记录多个项目任务跟进情况,用 SeaTable 表格简单又方便

作为助理,我经常要跟进一些大大小小的项目任务,对项目的进度要做好记录,包括跟进的具体事项、每个项目的最近跟进时间等,跟进记录和多个项目信息都要共享给领导和其他项目人员,项目任务要可视化,有时其他同事也会协同记录跟进情况。公司又没有专门的项目跟进管理软件,以前总是犯焦虑,后来使用 SeaTable 这个新型的在线协同表格,就完全解决了我的难题。

下面是我在 SeaTable 中创建的项目记录跟进管理表,包括了两个子表,一个是项目信息表,一个是项目跟进记录表。每个子表又有不同的视图(不同处理规则下的数据信息)。整个表格的内容做了删减和替代,大家重点看演示就可以。

项目信息表的默认视图,如下所示:

项目信息表的多视图(可切换查看不同视图),如下所示:

项目信息表说明:

1.项目信息表记录了所有项目的项目名称、状态、项目详情、主导部门、负责人、实施时间、预计完成时间、最终完成时间、附件、最近跟进时间、项目跟进记录等。

2.状态和主导部门列,都用了“单选”类型,在使用中可根据实际来编辑单选标签。

3.项目详情列,用了“长文本”类型,在这列可以记录很多的文字,添加链接、表格、任务列表,插入图片等。

4.最近跟进时间列,用了“公式”类型,选择公式下拉列表中的 Lookup_Reference 下面的rollup用法。后面再演示此操作。

5.项目跟进记录列,用了“链接其他记录”类型,可以用来链接“项目跟进记录”这个子表中的记录。

项目跟进记录的按项目视图,如下所示:

项目跟进记录表说明:

1.在项目跟进记录表中,记录了项目名称、跟进状态、跟进时间、跟进人、跟进问题、跟进结果。

2.项目信息表列,是自动增加的列。因为在项目信息表中的“项目跟进记录”列,用了“链接其他记录”类型,链接了“项目跟进记录表”,所以在项目跟进记录表中,就会自动加入对应的“项目信息表”列。

3.跟进问题和跟进结果列,都用了长文本类型,使用了里面的任务列表功能,完成的就打钩,长本文预览时能直接显示任务条数及其勾选数。

4.跟进人列,用了单选类型。

如果是多人在跟进记录,还可以使用多选类型、协作人类型。

如果想记录是谁在什么时间,最后修改了记录里的信息,那么就可以增加修改人、修改时间类型的列。系统将在修改人列自动记录最后修改内容的修改人名称;在修改时间列,自动记录精确到秒的最后修改时间。

前面的文字已经很多,限于篇幅和阅读体验,后面就主要给大家演示下这几个操作:

  • 项目信息表怎样链接项目跟进记录表中的记录?
  • 如何自动更新“项目信息表”中的最近跟进时间?
  • 项目跟进记录表中,如何方便地按周查看跟进情况?
  • 如何通过时间线的形式,可视化项目信息表中的项目呢?

链接其他记录

在项目信息表中,增加一列“项目跟进记录”,为其选择的类型是“链接其他记录”,并选择链接“项目跟进记录”。同时,在项目跟进记录表里,就会自动出现对应的一列“项目信息表”。

当项目跟进记录表里的项目,每增加一条跟进记录(包括在“项目信息列”,完成选择对应的项目名称),那么在项目信息表中的“项目跟进记录”列,将自动增加项目对应的跟进记录, 点击名称可进入查看详情。

如下所示:

自动更新最近跟进时间

在项目信息表加入“项目跟进记录”列的基础上,再加入一列“最近跟进时间”,为其选择公式类型,选择Lookup_Reference下面的rollup用法,具体公式:rollup('项目跟进记录', '跟进时间', 'MAX')

那么,在项目跟进记录表里,项目每增加一条跟进记录(包括在“项目信息列”,完成选择对应的项目名称),那么在项目信息表中,该项目将自动同步更新为项目跟进记录表里的最近跟进时间。

如下所示:

项目跟进记录表按周查看跟进

为方便切换查看不同数据,可以在项目跟进记录表中,增加个视图,命名为“按周”,然后使用“分组”按钮,对跟进时间进行按周分组即可。

如下所示:

时间线可视化项目任务

可视化项目任务,除了可以用工具栏上的“日历”外,还可以通过时间线插件来实现。从插件市场安装时间线插件后,即可进行设置。

可以根据需要创建多个时间线视图,在设置里,选择相应的表和视图即可。

如下所示:

总结

虽然 SeaTable 并不是一款专门的项目跟进管理软件,但还是能很方便地解决我的需求。除此以外,发现还能用它来做很多事情,比如记录和管理工作计划、客户管理和跟进、销售数据统计和分析等等。在工作中遇到一款简单又好用的工具,确实能极大地提高工作效率,做到事半功倍,真的是非常让人开心的事儿。

了解更多可访问:https://seatable.cn/