IBM的高效开会法则,你学会了吗?

台哥说:

知名企业在高效会议方面做了多年的研究和实践,在介绍了三星如何开会之后,我们又精选了IBM的会议技巧,希望对中国的企业起到借鉴和帮助作用。

三个贴士

预约会议室

避免重要客户到来时候没有地方去谈事,在预约的过程中,能体会到会议室的占用是有代价的。在一些小企业使用会议室一个小时一块钱,目的是形成一种意识,开会是有成本的。

明确会议目的

所有的会议必须在会议开始之前提交了确切的讨论提纲和将会讨论的元素,明确需要达到什么样的结论,不确定结论的会议是不应被召开的。

控制会议时间

IBM会议室有个小铃,如果会议开的时间超过约定时间,就会咣咣响,干扰是次要的,威慑是主要的,目的是让你感觉到时间不是无限的。

四个原则

废除不必要的会议

在所有会议开始之前,先确定一下这是不是必须要开的会议。

排除不需要参加的人员

只找那些有必要倾听的人和可以提供有效建议的人,让有效的会议在有效的范围内发生,排除不必要参加会议的人员。

会议准时开始准时结束

让会议准时开始准时结束,压缩会的时间,三个小时的会一个小时可以开完。

重视开会的结论

议而不决,没有结论的会不如不开,如果没有产生决议那么这个会议就不能散。

召集人制度

科学的会议讲究会议召集人制度,会议需要一个人头脑清醒保持整个会议的控制过程。

会议召集人要做的如下:

会议之前准备

会议中期控制流程

会议之后简报投递会

议效果传达评估

在会议召集人眼中会议就是一场演出,会议召集人就是导演,他操纵了整个会议,会议召集人需要评估整个会议的节奏感、讲求里面的紧张程度、重视沟通、重视创造性。

在IBM会议召集人需要接受培训,要专门的会议召集人评估手册,一个好的会议召集人将决定会议的成败。

三大追踪

行动追踪

这个任务谁来做、何时做、怎么做、在哪儿做?

执行人追踪

行动落实到具体的执行人身上。

时间追踪

保证决议确定的事情按时完成

三项标准

技能化

把会议管理作为所有顾问的一项技能,做到技能化;

�用专业化的行为来组织会议,包括公司周/月/季/年/平时会议、客户处会议。每次会议结束写一个会议自我评估报告;

以此为评价标准,纳入考核。

产品化

把会议管理好的名言警句作一个清单,作为公司的知识库之一;

�作为会议必备的程序和工作要求;

会议的形态包括召集人制度、会议过程管理、会议事后监督等。

团队化

会议管理是个技能层面的东西,在于学而不在于习;

�会议管理作为加入IBM公司的每一个人培训的内容之一。

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