高效培训师告诉你:拥有忍者思维,聪明工作,拒绝精疲力尽

闺蜜跟我说她最近又长胖了,怀疑是过劳肥,因为很长一段时间里,她天天都在忙着工作忙着加班,晚上加班周末也要加班,每天都是在处理那些老板交代她的工作,比如说会议资料啊,销售报表啊,我笑她一个会计人员什么都要做。她说主要是大家的工作都做不完,所以也没有分得特别清楚。我想她要是有看到《高效忍者》这本书,一定会学习如何提高工作效率的。


《高效忍者》是作者凝聚了自己5年的训练自己与他人的劳动成果,帮助大家更高效地处理工作上的事情,几乎就是一本方法论。他让我们明白拥有哪些特点才能算得上高效忍者,帮助我们高效工作的CORD模型,还有开会要有最大价值的四二四注意力法则。

本书作者,格雷厄姆·阿尔科特是一名高效培训师,主要研究提高工作效率的方法,他创办了一家关于效率培训的机构,叫做Think Productive,目前这家机构在英国、美国、加拿大、澳大利来都有分部,并且还和一些知名的企业有过合作。

一、具备这些特点,你我都可以成为高效忍者


高效忍者与传统“忍者”的定义不同,它指的不是日本特殊职业的忍者,而是在工作上自我管理的大师。在作者格雷厄姆看来,只要我们学会这些忍者式思维,一样可以成为职场上的高效忍者。作者列举了八大忍者式思维,其中排在忍者式思维榜首的就是身心禅定,特别是现在信息超载的情况下,我们更加要淡定从容且理智地来处理这些问题,而不是面对一大堆问题时一拍大腿就做出某个可能让我们后悔的决定。当然,忍者式思维是一种方式,而不是具体的方法,所以我们还要学习如何来运用相应的方法,以达到提高效率的目的。


二、进行注意力的管理的四个方面


前几天跟我公司一位资深的同事去吃饭的时候,他突然问了我一个问题:“如果要你用6个字来描述你现在的工作阶段,你会用什么词?”我想,每天的工作那么多,这哪能用6个字就说出来的呢,于时我说我想不出来,这位老前辈笑着说:“计划,执行,反馈。你想想我们的工作是不是主要就是围绕着这6个字开展的?”我猛点头:“对对对!”暗暗佩服前辈。《高效忍者》这本书也跟我们说了类似的四个工作阶段,而且还推荐了一个在工作阶段中可以使用的工具——CORD模型。

格雷厄姆认为,在工作过程中信息流会经过四个阶段,这四个阶段分别是:

1.收集(Capture & Collect)

2.整理(Organize)

3.回顾(Review)

4.实施(Do)

作者告诉我们,这四个阶段体现的是重要的四个工作习惯,四个阶段从头到尾一气呵成,掌握好了每一步,我们的工作就是一条拧不断的绳索。


(1)收集阶段

要把我们脑海中掠过的想法都捕捉起来,把这些模糊的想法变成一个个具体的思考从而发展成行动,这就是收集想法的价值所在。除了收集想法,还要收集唠叨,在《高效忍者》这本书里指的唠叨是让人压抑或是焦虑的小想法。比如你在与朋友聚会时还想着周一要交的方案还未完成,这种唠叨只会让你充满焦虑,而且对你的工作也起不到作用,反而让影响你聚会的质量。

对于这种情况,作者建议我们,可以利用一些工具把它们都收集起来,比如记在手机自带的备忘录里,或者是最简单的笔和纸。先收集再统一处理,收集的场景包括与老板的对话、会议、社交媒体等等。


(2)整理阶段

整理阶段主要是借助清单的力量来协助我们的工作进度,让我们可以清晰知道自己在什么时间段可以做什么事情。前面我们说到忍者的最重要的思维方式就是身心禅定,为什么可以做到身心禅定?正是因为他们知道自己在什么时候应该做的工作,因此才能在工作过程中从容不迫,对工作充满了掌控感。

按照不同的任务层次,作者格雷厄姆设置了三个任务清单。其中最高层次的就是项目清单。这是一个能让我们对项目进行追踪的清单,项目清单主要有助于我们明确项目的内容,这是一个推动我们前进的战略层面清单,让我们对工作的大方向有把握。


第二个是主要行动清单,顾名思义,就是要将我们清单上的任务落地实施的辅助工具,它是对我们下一步具体行动的指导,所以那些无法马上付诸行动的任务,就要不要列入这张清单里面了,例如年底的经销商会议,离现在还有4个月时间,而此时会议场地与时间都还没有确定,这个时候你就别急着邀请与会的人员。

第三个是日常待办清单。作者做了一形象的比喻,他把我们第二个主要行动清单想象成是一个衣橱,而我们的日常待办事项就是当天要穿的衣服,也就是说这个就是每天必须的要完成的工作事项。能达到扫一眼就知道当天的重要任务是哪些,这就是做为一名高效忍者的重要品质。


