敏捷项目如何拥有管理变化的能力?

敏捷项目宣称拥抱变化,现实中很多变化来源于不确定性,而不确定性总是和风险相关的,所以敏捷项目拥抱变化也就意味着与风险共处,拥有了管理变化的能力,也就拥有了管理风险的能力。

本文基于自己的经验,从三个方面分享一下敏捷项目如何拥有管理变化的能力。

1 识别什么样的变化能带来真正的风险

很多人听过这句话:永远不变的只有变化本身。

可以很贴切的用在敏捷项目上,不妨做个大胆的揣测,敏捷之所以产生,很大的概率来源于对于管理变化的求索。

现实中,无论我们对趋势把握的多么准确,计划做的多么周密,和客户达成的约定是多么的一致,变化面前都徒劳,因为”不变的只有变化本身”。

在项目管理中,通常会遇到两种变化。

第一种是预期内的变化,也就是随着时间的推移和环境的变化,总有一些事情不会按照计划的那样发展,尽管不能准确预知这种变化发生在什么时间,由什么触发,但是基于经验能预测到这种变化的存在和带来的影响,同样,也能基于经验管理好这种变化,使其带来的影响降到最低。

比如,showcase(成果展示)之后根据反馈做一些调整,需求细化的过程中发现复杂度增加而带来工作量增加,需求方要求修改代办事项的优先级等等。

这些变化如果规模不大的话都不可怕,也并不会带来无法估量的损失,只要有足够的经验和最佳实践,或者投入足够的资源,这种变化带来的风险总能得到管理和控制。

计划

真正可怕的是第二种变化,它在预料之外,源于不确定性,无法被预测和判断,也很难从过往经验里找到最佳解决方案。

这种变化是项目管理的关键,因为它带来的是真正的风险。

这种变化一旦发生,可能会推翻我们原有的计划,使我们努力的成果和正在努力的事情从头来过,甚至连最初制定的方向和目标都要发生变化。

这种变化产生的原因,有的时候是因为前期沟通的不深入,在方向和目标上没有真正拉通到位,以致于风险没有被提前感知,更多的时候则是客户选择了比我们更敏捷的方式,来应对外部环境的变化、市场的变化和用户行为的变化,甚至客户就是想纠正一个认知偏差,因此会改变产品策略,改变组织结构,改变协作机制,传导到我们,就是无法预知的不确定性。

因为外部环境时刻发生的变化,所以我们面临的变化看似偶然,实则是必然。

遇到这种情况,管理者最应该做的事情是,快速行动,识别原因,验证假设,评估风险,寻找办法,甚至需要产出一个新的方案。

这个过程必须和客户一起协作完成。

2 如何管理不确定性带来的变化

有这么三个阶段。

第一个阶段是事前

既然知道变化是必然,那就不妨时刻准备着,不间断的去诊断和评估现状。

具体操作起来,项目管理者可以把变化纳入进项目日常管理的一部分,在站会、IPM或者retro上面专门留一个环节来诊断现状,对项目进行健康度评估,基于结果来预测变化,分析变化,讨论应对策略,尽管此时变化并没有真的发生。

变化能不能被预测得到并不重要,重要的是这样的实践可以培养团队对于变化的敏感度。

总之,这样的活动不仅帮助项目经理在变化到来时快速做出反应,还能让团队做好足够的心理准备,不至于面对变化所有人手足无措。

第二个阶段是事中

也就是变化发生了,如何应对?

