真正精通Excel的人,从不这样用这3个功能

Excel是简单的、强大的,在职场上甚至被当做效率的代名词。然而现实却是,很多人不会高效地用好这个工具,因为其使用方法造成的低效让他们恨透了Excel。那么怎样使用Excel才算是正确的方式呢?本文将列举3个最被大家误解和滥用的Excel功能,帮助大家真正地提高自己的工作效率。

一、快速访问工具栏与Excel功能区

快速访问工具栏与Excel功能区应该是最被大家滥用的Excel功能之一。

普通人要调用某个命令通常都是单击相关的选项卡然后再找到要使用的命令区点击,如下图所示(调用高级筛选):

单击数据选项卡然后单击筛选旁边的高级

高手要调用某个命令,通常都使用快捷键。例如调用筛选使用:快捷键Ctrl+Shift+L或者Alt+A+Q。高手都知道office任意软件的任意命令都可以利用Alt+数字键或者字母组合键去掉用。在快速访问工具栏的命令使用Alt+对应的数字快捷键去调用。在功能区的命令则使用Alt+字母组合键去调用。以上图的界面为例:

降序排序可以使用Alt+1组合键调用,清除格式可以使用Alt+4组合键调用

这里的数字是根据快速访问工具栏从左往右的序号来定的。快速访问工具栏第一个命令是降序排序,因此使用Alt+1调用……

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最后说一下,调用高级筛选的快捷键为:Alt+A+Q。按下Alt键时,每个选项卡上对应一个英文字母,按下相应的字母即可打开相应的选项卡,然后看到选项卡下的每个命令上也出现了相应的字母或者字母组合,按下相应的字母或者字母组合,即可调用相应命令。

二、被菜鸟玩坏了的查找与替换

查找与替换是Excel中最为基础最为实用的功能之一,然而很多情况下这个功能却被滥用了。

例如类似下图的表格,我们需要将A表中的信息填入到B表中去,很多菜鸟正式利用查找与替换功能来做的:

复制--查找--复制--粘贴

这个表格数据量还蛮大的, 而且要填入的内容单元格非常多,速度慢不说,还容易出错。

如果是高手来完成这个任务该怎么做呢?其实对于高手而言,解决这个问题的方法有很多,但最常用的最简单的,用下面这条公式就够了。

公式如下:

=VLOOKUP($K5,$B$4:$H$524,MATCH(L$4,$B$3:$H$3,0),0)

三、被滥用的统计函数

这一点在Excel小白用户中表现最为突出,例如下图,我们需要根据左侧表格完成右侧的右侧表格的统计:

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菜鸟用户经常会想到用统计函数来做,SUM函数、SUMIF函数、Subtotal函数……要完成的表格至少需要写两个以上的函数,而且,当领导想看的数据改变,他们还得重新写函数。

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面对此类需求,Excel高手从不炫技,他们往往会选择使用最为简单的数据透视表来完成这个需求,如下图所示:

技巧:选中左侧任意单元格,按下快捷键Alt+N+V插入数据透视表,在打开对话框中单击确定,然后拖动月字段字行,拖动部门字段至列,然后拖动发生额字段到值即可。

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