《时间管理-如何充分利用你的24小时》

在简书上看到一位书友推荐了五本书,当即京东下单购买。有两本自己读过或听书听过的《高效能人士的七个习惯》、《遇见未知的自己》,另外三本《极简思考》、《时间管理》、《财务自由之路》没接触过,于是,急切地优先阅读。

什么是时间管理?

时间管理是运用策略和技术,帮助你尽可能有效地得用你的时间,

  • 在课程的上半部分,回顾你如何利用你的时间
  • 在课程的下半部分,分析你是否正在使用你所拥有的时间发挥最大的作用

第一部分 回顾:你的目前是如何利用时间的

先来了解三个非常重要的概念:

  • 意识 是时间管理的先决条件
    只有对于时间的流逝保持高度敏感,你才能成为一个有效的时间管理者。
  • 目标 提供路线图
  • 选择 是难点

意识

作者建议大家记录下过去72小时的时间花费,至少精确到半小时为单位,目的是让大家了解自己的时候花费在哪里。这样做的两个目的:

  • 从占比时间上来重新归化安排自己的时间,把不该浪费的重新调整有效应用起来
  • 也是也了加强自己对时间意识的感觉,时间飞逝,每一分每一秒你都做了什么?
为什么自我意识至关重要呢?
    1. 通过更好的意识到你如何得用时间,可能会发现某些地方可以作调整。
  • 2.通过更好地了解自己如何花费时间,
  • 3.通过对时间 进行关注,通过记时间日志,你便开始把时间当作一种转瞬即逝的资产。

目标

要想充分有效利用时间,首先要确定目标,你的计划,短期或长期的。通过确定目标,为你实现自己的目标建立了一个行动线路图。

选择

选择是困难的,但人的精力与时间有限,想要什么要的生活,你都必须做选择。通过做正确的选择,通过使自己保持一种想要成功的姿态,你就可以获得更大的机会,去实现你想要达成的目标。

成功的秘诀是学会如何利用痛苦和快乐,而不是让痛苦和快乐利用你。做到这一点,你就控制了自己的人生!做不到,生活就控制了你。——托尼.罗宾斯

第二部分 让你所拥有的时间发挥最大作用

你可以“创造”时间

  • 精力(匹配时间与精力)
    有效的时间管理不仅仅是寻找一天中的额外时间,还要将你的有效时间与有效精力匹配起来。比如你可以尝试在感觉最清醒的时间,也就是你精力最充沛的时候从事那些最艰巨的任务。
  • 寻找时间空隙
    比如排队等位时,可以利用这些空隙做些事
  • 杜绝浪费时间
    伟大的时间管理者在减少时间浪费上非常出色。几个例子来说:
    (1)迅速决策——大量时间浪费来至于优柔寡断。一旦你掌握了你做决定需要的事实,便迅速做出决定。
    (2)快速阅读
    (3)提高记忆能力。具有量好记忆能力的人,能更高效地开展工作。

拖延是大敌

  • 战胜拖延症的策略:
    (1)在口袋里放一张纸片或索引卡(把你要达成的目标写上)
    (2)把大项目拆成易管理的小块
    (3)教会自己的头脑(意识)识别懒惰或拖延最初的蛛丝马迹
    (4)坚持通过某种方式做笔记。有助于推动你以后有机会,将其变成行动。

策略和技巧

  • 清理头脑和生活中的杂波

“你意识的短期记忆部分——即用与保存所有不完整的、未决的、以及无条理的‘东西’的部分——其功能就像一台电脑内存。内存的容量是有限的,你所有存储在那里的‘东西’就只有那么多,而且仍要保持高效运转。大多数人的内存超负荷运转。他们总是感到心烦意乱,他们的注意力总是受到内在心理负荷过重的影响而无法集中。"
——大卫.艾伦 《尽管去做,无压工作的艺术》

艾伦建议我们要有一颗“似水之心”,即思想避免因受到打扰而凌乱不堪。
有效时间管理重要技巧(摘录自艾伦著作《尽管去做,无压工作的艺术》:
(1)使用你的工作区域更具有吸引力,并配备你工作所需要的一切
(2)创建一个档案系统。把所有有关某一特定主题的材料集中放在同一个文件夹。
(3)创建一个清单,把你的所需关注的一切事情书到或打上去。
(4)及时处理每一项任务。
(5)在以下三选项中给每一项选择一项。(立即行动、放弃、以后采取进一步行动)
(6)将想法转变为行动步骤
(7)一旦做了行动步骤,要马上采取行动。
(8)保持良好的提醒系统
(9)每周对你的存储与生产率系统进行检查。
(10)至少每个月对你的长期目标进行重温

  • 规划
    计划就是提前决定某一给定的时期内,你要做的具体的事情是什么。
    关于做好每一天计划——给我一秒让我把它记下来。
    在做每天计划时,可以分批处理,把同一时间或同一地点或用同一种方式做的事情集中在一起来完成。
    计划的近亲是准备。充分准备可以让你减少你所要付出的汗水。
    过分的计划也会让事情向反面。“花时间去思考,但当行动的时机到来时,要停止思考,开始进攻。”
    【任务清单】 体现你所有的计划和准备的实物产品是任务清单。

