作为助理，我经常要跟进一些大大小小的项目任务，对项目的进度要做好记录，包括跟进的具体事项、每个项目的最近跟进时间等，跟进记录和多个项目信息都要共享给领导和其他项目人员，项目任务要可视化，有时其他同事也会协同记录跟进情况。公司又没有专门的项目跟进管理软件，以前总是犯焦虑，后来使用 SeaTable 这个新型的在线协同表格，就完全解决了我的难题。
下面是我在 SeaTable 中创建的项目记录跟进管理表，包括了两个子表，一个是项目信息表，一个是项目跟进记录表。每个子表又有不同的视图（不同处理规则下的数据信息）。整个表格的内容做了删减和替代，大家重点看演示就可以。
项目信息表的默认视图，如下所示：
项目信息表的多视图（可切换查看不同视图），如下所示：
项目信息表说明：
1.项目信息表记录了所有项目的项目名称、状态、项目详情、主导部门、负责人、实施时间、预计完成时间、最终完成时间、附件、最近跟进时间、项目跟进记录等。
2.状态和主导部门列，都用了“单选”类型，在使用中可根据实际来编辑单选标签。
3.项目详情列，用了“长文本”类型，在这列可以记录很多的文字，添加链接、表格、任务列表，插入图片等。
4.最近跟进时间列，用了“公式”类型，选择公式下拉列表中的 Lookup_Reference 下面的rollup用法。后面再演示此操作。
5.项目跟进记录列，用了“链接其他记录”类型，可以用来链接“项目跟进记录”这个子表中的记录。
项目跟进记录的按项目视图，如下所示：
项目跟进记录表说明：
1.在项目跟进记录表中，记录了项目名称、跟进状态、跟进时间、跟进人、跟进问题、跟进结果。
2.项目信息表列，是自动增加的列。因为在项目信息表中的“项目跟进记录”列，用了“链接其他记录”类型，链接了“项目跟进记录表”，所以在项目跟进记录表中，就会自动加入对应的“项目信息表”列。
3.跟进问题和跟进结果列，都用了长文本类型，使用了里面的任务列表功能，完成的就打钩，长本文预览时能直接显示任务条数及其勾选数。
4.跟进人列，用了单选类型。
如果是多人在跟进记录，还可以使用多选类型、协作人类型。
如果想记录是谁在什么时间，最后修改了记录里的信息，那么就可以增加修改人、修改时间类型的列。系统将在修改人列自动记录最后修改内容的修改人名称；在修改时间列，自动记录精确到秒的最后修改时间。
前面的文字已经很多，限于篇幅和阅读体验，后面就主要给大家演示下这几个操作：
- 项目信息表怎样链接项目跟进记录表中的记录？
- 如何自动更新“项目信息表”中的最近跟进时间？
- 项目跟进记录表中，如何方便地按周查看跟进情况？
- 如何通过时间线的形式，可视化项目信息表中的项目呢？
链接其他记录
在项目信息表中，增加一列“项目跟进记录”，为其选择的类型是“链接其他记录”，并选择链接“项目跟进记录”。同时，在项目跟进记录表里，就会自动出现对应的一列“项目信息表”。
当项目跟进记录表里的项目，每增加一条跟进记录（包括在“项目信息列”，完成选择对应的项目名称），那么在项目信息表中的“项目跟进记录”列，将自动增加项目对应的跟进记录， 点击名称可进入查看详情。
如下所示：
自动更新最近跟进时间
在项目信息表加入“项目跟进记录”列的基础上，再加入一列“最近跟进时间”，为其选择公式类型，选择Lookup_Reference下面的rollup用法，具体公式：rollup('项目跟进记录', '跟进时间', 'MAX')
那么，在项目跟进记录表里，项目每增加一条跟进记录（包括在“项目信息列”，完成选择对应的项目名称），那么在项目信息表中，该项目将自动同步更新为项目跟进记录表里的最近跟进时间。
如下所示：
项目跟进记录表按周查看跟进
为方便切换查看不同数据，可以在项目跟进记录表中，增加个视图，命名为“按周”，然后使用“分组”按钮，对跟进时间进行按周分组即可。
如下所示：
时间线可视化项目任务
可视化项目任务，除了可以用工具栏上的“日历”外，还可以通过时间线插件来实现。从插件市场安装时间线插件后，即可进行设置。
可以根据需要创建多个时间线视图，在设置里，选择相应的表和视图即可。
如下所示：
总结
虽然 SeaTable 并不是一款专门的项目跟进管理软件，但还是能很方便地解决我的需求。除此以外，发现还能用它来做很多事情，比如记录和管理工作计划、客户管理和跟进、销售数据统计和分析等等。在工作中遇到一款简单又好用的工具，确实能极大地提高工作效率，做到事半功倍，真的是非常让人开心的事儿。
了解更多可访问：https://seatable.cn/
