冷技能|Excel小白曾做过哪些反人类操作?

本篇问诊Excel小白十大疑难杂症

不怕神一样的对手,就怕猪一样的队友。

对,这句名言用在Excel届也非常正确。

Excel小白常常会有一些“神”一样的操作,给团队合作带来灾难,今天我就来治一治这些疑难杂症,看看你中了几招?

-第一招-

盲目合并单元格

◇症状:特别喜欢合并单元格,不断合并单元格,甚至错位合并。

◇后果:合并单元格之后,对后续的数据处理(排序、查询)等带来灾难性的伤害

◇处方:纵向单元格尽量少合并,横向单元格使用跨列居中模拟合并单元格。

-第二招-

日期录入不规范

◇症状:日期录入格式不统一,日期中含有特殊符号(小横杆,句号等)

◇后果:日期无法被Excel识别为“日期”,而被认为是普通的文本,无法进行日期计算。

◇处方:所有的日期格式按照格式中的日期格式进行设置,不要突发奇想;绝对不要在同一个单元格中放置一个以上的日期。

-第三招-

多内容合一

◇症状:在一个单元格输入多项内容,把单位和数值输入在同一个单元格中

◇后果:录入的数据无法筛选,无法计算(比较大小、排序等)

◇处方:保持每一条数据的唯一性,不将不同类型的内容输在同一个单元格中(除非作为文本格式);可以使用如下方式,确保只输入数值却能显示单位。

-第四招-

同一列输入多种类别的数据

◇症状:在同一列、同一个字段下,输入多种不同类型的数据

◇后果:数据结构完全被破坏,无法对原始数据进行报表、数据透视等操作

◇处方:使用数据透视表进行不同类别的数据汇总

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-第五招-

肆意隐藏单元格

◇症状:不要的单元格不是删掉,而是隐藏,而且多处隐藏;病症比较深的时候,行和列都有隐藏。

◇后果:发Excel文件发给伙伴之后,一不小心就取消了隐藏,然后不知道那些数据是需要不需要的,特别是对方又点击了保存之后。

◇处方:不需要的数据果断删掉

-第六招-

“擅长”使用文本框

◇症状:在Excel数据表中突然出现文本框,有时是因为需要强调突出,有时是因为懒。

来源于:百度图片

◇后果:一旦Excel文件进行了多人共享,文本框将无法编辑。数据表无法进行排序等操作。

◇处方:需要突出显示的文字可以使用不同的颜色,需要特别说明的文字使用备注。

 -第七招-

单元格内使用空格换行

◇症状:因为不知道在Excel单元格中如何正确控制换行,在使用自动换行工具时,通过敲击空格实现任意位置换行。

◇后果:敲击空格容易,删掉空格却很难;当你的单元格大小改变时,就需要重新敲击了。

◇处方:使用Alt+Enter强制单元格内的文字换行

 -第八招-

单元格文字中含有空格

◇症状:主要出现在录入人名时,两个字和三个字的人名对不齐,此时使用空格补足

◇后果:加入空格之后,李   想这个名字就不是李想了,你根本查找不到他。

◇处方:字数不等的单元格如果想要对齐,使用分散对齐。

-第九招-

一段文字分成多行

◇症状:明明是一段文字,却分成多行写在不同的单元格中。你又不是写诗,不要这样断句。

◇后果:等你想把这段和复制出来的时候你就懵逼了。

◇处方:一段文字,尽量放入同一个单元格。

-第十招-

使用Excel画不整齐的流程图

◇症状:只会手工调节流程图的位置,感觉对齐了,但是实际横竖不对齐。

◇后果:逼死强迫症

◇处方:使用Excle绘图工具——格式中的对齐工具,任何方框都能在你的魔掌下乖乖对齐

像手术刀一样剖析Excel小白的易错点

全文完。

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