"每一个有效的执行源自每日任务清单。它是迄今为止所发现的用于提高生产效率的最强有力的工具。
当你创建任务清单时,你开始写下自己在一天过程中想要完成的每一项任务。其规律是:在你开始使用任务清单的头一天,你的工作效率将会提高25%。这就意味着,在每一个八小时的工作日里,你将额外获得两小时的工作时间,同其他时间管理工具相比,通过使用任务清单,你可以更快地摆脱繁杂,理清头绪。——布莱恩.特蕾西《时间的力量:一种可以让你完成更多任务的成熟机制》

【任务优先级】 柯维建议,当你制任务清单时,把每项任务归于四个项限之一:
1、重要而紧急
2、紧急但不重要
3、重要但不紧急
4、不重要不紧急
柯维建议完成不同象限的顺序是1、3、2、4。
成功的时间管理需要主动性而不是反应。通常的反应是早晨起来处理弹出来的邮件,相应,你应该主动——采取那些能让你推进、使你更接近自己的理想和目标的行动步骤。

"我们尽可能地强调:你必须确定优先要做的事情。有些人尽可能做更多的······有些人从任务第一开始做······,最好的方法是你的任务清单上按ABC优先级给每个项目进行标注······然后按照这个次序去完成你的任务清单。——阿兰.拉金《如何管理你的时间和生活》

《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog)博恩在他书中指出:在你决定做什么,并对其进行排序的时候,你首先要解决那些最难办的项目。
也就是说,如果你面前两项重要的任务要完成,那么,你要先从那个最大、最困难而且最重要的任务开始做起。要督促自己马上开始,然后一直坚持,直到任务完成,你再去完成其他的事情。

【提高效率】与优先级类似的一个概念Streamlining。
提高效率指的是通过少做工作去完成更多的任务。
提倡提高效率的人名叫利奥.巴伯塔。他认为,完成一个目标最好的方法是专注于这个目标,直到将它完成。并且,只有到那时,才开始向你的下一个目标进发。

我是简约的坚定信仰者······通过少做,而不是多做,去获得更多的成就,原因是我所做的选择。可以把简约归结两个步骤:(1)确定要点。(2)排除其他。
我将我所有的精力和注意力集中在某一个挑战上,障碍则必将会被扫除。我宁可一次只专注于一个目标······而不是试图同时去完成所有的事情。
               ——利奥.巴伯塔《少的力量》

【二八原则】接着讨论有关时间管于是和个人效能的另一个非常重要的规则。
二八定律的含义:你的80%的成就来自于你的20%的行为。

二八定律是由一名帕累托的经济学家在1906年首次发现的。一天,他在照料花园时,意识到他的80%的菜来自于约20%的植物。因此,他花费更多的精力集中在照顾那些高产的植物上,因而他的菜园的菜产量得以大幅的提高。
他并没有付出额外的劳动:他只是减少了照顾那些低产的植物上。
这就是为什么二八定律如此重要。它不需要你付出更多的劳动。它只是让你更聪明地工作。

  • 集中精力的威力
    【集中精力】
    在生活中,可能导致你分心的因素很多。有人打电话、有人发邮件给你等。除了他人之外,集中注意力最大的潜在障碍恰恰是你自己——即在有无数其他很酷的事情等着你去做的时候,你无法让自己专心于某一件事情。
    不要要同时处理多个任务,那是自欺欺人。

“即使你的大脑一次能容纳几个大组信息群,你也难以同时到多个信息组群进行意识清淅的处理——却不产生不良影响······尽管从生理角度来讲,有时一次能够从事几种不同的脑力活动,但其精准度和效果将会大大折扣。
科学家哈罗德.帕施勒表示:当人们同时在做两种任务时,他们的认知能力可以从哈佛MBA的水平降至一名八岁儿童。这种现象被称作为两重干扰······教训很清楚:如果准确性很重要,那么,就不要分散你的注意力。
——大卫.洛克《你的大脑在工作》

  • 技巧

吉姆最喜欢的提高效率和时间效能的技巧:

  • 摒弃
  • 立即做决定
  • 创建档案系统
  • 选择具体时间回复电话或邮件
  • 使用带秒针显示功能的手表
  • 携带笔记本
  • 学会浏览
  • 寻求帮助
  • 一次性完成任务
  • 继续前进——做完的就做完了

过去什么事情都没有发生过······过去和未来显示没有其自身的存在······他们的存在是从现在的那里”借“来的。
———艾克哈特.托利 《当下的力量》

有关时间管理要记住十个最重要的观点

  • 自我意识是先决条件
  • 目标设定是第一步
  • 选择是艰难的
  • 你可以‘创造’时间
  • 拖延是大敌
  • 要有一颗”似水之心“
  • 计划和准备是值的花精力去做的
  • 通过确定优先次序你可以做到去芜存精
  • 专心致志是问题的关键所在
  • 选择对你行之有效的时间管理技巧
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