变化之所以会带来风险,是因为它本质是打破了以前的平衡,而要应对变化,最好的办法就是快速找到新的平衡,无论是范围、计划还是能力应对,两个平衡之间可能是覆灭,也可能是机会。

我们平时说的“创新”、“突破”更多来从一个平衡到另一个平衡之间的意外收获,所以说变化是一把双刃剑,它的一面是覆灭,另一面是重生。

金融领域是对变化和风险非常敏感的一个领域,在金融领域的风险管理里面,有这样一个词“风险换收益”,指的是投资者要想获取某些回报,就要承担相应的风险,高回报意味着高风险。

项目管理也是相似的道理,当变化发生了,项目管理者要勇于走出以前的平衡,寻找新的方向,建设新的能力,转变新的思维,带着团队甚至带着客户,一起去探索创新的可能,只有这样才有可能将变化带来的风险变成收益。

第三个阶段是事后

这个时候是否已经找到新的平衡已经有定论了。

变化中求存求创新,是失败是成功也已经有结果了。

这个阶段是团队总结经验和教训的最好时刻,可以组织回顾、反思、复盘、总结,目的是让已经发生的事情成为经验的一部分,也就是预料外的风险变成预期内可管理的变化,这是管理实践不断成熟的过程。

最好的学习是对过去经历的反思,最好的教训是曾经经历的失败,形容这个阶段再合适不过。

团队

3 变化面前,你该拥有怎样的心态

第一个是开放的心态

也就是接受变化具有必然性,是一定要发生的。

看似很简单的道理,现实中做到开放却是非常难的。

我们很多项目出现管理的困境很多在于变化面前没有意识到需要改变,不知道怎么改变,甚至是拒绝改变,所以很多项目在原则上拥抱变化,但在行动上并没有做到真正的拥抱变化。

也就是说,理解拥抱变化容易,但是践行分析变化、用行动拥抱变化很难,因为这要求整个团队走出舒适区,是对既定模式和习惯的挑战。

这个时候特别需要开放的心态,这里的开放有两层意思,一是接受现状,接受一定要改变的事实,二是从内到外打开,无论以前有什么样的计划,先归零,然后分析原因,寻找可行性,在上面提到的两种可行性之间搭起一种连接,走出舒适区,也拓展了边界。

这个过程也是团队不断挑战自己能力的宽度和认知的高度的过程,它能让团队在动态调整中变得更具有适应力。

第二个是打破的心态

也就是不要局限于以前的框架里,勇于打破,不破不立。

这个需要勇气,也可能会遭遇挫折。

我们很多项目有打破自己设定的边界的勇气,但是在客户的框架里,或者在和客户共同的框架里,止步不前,顾虑重重,有时候不敢做,有时候不知道如何做。

比如,有的时候你会发现客户也陷在不确定性里,不知道如何应对变化,很多时候团队会选择等待,目睹客户在犹豫中错失着快速调整的良机。

这时候的打破是快速调整姿态,打破以前的角色限制,打破被动等待的思维,走到客户前面甚至引领客户一起往前走,不一定能快速找到方向,但是快速试错是最好的方式。

因为等待是最大的成本。

第三个是成长的心态

指的是事物是可以改变的,事情的发展更多取决于人的努力程度和选择的方法,积极的心态和精益求精的追求能在很大程度上改变事情发展的方向和结果。

与之相对应的是固定心态,认为事物一成不变,事情发展的结果更多来自于外界的因素。

我们期望团队具备的是第一种心态。

现实中,我们的很多项目也发展出了这种能力,比如自主性,只要有需求,团队成员就能做到打破角色限制和能力边界,通过快速学习、互相学习,主动的去迎接挑战;通过协作和更有效的交流机制不断去努力,找到合适的解决方法。

总之,团队寻找的不是最终的标准的答案,而是在探索的过程里探究事物的本质,以此来不断接近期望的方向和结果。

能做到这样,就是敏捷团队拥抱变化的最佳实践之一了。

成功

4 总结

敏捷项目管理变化需要识别什么样的变化会带来真正的风险,尤其需要关注无法预知的不确定带来的风险,同时,敏捷项目管理者还要学会与风险共处,意识到风险也可以转变成收益,也可能是成长的机会。

要做到真正管理变化,敏捷项目管理者还要带领团队做好三种心态上的准备,用开放的心态拥抱变化和不确定性,用勇敢的心态去打破现状,用成长的心态迎接期待的未来。

文/ThoughtWorks陈庆敏