10种让虚拟化合作更好的方式(译)

编者案

本文是"At Your Service"系列文章之一,即使我们处于远程状态,我们仍要学着如何与他人建立联系。因为我们在一起我们才不孤单。

正文

关于虚拟会议,有一个自我实现的预言:你经历了平庸的虚拟会议,你期待着平庸的会议,你创造了一种平庸会议的文化——这种循环永存。 团队需要打破这个循环并共同创建远程会议协议,这样你们才能真正享受虚拟会议。 下面有一些小贴士帮你构建一个更好的虚拟合作环境:

  1. 对电话说不。
    就像文本沟通一样,电话交谈缺乏人性化的元素,无法促进同理心、无法更好的领会以及更顺滑的协作。对于任何多于几行文本的沟通,最好都采用视频会议的策略——这样既节省时间,又节省精力。

  2. 使用肢体语言。
    在其他人发言的时候保持静音,这是特别有礼貌的行为。如果参会人员能够通过点头、微笑、竖起大拇或倒立大拇指等肢体语言来表明他们正在积极参与会议,那将会让会议变得更加有趣、有用和吸引人。

  3. 礼节胜过方便。
    尽量在安静的地方参加视频会议。如果您是在通勤的路上或咖啡店内等环境嘈杂的地方参加会议,您最好就不要参加了。因为这样的环境您的同事将很难与您合作。不要成为对您的团队造成不良会议文化的那个人。

  4. 采用单任务策略。
    认真对待远程通信带来的挑战。如果您在"那里",那就请真的在那里。请与面对面会议一样,用相同(或更多)关注度来参与虚拟会议。您是否在电话会议上听到过马桶冲水的声音?如果人们无法看到彼此,通常会忘记静音他们的电话或者电脑。 可以肯定,当大家全部打开视频时,您肯定不会再听到任何声音。请达成协议,让每个人都打开视频,而不要禁用它。

  5. 对着屏幕或者镜头说话。
    请不要将摄像头设置在面部侧面的监视器上。 就像面对面的互动一样,没有人愿意和您的侧脸交谈。

  6. 社交!
    如果每次和你互动的那个人都涉及一个压力很大的工作项目,那么这个人会变成一个压力来源。 在每一个会议中,尝试闲聊,做些小游戏或者找些有趣的方式彼此交流。尝试再虚拟会议中建立一些社交时间,甚至可以专门开一个为了社交的"happy hour"活动会议。

  7. 缩小你的会议规模。
    与面对面会议相比,远程会议通常应更小且更专注一些。一般来说会议中的人越多,每个人的参与度就越低。把你的每一次会议控制在6人或者更少人以内参与,每次聚焦一到两个议题上,这应该成为你的团队进行远程会议时候的一个共同准则。

  8. 共创包容性文化。
    就像我的朋友 Mike Dwyer 所说的那样——使用NOSTUESO规则——没有人可以发言两次,除非直到每个人都说一次之后。当一个人讲话时,如果没有人主动跟进下一个发言,请讲话者提名下一个人。 每个团队成员都有通过(不发言直接通过)的权利。 这为不那么强势的人创造了发言的空间。这种方式能确保全员充分参与。

  9. 共创一个心理上安全的工作体验。
    创造一个心理安全的空间,让每个人都参与到合作中来。想象一下可能损害心里安全的因素(有时候会不自觉的)。为了抵消这种情况的发生,有时候可以解释一遍你的理解并重复你理解的发言者说的内容。这会让人们更加集中精神,并且还能确保发言者的信息达到了预期效果。

  10. 为了身心健康调整你的日常生活习惯。
    为了提高您在虚拟合作中的体验,不仅要在身体上有所准备;也要做好心理准备。就像好的会议有目的和预期的结果一样,远程团队中的每个人都有责任规划好自己的日常生活习惯,以帮助你带着目标出席会议,了解你想要的结果,并愿意合作。不要错过你的锻炼、冥想、个人计划活动等等——做一些个人工作,让您的身心适应这种新的合作方式。

无论您的团队有多敏捷,远程协作都会带来一系列独特的挑战,他需要整个团队的努力才能使参与其中的每个人都变得既高效又愉快。 如果您想要快乐的工作,那么您是如何应对每一天的呢?

译者观点

随着COVID-19的持续,保持社交距离,控制聚会规模和次数等政策,让我们比以往任何时候都依赖远程协作的方式来工作和生活。以往敏捷提倡的是面对面沟通高于流程和工具,在当下无法面对面的情况下,如何高效的沟通让我们的工作更敏捷呢?这篇文章提拱了10个建议,让我们发现一些被我们忽略的细节,并不是通过技术手段让我们彼此能够说话就能代替传统的沟通方式。我归纳了以下几类:

  • 尊重
    有单独的安静环境参加会议,全程让彼此看到对方,让大家感受到彼此的尊重,同时积极参与互动让彼此通过肢体语言看到对观点赞同和表扬。
  • 让会议聚焦
    远程会议本身就会提高沟通时长,会议前明确会议目标和时间。根据必要性限制参会人员数量,提高远程开会效率。
  • 形成远程会议契约。
    如何发言,发言顺序等形成会议章程,让大家达成一致。
  • 调整好自己的身心健康来适应这一变化。

面对今年的黑天鹅事件对工作生活造成的影响,您还有什么好的方法来应对?期待您的留言。

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