财务对账系统v1.0复盘

复盘目的

1、对财务对账系统v1.0从立项到结项的过程做一个整体回顾;

2、总结当前取得的成果和当前存在的一些问题;

系统概述

会计学对对账的定义是:为了保证账簿记录的真实性、完整性、准确性,在记账以后结账之前,定期或不定期地对有关数据进行检查、核对。

包含三个方面的核对工作,即账证核对、账账核对、账实核对:

(1)账证核对,是将账簿记录与记账凭证进行核对,这里是记账凭证对于财务系统来说就是订单。

(2)账账核对,是把有相互关系的多个账簿记录进行核对。有相互关系的账簿记录,包括总分类账簿间核对,明细账簿间核对等多种类型。例如:公司业务总支出和自由币、优惠券、商品采购、商家结算等支出的核对,是总分类帐薄核对;各收款账户的收支明细和总入账、总支出的核对,是明细帐薄的核对

(3)账实核对,是各项资产物资的记录数值与实际真实数额间的核对。例如:用户购买了权益,自己的确享受了所购买的权益;购买了实物商品,真实收到了商品。

财务对账系统要做的事情就是帮助财务部门得出以上三个方面的核对结果。

当前成果

1、经过对公司各业务模式的深入了解,财务部门推出了内控制度,对公司业务都进行了规范,包含但不限于:账单信息、业务请款流程、供应商结算方式和结算标准、新供应商接入流程、资金风险把控、合同管理等;

2、以后每个月财务部门可以通过财务系统处理账务,节省业务和财务部门人力成本;

3、每个月账目核算都有相应的账单明细支撑,做到账证相符、账账相符、账实相符的会计核算目的;

4、财务对账系统提供统一的财务对账接口,以便各条业务线接入财务对账系统,包括面向c端用户收款的对账标准和面向b端供应商结算的对账标准;

5、财务部门可以更好地对各条业务线进行财务管理,包括但不限于:成本控制、各种销售费用支出等;

概念解释

1、BC端对账

该概念来源于平台的资金流向:

资金流向1:用户通过平台进行支付,资金从用户的个人账户流入平台账户;

资金流向2:平台将货款结算给供应商,资金从平台账户流入供应商账户。

如下图所示:

平台资金流向

资金流向1即为C端对账,核对目的是保证平台收到的每一笔钱都有据可依,做到账证相符,“证”体现在每笔支付所对应的订单,因为交易是依托于订单来完成的,订单是平台和用户之间的交易凭证。双方核对字段为:商户订单号、交易金额、交易时间、收款账户:

商户订单号:是平台和第三方支付机构的交易凭证;

交易金额:即用户实际支付的金额与第三方支付机构实际收到的金额,如果是退款,金额为负数;

交易时间:即用户实际完成支付的时间,决定财务账期划分;

收款账户:是平台在第三方支付机构开设的收款账户,归属于平台。用户支付时资金需要由用户账户流转到平台账户,退款时资金需要由平台账户流转到用户账户,需要特别注意的是“支付时的收款账户和退款时的收款账户不一定是同一个,财务上需要清晰地知道每个账户的交易记录;

资金流向2即为B端对账,核对目的是保证平台对供应商支出的每一笔钱都有据可依。有据可依也体现在每一笔有效订单上(根据和供应商的合作方式来定义有效订单),订单是平台和供应商之间的交易凭证。双方核对字段为:结算单号、结算金额、结算时间、供应商:

结算单号:是黑卡平台和第三方供应商的交易凭证;

结算金额:双方需要最终结算的金额,只有双方结算金额一致的情况下才可结算;

结算时间:根据和供应商的合作方式确定,意味着双方交易的完成,例如电商已发货订单和火车票已出票订单,只有订单发货或者出票成功才意味着需要和供应结算,该时间决定财务的账期划分;

供应商:即平台面向的结算主体

2、BC端串联

由于BC端账单的核对目标不同,决定了BC端账单的生成逻辑不同,因此BC端账单是分别生成后分别核对的。但是一笔完整的有效账单是包含C端收款和B端结算的,在和供应商结算时需要知道我们C端收了多少钱,对应的各项营销成本是多少,因此需要BC端账单进行串联。由于有B端结算必然有C端收款,因此BC端串联规则是以B端账单为基准,在B端账单的基础上去串联C端账单。拿电商业务举例,根据业务规则存在购物车订单,假设用户一次下单情况如下:

订单购买情况

付款成功后,C端账单有一笔,B端账单有1笔,BC端账单串联后财务才能知道收入可确认多少,预收可确认多少(实际规则比较复杂这里不再赘述)。

系统整体设计

整体思路
系统交互
系统账单状态流转
账单处理流程

结语

要想将财务需求做好,需要对公司的每条业务线进行深入了解。虽然我们再项目立项前就对各业务的业务规则达成共识,但是在项目进行中依然涉及到规则不完善的问题,比如:BC端账单串联的条件(期间临时优化需求)、火车票飞机票改签情况下账单如何处理、业务实际规则和我们原有设定的结算规则不一致等等,还有一些是项目上线后对账过程中发现的问题。财务对账工作是一个繁琐且工作量大的工作,对数据准确性要求很高,因此要求所有的规则必须严谨,而严谨的前提是对业务和系统要有深入的了解。

做财务的需求需要有极大的细心和耐心,在项目刚上线时每个月都有很大的异常账单,天天加班处理异常账单,排查异常原因,推进开发去反复优化。当时被异常账单搞得很崩溃,产品经理给财务对账,好在我们团队的小伙伴(包括财务部门、开发团队、各业务线)很棒,虽然有时候我们会有情绪,但是团队目标始终一直,现在整个财务对账系统已经稳定了,即使有新业务开发直接接入财务对账系统即可。

其实当前财务对账系统还有优化空间可以极大提高财务部门的工作效率,但是核心需求已经满足了,根据公司业务发展再迭代也不迟。

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