从网上复制一些内容到word文档里面,但是复制过来的不仅有文字,还有图片、网页格式也带过来了,就比如下图,那么如何操作才能快速的留下干干净净的文字呢。

复制网上的内容到word时,先别着急粘贴,按鼠标右键出现“粘贴选项”,选择第三个“仅保留文本”就可以只保留文字。

最后的效果是这样的:

技巧6:快速合并文档

我们经常会收到各个部门发过来的文档,然后需要汇总到新的文档里。常规的做法是一个一个文档的复制然后粘贴到新的文档里面,假如有上百个文档,难道不是复制粘贴到手软么?

在word里面在“插入”选项卡“对象”命令中的“文字中的文字”,找到你需要合并的文档点击插入就行了。

技巧7:alt键竖向选择

按住键盘上的alt键,配合鼠标就能进行竖向选择。

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海南花: Hainanhua-fighting

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