确实很忙 VS 假装很忙?时间管理来解密

“你知道世界是由哪两种人组成的?”

“是男人和女人?”

“呵呵,错!是‘确实很忙的人’和‘假装很忙的人’。”

你会说我们都属于确实很忙的人。但是‘确实很忙的人’还要分两种:一种是会自我管理的人,另一种人则不会。这两种人忙碌的内容和结果都截然不同:前一种人用20%的时间完成了后一种人用80%的时间才能完成的事情,因此,前一种人忙着打发闲暇的时间,后一种人则忙着煮方便面和熬夜。

01

分享一个真实的故事,3月26日以前的我,房间是混乱的,衣柜是杂乱的,工位也是混乱的,可想而知,我的工作效率也高不到哪里去,生活也没有规划,看的书也是随心,写的文章也是随意。3月26号之后,整个人像换了个人似的,我会整理衣柜了,我会把过季的衣服收纳在箱子里,把当季的衣服整整齐齐挂在衣柜里,以前出门找衣服翻箱倒柜也不一定找的合适的,现在出门找衣服一目了然,很轻松就可以找到。

像多米诺骨牌一样,从衣柜整理开始,我的生活以及思维模式发生了巨大的变化。我会整理桌面了,会把桌面的东西按照不同类别进行分类,摆放整齐,然后把桌面擦的干干净净,基本任何时候都会保持桌面的整洁干净。从家里的书桌,到工位的桌面,再到办公室的储物柜,一个个都进行了有序的整理。

身边的实物都处在了有序之中,大脑中已经建立起了秩序的概念,接下来我整理的是电脑里的文件。对文件进行了大手术,把二十多个毫无逻辑的文件夹,先进行了断舍离,只保留了最核心的以及必须要存在的,按照序号存放在了六个文件夹中,瞬间电脑像进行了一次瘦身。也对统计报表中的excel文件进行了整理,这部分是最难整理的,按照一项工作一个excel表格的逻辑,用了两天的时间整理完成。

02

这神奇的变化,你一定很好奇是怎么发生的?

起源于2019年3月26日,麦子的手帐课。最开始是被文案吸引报名学习,随着课程的不断深入,思维模式随着课程的进度逐步发生了变化。从对手帐本的了解;到接触到了效率工具,滴答清单以及印象笔记;再到自己根据课程的启发选择了基本时间管理跟效率管理的书籍,五月的时间进行了主题阅读,一个月读了四本书,课程+书籍+行动,生活跟工作效率都发生了巨大的变化。

03

第一本书阅读的是《印象笔记留给你的空间》。在一个时间和知识都极度被碎片化的时代,很多事情已经变得不可逆,我们唯一能做的就是提高自己的能力,让自己更好地驾驭工作、生活、学习等众多方面。印象笔记作为一款广泛流行的笔记软件,它可以帮助我们搭建个人知识体系。

印象笔记从笔记本组,笔记本,笔记三个层级加上无限多的标签,立体的管理我们的笔记。印象笔记拥有强大的搜索功能,可以搜索到存储在印象笔记中的图片上的文字。现在用印象笔记管理着生活,工作以及读书等各方面,像一个优秀的秘书一样,解放了大脑的记忆功能,大脑的主要功能是思考,而不是记忆。

04

第二本书阅读的是《你早该这么玩EXCEL》。这是一本神奇的书籍,没有从excel的公式讲起,而是讲复杂的分类汇总表都是由规范的源数据表变出来的,讲了标准的源数据表是什么样子的。根据工作的逻辑如何去设计分类汇总表的字段,以及如何使用数据透视表在标准源数据表的基础上变出你想要的分类汇总表。

书中还有一个概念很精辟,遵循一项工作一张表的原则,保护好源数据表。根据书中的这个概念,对电脑中的表格进行了大刀阔斧的手术。实践了书中的方法,制表的效率翻了好几倍,以前一份月报保守需要两个小时,现在五分钟搞定,还可以保证数据的准确性。

05

第三本书阅读的是《小强升职记》。没有严肃、刻板的说教,而是利用小说式的叙事手法,穿插图表和小贴士,完整真实地记录了小强学习、升职过程中的经验和感悟。一边读小说,一边学习、实践小强的理念和方法,用不了几天,你就能成为工作的主人、职场的强者,最终成为完全掌握自己的工作和生活的人。

《小强升职记》是一本入门级的时间管理类的书籍,在小强跟老付的对话中,穿插了很多时间管理的模型:时间日志,四象限法则,猴子法则,衣柜整理法,SMART法则,思维导图,甘特图,九宫格。可以实践之后,选择适合的一个作为自己的时间管理工具。

06

第四本阅读的书是《这样读书就够了》。这是拆书帮的创始人赵周写的一本关于个人学习力升级指南的书籍,对于成年人或者职场人来说,能否通过学习达到预期的效果,关键还在于学习者自己:第一,学习者是否有足够的学习能力,可以拆为己用,可以处理信息,可以解决问题。归根结底,学习者是否能够达到知行合一。第二,学习者是否有自己的知识体系,可以反求诸己,可以触类旁通,可以举一反三。是否可以不断升级,最终成为专家。

书中介绍了一种实用的读书方法,叫便签读书法。用三种不同颜色的便签,分别用来做三类笔记。第1类拆解(I):用自己的语言重述信息;第2类拆解(A1):描述自己的相关经验;第3类便签(A2):我的应用(目标与行动)。

I便签是用自己的语言简述重述相关信息,也可以是总结自己得到的启发、有价值的提醒。写好后贴在相应的书页;A1便签是针对相关信息,问问自己有没有相关的经历,是否听说或见到过类似的事情,贴到I便签的旁边;A2便签是规划今后如何应用,尽量先考虑应用的目标,再写下到达目标应实施的行动,也贴在书页上。

看完一本书后,把所有的A2便签拿出来贴在冰箱或者墙上,提醒自己落实行动。

读书是一种精神按摩,是灵魂停靠的港湾。旅行,能让我们遇见各种美丽的风景;读书能让我们遇见各种有趣的灵魂。你看过的书,结交过的“人”,最后都会沉淀下来,变成你的骨头和肉。

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