个人管理三件套之二:时间管理的5层聚焦漏斗

凡是涉及个人管理基础三件套:精力管理,时间管理,和注意力管理。我一般都会翻翻看有没有什么新“亮点”,以便持续精进。

这次是有意外收获,本书《时间管理的奇迹》帮助我建立了一套时间管理的基础框架,可以容纳我以往所学到的各种时间管理技巧。

时间管理聚焦漏斗

::消除:能创造最多时间的关键策略::

完美并不意味着再没有什么东西可增添,而是再没什么东西可删减。

给自己忽略的权限,不必铺垫,不必解释,直接不搭理即可!

其实你每天都在说“不”。你要么在有意地对不重要的事情说“不”,要么在无意中对重要的事情说“不”。

“懒惰”的总裁:“那些会议根本用不着我参加!”

::自动化 - Automate 敢于投资,降低你的机会成本/隐性成本。::

建立标准流程SOP:短期的投入,长久的回报。这一招我在日常工作中经常运用。无论你工作得多快,无论你多聪明,无论你的热情有多么高涨,一家公司的业绩,永远取决于其工作系统的优劣。

书中还列出了一批常见的能为你“创造时间”的自动化事项,颇有“程序员思维“,例如:常见问答,无谓的重复造轮子,数据同步备份,在线学习管理等。

大多数人要么在优柔寡断中看着良机溜走而不敢轻举妄动,要么贸然投入到完全陌生的新领域。这里面可以运用G.R.O.W.原则(这个缩写和《高绩效教练》里的GROW原则刚好重名)

G代表的是目标一致(Goal Alignment)。如果我们进行或终止这项投资,其结果符合公司未来目标吗?

R代表的就是现实可能性(Realistic Possibility)。我们具备实现它的基础条件吗?如果答案是否定的,那么新问题出现了:如果我们不具备实现它的基础条件,作为领导者,我是应该为它创造条件,还是应该就此放弃?

O代表的机会价值(OpportunityValue)就是对评估投资决定的潜在外部价值。确定要参与该领域的竞争吗?我们不能只看它在今天是不是个好机会,还要衡量其中的机会价值,以及可能的长期利润增长点。

W代表的是前进之路(Way Forward),即我们应该如何实现目标,目标达成率有多高?

::委派 - Delegate,包容“不完美”,借他人之力把事情做好::

运用时间投资回报率ROM/ROTI,遵循30倍法则

现在正坐在商务舱的一位教授教过我:“在决定是否应该把某项任务委派给他人时,你应遵循30倍法则。也就是说,如果你这样的专业人员完成某项日常任务需5分钟,那么你应该计划花费150分钟(5分钟×30)来指导下属完成它。这150分钟,并不是一次性投入,你可以把它分配在几个月里,帮助下属慢慢掌握技能。”

之后,教授解释了这条法则背后的数学逻辑。“如果一项任务,每天需要花费你5分钟,按一年250个工作日算,每年你要花1250分钟在那项任务上。如果你愿意花150分钟训练另一个人来做那项工作,那你每年就能节省1100分钟。”

- 大多数时候,我们应该尊重他人在犯错中成长的权利。我们不愿意委派,是因为以下错误观念:别人做不到我这么好,或我自己可以做得更快。

- 你永远都要花钱雇用某人完成某些任务,要么按照别人的时薪雇用别人,要么按照你自己的时薪雇用自己。

- 我不是劝你对工作敷衍了事或者偷工减料。但我从自身失败中总结的教训,和从时间倍增大师身上学到的经验是:我们要授权他人,给他们机会,让他们做出自己的贡献。

“我的强项是建立愿景,顶住风险,为每个人创造出更多价值。很多人心里都有道坎儿,总是以为‘没人能做得和我一样好’,我知道这句话没错,但只是在非常短的时间内没错。一旦观念转过来,你就会发现,其实你做的未必比某些专业人士好。我的经验告诉我,如果你授权他人负责某领域的工作,那么即便他一开始不那么出色,随着时间的推移,他们也会变得相当出色。80%由别人来做,也比100%由自己来做好。同样,我也深知,凭借我的现有技能,让我负责10笔业务的10%,比让我负责1笔业务的100%要划得来。”

::刻意拖延 - Procrastinate,学会区分紧急和危急,刻意把事情拖到最后一分钟::

- 刻意拖延这一招是非常反直觉的,我以前虽然有运用这招,但一直没想明白背后的机理,作者算是为我点透了。与“Deadline生产力”有异曲同工之妙,但侧重点不同。

- 即便事情正确,我们选的时机未必正确。

- “拖延症”和“刻意拖延”的区别在哪?拖延是指,有时候我们明知道自己应该做某件事,但真的不情愿去做。而刻意拖延,是因为我们知道现在并不是行动的最佳时机。拖延是因为自我放纵而不采取行动;耐心是为了某种目的而按兵不动。刻意拖延等同于耐心

- 避免虚假火情:作为一名时间倍增大师,你不再是灭火员,而是一名播种人。

- “无论什么时候,只要有可能,我不会轻易动手做某项工作,除非我找到了非做不可的压倒性理由。”

- 所谓最后一分钟实际上是“在不会对任务造成任何负面影响的情况下,你可以等待的最后一分钟”

“除非我判定那是一桩危急事件,或者我是唯一能搞定那件事的人,否则我从不允许别人把他们的紧急事件推给我。这相当于在不停地计算‘我手头哪件事会对将来产生最深远的影响’,很像医院的验伤分诊。”

“无论别人是通过电子邮件、门卫找到我,还是直接破门而入,我只想迅速弄清楚一件事,即他们带来的坏消息究竟是‘紧急’(Urgency)事件还是‘危急’(Emergency)事件。”他放慢语速,就好像是第一次把这个高明的观点用语言表述出来。

- 刻意拖延积累任务,然后通过批量化处理,把每一次的效率最大化。这招在《精进1》里也有提过。

::专注 - Concentrate,保护自己不受别人干忧::

- 一旦任务通过了聚焦漏斗模型的所有阶段,你就可以确定,自己必须马上动手了。 聚焦漏斗模型能够保证你把时间花在最具意义的事情上。你必须不停问自己:“我是否把时间花在了意义最重大的事情上?”

- 在你完成下一项最具意义的优先任务之前,其他所有事情都是干扰事项。

- 别再无休止地迎合他人,你对他人的最高义务,是成为最好的自己。还记得航空公司的建议吗?“如果机舱失压,请先给自己戴好面罩,然后再帮助身边的人。”

- 专注,已经属于“精力管理”范畴了,推荐你去学习《心流》和《深度工作》里的技法


最后,对于时间管理,要注意提醒自己思考的维度:

一维思考

通过更快更高效的行动来进行根本不可能的时间管理,尝试把更多的任务塞进任何你可利用的时间,就像没有终点的赛跑。

二维思考

通过考虑事物的紧急性和重要性来安排时间,必要时挪用人生其他领域的时间。这实际上是把一件事情排在另外一件事情之前,好比抛球杂耍。

三维思考

通过计算事物的意义,让自己的时间倍增。赋予自己相应的权限,把今天的时间花在能为明天创造出更多时间的事情上,就好比播种。

关联阅读推荐:《精力管理》、《心流》、个人管理三件套之一:精力管理实训 、《最重要的事只有一件》、《精要主义》

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