来(8)个工具:文档分析-DocumentAnalysis

如果有可能,坐在教室中或会议室中,聆听老师或者专家介绍方案,规则,标准是最快捷的方法,但在实际工作中,这是不可能完成的任务。师傅领进门,修行在个人,更多的我们还是靠看书、看方案、或者看文档来完成工作、掌握知识,其他人顶多给你一些关键点的提示。

在咨询工作、获取需求或商业分析的工作中,阅读工作直接相关的文档,就是文档分析。这些文档描述了背景信息、工作的来龙去脉、组织结构、组织过程资产、事业环境因素,这些内容可以帮助迅速了解商业需求,尽快融入工作环境,或者是快速进入一个行业。文档分析不仅仅是阅读文档,组织结构图、工作流程图、数据挖掘等很多工具都需要在文档分析工作中使用。

举例来说,项目涉及一个组织,我们肯定会通过文档了解这个组织的背景、行业,看到其组织机构,当我们阅读完公司的概要介绍以后,会完成组织的主要工作以及组织结构图,这样在进一步接触这个组织客户时,就对这个组织不再陌生。再如我们去了解项目所涉及的一个系统时,会对其工作目标、工作流程、使用手册和系统功能进行分析,如果项目涉及数据,我们还会对系统的数据来源、数据处理和数据的生成、或统计报告进行数据流图的绘制,并可能对数据进行分类,初步判断哪些数据会被进一步访问或利用。通过文档分析,也同样可以得到一些例如差距分析活着SWOT分析的一些结果,这些对获取或启发需求都是有好处的。例如在一个省级规划的项目中,先根据省级、市级的需求分析、差距分析得到省级的解决方案,这时,国家级的规划完成了,这样我们针对国家级的规划进行详尽的文档分析,找到关键内容,然后和省级规划再进行对比,再次进行差距分析,进行规划调整以及后续的一系列规划变更。

这些文档性的基础资料是分析的基础,分析后所产生的新内容是公司、团队的重要资产,也是可以评审和再利用的重要资产。文档分析过程的问题也是显而易见的,即文档可能缺失,不能回答想问的问题,不包含想要的内容,甚至是错误的文档都是有可能的,最麻烦的事是文档分析在工作中占据了非常多的时间。此外,文档分析很重要的内容是记录发现,做笔记的能力因人而异,千差万别,如果不能清晰的对文档进行摘要或关键词描述,很可能达不到文档分析的效果。

In summary, document analysis is a very important thing in your work. To understand of keywords, record finding are two key factors, we can also use models, data flows or process flows, tables, graphs to help us to understand the business.

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