(3)回顾阶段

在这个阶段,主要构建2个检查表就可以,一个是周检查表,另一个是日检查表。这两张表主要是对前面的行动展开的回顾与思考,正所谓磨刀不误砍柴工。做日检查的时候,就可以利用大约5分钟的时间来为当天的行动清单做思考,比如为当天的任务进行重要排序,在每天工作开始之前做到胸有成竹,这是一个有利于高效工作的习惯。

周检查表则是对上一阶段工作的反思和为下一阶段做计划。作者建议要单独拿出1-2小时来做这件事情,专注的思考可以让我们保证未来一周更高产。


(4)执行阶段

在执行阶段,为避免干扰,格雷厄姆跟我们分享了三个执行的习惯。

首先,是注意力管理,说白了也就是提高自己的专注度,最最重要的就是保护自己的注意力不被别人打断。因为一旦打断了,我们将很难重新进入到原先的状态,可能要花上更多的时间。比如我们要写一篇文章,最好一口气写完,而不要分成几次,因为每一次被打断再重新写,你又要回顾之前写的是什么,除了时间还要投入加倍的精力,严重影响效率。

其次,是决策原则。当中有个大家耳熟能详的帕累托法则,也就是我们常说的二八法则。这条法则运用到工作中的话就是在提醒我们,不要在工作中陷入了80%的低效工作中,如调整字体的大小,调整excle的格式,这些并不能给我们带真正意义上的价值,因此要摆脱这些无效的工作,专注于那些能带来20%价值的工作。


还有一个是帕金森定律,它指出只要还有时间,工作就会膨胀,直到占用所有的时间。所以为什么现在好多人都说自己有很严重的拖延症,也是这个原因。我有一些写稿的小伙伴也是这样子, 不到最后一刻都不开始写,还常常用“截止时间是第一生产力”来调侃自己。作者建议我们在这种情况下应该考虑的是,哪怕只有一个小时,那20%的有价值的内容也应该短时间内搞定,而不要刻意去追求所谓的完美。

最后,是具体的执行技巧。作者发明了一个叫做“能量小时”的概念,它是用来防止自己逃避某个重要的活动。也就是说拿出自己注意力最集中的那段时间,可以是一个小时,来处理自己不敢开始的工作。例如我那些写稿的小伙伴,完全可以在早上起床后的一个小时内把稿子大纲写出来,如果他们注意力最集中的时间段是晚上,那也可以换成是晚上,反正就是可以让自己深入到工作当中去的时间段。作者告诉我们:

能量小时能够让你找到要坚持的东西,不断壮大自己,把有意识的选择内化成无意识的习惯,最终实现目标。


三、四二四注意力法则


《高效忍者》告诉我们,好的会议是一次旅行,让大家积极地参与会议的讨论、协商任务的具体事宜。那应该如何让会议充分发挥作用呢?作者跟我们介绍了一个非常有效的会议原则——四二四注意力法则。

四二四法则指的是:首先把40%的注意力放在会前准备上,开会前就已经把每件事都安排妥当了;接着把20%的注意力放在开会上;最后再把40%的注意力放在处理后续事情上。

会议之前就需要把40%的注意力都用在准备上。如果想要最大限度让会议发挥作用,就必须遵循这个法则,因为作为一名管理者,我们都非常注重投入产出比,也就是希望获得最高的回报,包括开会也是一样,我们希望会议结束后事情可以顺利完成。会议前的准备阶段,除了打印相关材料,我们还要关注会议的主题与背景,更要提前准备好决策,比如跟团队成员说明:“这个月每个人都要开发5个新客户。”

20%的注意力在开会上。为保证会议的成效,在开场时就需要让大家都感到补重视,让人舒服的方法就是眼神接触,多跟参加会议的人员沟通,多说几句话,使他们融入这个会议里。在开会过程中就要鼓励大家目前存在什么问题,比如工作进度卡在哪个位置?需要什么样的支持?等等,总之就是要鼓励大家各抒已见,多沟通多交流,这才是会议的目的。


40%的注意力负责后续的跟进。如果开完会之后没有相关的行动,那这个会议就是没有任何意义的。除了督促大家行动,不仅要设置一个截止日期,避免工作毫无进展的情况;更要对工作的内容进行量化,使工作清晰有条理,更能让大家知道工作的进度,而且假设某个地方出现问题,也可以尽早采取措施补救。

很多人在职场困惑多时,依然找不到好的方法,而如果我们想迈出改变现状的那一步,《高效忍者》就给我们提供了很多工具,也许有些人觉得这些都是常识,但是没有使用、没有受益之前,我们依然不是一名高效忍者。只有学会了这些高效忍者的行为习惯,形成自己的工作动力,才同等于拥有了一套提高效率的系统,提高效率的同时还减轻了压力,对于身在职场并向上攀升的我们来说,真的是无往不利。

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