很多中小企业因成本原因，没有部署付费的办公软件。我们就属于这种类型，行政部在做各个月度工作规划时，一般是在会议上口头分配任务，或者用Excel、Word进行记录和传达，这些方式虽然也能推动工作进行，但越来越多的行政工作事项，无法有效记录到一起，更缺乏协同。
那么，如何用更低门槛和更简单的工具，来对工作事项进行记录和协同管理呢？
下面是我在 SeaTable 中创建的“行政部工作协同管理表”，如下所示：
那么，我们来看下：
- 如何在表格里记录那么多文字呢？
- 怎样把文件添加和存储到表格里呢？
- 其他人怎么进入表格进行协作呢？
- 当任务记录越来越多，怎样只显示“未完成”任务呢？
- 怎样更直观的按月份来分组显示工作任务呢？
- 如何用日历的形式来展示工作任务呢？
- 如何统计各个负责人在每个月的工作任务数量呢？
我们来逐一解决：
记录大段文字
在“任务分解及标准”列，因描述文字太多，有的还要加图片之类，所以我选择“长文本”类型。双击单元格，即可记录大段文字，甚至插入图片之类。
如下所示：
添加文件
在“相关附件”列，我为这列选择的是“文件”类型。可添加多个文件，可下载、删除。
如下所示：
共享与协作
进入 SeaTable 表格列表页，把这个表格共享给其他人，那么这些人就可以通过共享链接，进入表格里进行协作了。
在“负责人”列，我用的类型是“协作人”，当我老板和部门同事通过共享链接加入表格后，在“负责人”列的单元格里，双击就可以选择负责人名字了。
如下所示：
只显示“未完成”任务
为了方便地切换查看一些信息表，我先增加个视图，命名为“未完成”，然后通过“过滤器”按钮，选择“任务状态”、“不是”、“已完成”，剩下的就是只想显示的“待开始”和“进行中”的任务，即“未完成”任务。
如下所示：
按月份分组显示工作任务
还是先增加个视图，命名为“按月份分组”。
然后用“分组”按钮，选择“预计完成时间”、“按月”、“升序”即可。当然，也可以根据显示需求，按天、按周、按季度、按年分组都可以。
如下所示：
用日历展示工作任务
把视图切换回到“默认视图”，点击上方的“日历”按钮，把“日期来自”选择“预计完成时间”，把“颜色来自”选择“任务类型”，即可自动以日历的形式来展示工作任务，起到了很好的提醒作用。点击工作任务，可进入查看详情，也可直接编辑。
如下所示：
统计每个负责人每月的工作任务量
我使用了右上角的“统计”功能，选择了“表格”形式，设置完参数就可以自动统计出来了。（在所有统计表的列表里，统计表可放大查看，也可导出、编辑和删除）
如下所示：
总结
我不用再像以前一样，在Excel表格中建立多个月份计划表了，现在仅在一张表上就能记录和管理所有月份的工作事项，而且把各种零散的文件、图片、大段的文字等都集中记录到了一个表上。
共享后，部门同事和老板，也都能在这张表上方便地查看和协作。通过多个视图，大家还能方便地切换查看一些特定信息。做数据统计，也更自动化和更简单了。
对于我们这种中小企业来说，SeaTable 就相当于一个简单又好用的管理系统了。当然了，除了我们行政部，其他部门也可以用的。 了解更多可访问 SeaTable 网站：https://seatable.cn/
